Minutes Board of Trustees Meeting 15 May 2026

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (President and Chair)
• Andrew Evans
• Gronw Percy
• Heledd Bebb
• Jo Williams
• Andrew Prescott
• Susan Davies
• Janet Wademan
• Michael Gibbon
• Hannah Lindsay
• David Hay
• John Allen

Tim Gweithredol:

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau

Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Sion England a Sara Weale, Cynogor Partneriaeth
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru
• Llinos Williams, Prif Swyddog i'r Prif Weithredwr

Cofnodion:

• Annwen Isaac

Ymddiheurio:

• Andrew Cusworth
• Phil Roberts
• Quentin Howard
• Mohini Gupta
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu

Adran 1 

1. Materion Cyffredinol 

1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Croesawyd Nicky Guy a Helen Pridham o Lywodraeth Cymru a Sion England a Sara Weale ar ran Undebau’r Llyfrgell. 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda Datganwyd diddordeb i bwynt 4.2 gan Rhodri Llwyd Morgan fel cyn aelod o staff Prifysgol Aberystwyth a Mererid Boswell gan fod ei phriod yn aelod presennol o staff y Brifysgol. Datganwyd diddordeb gan yr holl staff oedd yn bresennol i bwynt 4.6 sef uwchraddiad ar yr Ymgynghoriad Pensiwn. 

1.3 Cofnodion cyfarfod 6 Mawrth 2026 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd, gyda rhai mân newidiadau i’r fersiwn Saesneg. Materion yn codi o’r cofnodion

• Bydd y Llyfrgell yn cylchredeg Holiadur i’r Ymddiriedolwyr o ran edrych ar broblemau Teams, ffurf well o ddarparu gwybodaeth, hyfforddiant, matrics sgiliau ayyb.
• Adroddiad Pensiwn – cytunwyd i gylchredeg y crynodeb o sefyllfa 2010 i’r Ymddiriedolwyr fel bod cofnod ar ffeil.
• Bydd y Llyfrgell yn cylchredeg linc eto i’r modiwl hyfforddi Cydraddoldeb, Amrywiaeth a Chynhwysiant. 

Adran 2 

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Yn dilyn yr etholiad yr ydym erbyn hyn yn gwybod pwy yw’r Prif Weinidog ac aelodau Cabinet. Heledd Fychan sydd wedi ei phenodi yn Drefnydd, Prif Chwip a Gweinidog Cabinet dros Ddiwylliant a Chwaraeon, ac mae’r Llyfrgell eisoes wedi ysgrifennu ati yn ei gwahodd i ymweld. Mae yna addewid i greu strategaeth ddiwylliant o’r newydd, a bydd gan y Llyfrgell ran i’w chwarae yn y strategaeth newydd. O wrando ar gyfweliadau gyda’r gweinidog mae yna bwyslais ar neilltuo cyllid o bortffolios meysydd eraill tuag at gefnogi meysydd y celfyddydau, diwylliant a threftadaeth, yn arbennig yr ochr, iechyd ataliol, ochr fenter ac economi a hefyd addysg a’r Gymraeg. 

Mae’r Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Chyfryngau wedi cychwyn yn ei swydd ers pythefnos ac yn setlo i mewn i’w dyletswyddau yn dda. 

Fel mae’r Llyfrgell eisoes wedi rhannu efo chi ar e-bost, bydd ein Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu yn gadael gwasanaeth y Llyfrgell yn ystod mis Gorffennaf. Byddwn yn edrych ar benodi olynydd mewn modd amserol, wedi inni adolygu’r disgrifiad swydd. 

Rydym yn parhau i weithio’n galed tu ôl y llenni ar Adnau Cyfreithiol sy’n fenter ar y cyd rhwng y 6 llyfrgell i gynnal y system Adnau cyfreithiol cyhoeddedig corfforol ac electronig. Byddwn yn agor sgyrsiau efo Llywodraeth Sant Steffan i edrych ar gynaliadwyedd ac ariannu'r drefn adnau cyfreithiol i’r dyfodol, yn enwedig cyfleodd o ran portffolio ymchwil, gwyddoniaeth a DSIT. Mae cyfarfodydd yn y dyddiadur i drafod hyn ymhellach. 

Nodwyd bod Grŵp Defnyddwyr Adnau Cyfreithiol yn cyfarfod yn rheolaidd a bod lle i wthio’n galetach ar y rhyngwynebau. 

Nodwyd hefyd bod llawer o gynnwys adroddiad y Prif Weithredwr yn haeddu cyhoeddusrwydd ac y dylid defnyddio’r wybodaeth a’r llwyddiannau mewn cyhoeddiadau pellach ac ar y cyfryngau cymdeithasol. Dylid sicrhau bod yr holl waith a llwyddiannau yn cael eu cofnodi fel bod cofnod gennym ar ddiwedd cyfnod y Strategaeth o’r holl gyflawniadau a llwyddiannau. Cytunwyd ar hyn. 

Adran 3 

3.1 Cofrestr Risg Corfforaethol 

Adroddwyd bod y TG wedi adolygu’r Gofrestr Risg. Y prif newidiadau yw: 

Risg rhif 2: Ymosodiadau Seibir – mae’r risg wedi cynyddu gan nad yw strategaeth seibrwydnwch y Llyfrgell yn rhoi amddiffyniad dechrau-i-ddiwedd yn erbyn bygythiadau seibir a cholli data. Nodwyd bod angen amserlen gadarn ar gyfer uno’r VPN. Bydd rhai o staff y Llyfrgell yn mynychu hyfforddiant Cynllunio Senario/gweithgareddau efelychu digwyddiad seibir ar 18 Mai 2026. 

Risg rhif 1: Mae’r ymgynghoriad ar y cynllun pensiwn wedi dod i ben ac mae safbwynt yr Undebau wedi ei rhannu efo ni ar ganlyniad y bleidlais ddangosol. 

Nodwyd hefyd y dylid ystyried y sefyllfa yn y dwyrain canol. Adroddwyd bod y Pennaeth Ystadau a Gwasanaethau Atodol yn monitro’n ofalus o ran prisiau ynni a sut y byddai’r Llyfrgell yn ymateb pe na fyddai staff yn medru dod i’r gwaith. Mae hyn yn cael ei fonitro hefyd drwy’r Pwyllgor Parhad Busnes. Cytunwyd bod y Tîm Gweithredu yn cyflwyno papur i gyfarfod nesaf y Bwrdd a’r gynlluniau’r Llyfrgell os yw’r sefyllfa’n parhau. 

Cytunwyd hefyd i edrych ar niferoedd y risgiau yn y gofrestr, a bod modd i uno rhai ohonynt gan eu bod yn debyg.

Cymeradwywyd y Gofrestr Risg Gorfforaethol. 

Adran 4: Materion Strategol 

4.1 Strategaeth Casgliadau 2030 – Fframwaith Cyflawni 

Cyflwynwyd y Fframwaith Cyflawni gan y Cyfarwyddwr Casgliadau. Cymeradwywyd Strategaeth Gasgliadau 2030 yn y cyfarfod diwethaf. 

Pwrpas y ddogfen yw i ganolbwyntio ar y cyflawni. Ar dudalen 3 cyflwynir model yn seiliedig ar theori newid a fydd yn olrhain cynnydd y gweithgareddau, allbynnau, deilliannau a thraweffaith. Eglurwyd yn fras y tair thema a’r prif elfennau, sef Casgliadau Cysylltiedig, Casgliadau Cynhwysol a Chasgliadau Cynaliadwy. 

Ar y dudalen a hanner olaf nodir sut y byddwn yn mesur llwyddiant gyda’r dangosyddion allweddol sy’n dangos yr hyn sydd i’w gyflawni o fewn cyfnod y Strategaeth. Bydd cerrig milltir allweddol yn cael eu monitro drwy’r Cynllun Gweithredol. 

Cytunwyd i roi nodyn ar frig tudalen 3 yn egluro'r llythrennau a rhifau. 

Cymeradwywyd y Fframwaith Cyflawni. 

4.2 Diweddariad Ail-safle

Cafwyd uwchraddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol. 

Yn y diwedd byddwn yn edrych ar ganolfan ar gyfer gwybodaeth, dysgu a digido, yn bwydo i mewn i flaenoriaethau Llywodraeth Cymru. Nodwyd bod yn rhaid symud ymlaen yn bwyllog, a bod angen ystyried yr wybodaeth yn fanwl cyn gwneud penderfyniadau. 

4.3 Cynllun Gweithredol 2026-2027 

Cafodd y Cynllun Gweithredol ei gymeradwyo yng nghyfarfod Mawrth 2026. Ers hynny mae’r Llyfrgell wedi derbyn sylwadau oddi wrth Lywodraeth Cymru. Ar hyn o bryd mae’r Tîm Gweithredol yn diwygio’r cynllun yn dilyn y sylwadau. Cyflwynir fersiwn ddiwygiedig i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 26 Mai 2026. 

4.4 Adroddiad Gweithdy Abertawe – 5 Mawrth 2026 

Diolchwyd i Heledd Bebb am hwyluso’r sesiwn yn Abertawe. Rydym eisoes wedi rhannu’r nodiadau o’r sesiynau a gynhaliwyd yn ystod y dydd. 

O’r trafodaethau yn Abertawe, un o uchelgeisiau'r Llyfrgell ar gyfer y cyfnod nesaf fydd ystyried Archif Genedlaethol i Gymru. Rydym wedi trafod efo Llywodraeth Cymru a chael caniatâd i gychwyn trafodaethau cychwynnol efo rhai partneriaid allweddol. Cytunwyd i gylchredeg yr Astudiaeth Ddichonoldeb ar Archif Genedlaethol i Gymru dyddiedig 2019 i’r Ymddiriedolwyr er gwybodaeth. 

4.5 Rhaglen Waith y Bwrdd 2026-2027

Cymeradwywyd Rhaglen Waith y Bwrdd ar gyfer 2026-2027. Bydd ffocws penodol i bob cyfarfod. Nodwyd bod angen cynnwys y Cyfrifon Rheoli fel eitem sefydlog ar yr agenda hefyd.

Cymeradwywyd y Rhaglen Waith.

4.6 Diweddariad Cynllun Pensiwn 

Adroddwyd bod y ddogfennaeth angenrheidiol wedi ei rhannu efo Llywodraeth Cymru gyda’r newidiadau a gytunwyd ym Mawrth 2026. 

Rydym hefyd wedi derbyn gohebiaeth swyddogol gan yr Undebau Llafur yn dilyn y bleidlais ddangosol yn nodi bod dros 90% wedi pleidleisio o blaid streicio. Y cam nesaf fydd cynnal pleidlais ffurfiol ac yna hysbysu’r Llyfrgell o’r canlyniad. Er hynny, mae’r Undebau Llafur wedi nodi y byddant yn barod i gael trafodaeth ystyrlon gyda’r Llyfrgell. 

Adran 5 

5.1.1 Cyfrifon Rheoli Mawrth 2026

Adroddwyd bod y cyfrifon terfynol ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2026 yn dangos diffyg o £300K. Nodwyd bod y targedau o ran incwm masnachol wedi eu cyrraedd. Bu inni wario £5M ar brosiectau cyfalaf, ond derbyniwyd yr arian ar gyfer hyn oddi wrth Lywodraeth Cymru. 

Mae’r sefyllfa diwedd-blwyddyn yn dangos sefydliad sydd yn wydn yn ariannol, sydd mewn lle da i gefnogi cynaladwyedd parhaus, wrth adnabod y pwysau parhaus sy’n gysylltiedig â maint staffio, cyflawni amserlenni cyfalaf a’r goblygiadau pensiwn. 

Diolchwyd i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol a’r tîm am eu gwaith a chymeradwywyd y cyfrifon ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben 31 Mawrth 2026. 

5.1.2 Diweddariad Grantiau Roedd yr adroddiad yn darparu trosolwg o weithgarwch grantiau’r Llyfrgell ar gyfer y cyfnod Medi 2025 – Chwefror 2026. Rhannwyd yr adroddiad er gwybodaeth. 

5.1.3 Defnydd o Arian Preifat Yn dilyn cais yn y cyfarfod diwethaf paratowyd papur yn egluro sut y byddai’r Llyfrgell yn gweinyddu Cronfa Ddatblygu gyfwerth â £250,000 o Arian Preifat. Nodwyd y gellid ystyried tua 5 prosiect y flwyddyn.

Nodwyd y dylid ystyried prosiectau/cynlluniau a fyddai’n cynorthwyo’r Llyfrgell yn y tymor hir ac yn cyfrannu at y Strategaeth.

Cytunwyd y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau dwywaith y flwyddyn yn adrodd ar y defnydd o’r arian. 

Cymeradwywyd sefydlu Cronfa Ddatblygu o £250,000 y flwyddyn o’r cronfeydd preifat a’r trefniadau llywodraethiant ac ymgeisio fel y’u hamlinellwyd yn y papur. 

Adran 6 

6.1 Cofnodion Drafft Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant – 24 Chwefror 2026 

Rhannwyd y cofnodion drafft er gwybodaeth. Atgoffwyd yr Ymddiriedolwyr i anfon rhestr o’i sgiliau i’r Llyfrgell mor fuan â phosibl er mwyn eu cynnwys yn y papur a fydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 26 Mai 2026. 

6.2 Cyfarfod Nesaf 

Cynhelir y cyfarfod nesaf 10 Gorffennaf 2025. Gofynnwyd i bawb geisio bod yn Aberystwyth ar gyfer y cyfarfod.