Cofnodion Bwrdd yr Ymddiriedolwyr 11 Gorffennaf 2025

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• David Hay
• Heledd Bebb
• Jo Williams
• Andrew Prescott
• Quentin Howard
• Mohini Gupta
• Susan Davies
• Janet Wademan
• Michael Gibbon
• Andrew Evans
• John Allen
• Hannah Lindsay

Tîm Gweithredol:

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Corfforaethol
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu 

Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Llinos Williams, Prif Swyddog y Prif Weithredwr
• Nia Dafydd, Cyngor Partneriaeth
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru
• Philip Roberts, Llywodraeth Cymru
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru

Ymddiheuriadau:

• Gronw Percy
• Andrew Cusworth

Cofnodion:

• Annwen Isaac

Adran 1

1.Materion Cyffredinol

1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Croesawyd Nicky Guy, Philip Roberts a Mary Ellis o Lywodraeth Cymru a Nia Dafydd ar ran Undebau’r Llyfrgell.

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Nid oedd unrhyw ddatgan buddiannau yn berthnasol i’r eitemau ar yr agenda

1.3 Cofnodion cyfarfod 9 Mai 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd. Nodwyd y dylai’r cofnodion Saesneg ddarllen “Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth”.

Bydd trafodaeth ar Ddealltwriaeth Artiffisial (AI) yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod Medi o’r Bwrdd.

Adran 2

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad gan nodi bod y rhan gyntaf yn diweddaru’r Bwrdd am rai pigion dethol wrth hyrwyddo cenhadaeth y Llyfrgell, a’r ail ran yn cyflwyno detholiad o ddiweddariadau o sawl rhan o’r Llyfrgell gan ddilyn penawdau’r Cynllun Strategol newydd.

Amlygwyd y meysydd canlynol i sylw’r Ymddiriedolwyr.

• Mynychwyd cyfarfodydd gydag Is-Gangellorion Prifysgol Aberystwyth a Phrifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant i drafod cydweithio gyda Bwrdd Fforwm Llyfrgelloedd Addysg Uwch Cymru (WHELF). Mae cydweithio gyda’r sector addysg uwch yn un o feysydd pwyslais y Cynllun Strategol ac mae hefyd braf nodi’r cydweithio gyda Phrifysgolion Caergrawnt a Queen Mary Llundain ar y prosiect ar Feiblau Mawr y Brenin Harri VIII a Thomas Cromwell. Agorwyd yr arddangosfa yn y Llyfrgell yng nghwmni aelodau o’r tîm ymchwil ar 18 Mehefin. Bydd yr arddangosfa ‘Aduniad’ yn Oriel Hengwrt tan ddiwedd mis Tachwedd. Cafwyd sylw hefyd i brosiect ymchwil ar y cyd â Phrifysgol Abertawe yn ail-edrych ar berthnasau’r Cymry gyda’r bobl frodorol ym Mhatagonia ac i asesu ardrawiad negyddol ar y gymdeithas a’r diwylliant cynhenid er enghraifft o safbwynt colli tir a disodli enwau lleoedd. Mae arddangosfa ddigidol dair-ieithol yn cyd-fynd gyda’r prosiect.
• Ym mis Mehefin croesawyd Cyfarfod Haf y Pwyllgor Llyfrgelloedd Adnau Cyfreithiol. Bu’r tîm yn gweithio’n galed iawn ar y trefniadau ac mae’n deg dweud fod penaethiaid y Llyfrgell Brydeinig, Llyfrgell Genedlaethol yr Alban, a Llyfrgelloedd Bodleian, Caergrawnt a Choleg y Drindod Dulyn wedi cael argraff ragorol o’r sefydliad a’r dref. Dyma ymweliad cyntaf Rebecca Lawrence, Prif Weithredwr newydd y Llyfrgell Brydeinig, a rhaid nodi hefyd ymweliad olaf Liz Jolly yn rhinwedd ei swydd fel Prif Lyfrgellydd y Llyfrgell Brydeinig cyn cychwyn ei rôl newydd fel Pennaeth Llyfrgelloedd Coleg Prifysgol Corc ym mis Gorffennaf. Ar agenda y cyfarfodydd busnes rhoddwyd sylw i gamau diweddaraf adfer a gwella y Gwasanaeth Adnau Cyfreithiol electronig, y cynlluniau i adfer y gwasanaeth Archif y We, a’r porthol i gyhoeddwyr. Mae’r cynlluniau yn allweddol i isadeiledd ac argaeledd y casgliadau cyfoes i Gymru a gweddill y Deyrnas Unedig.
• Nododd iddo fynychu Cynhadledd Llyfrgelloedd Cenedlaethol Ewrop a gynhaliwyd eleni yng Nghaeredin 15-17 Mehefin. Er i’r Llyfrgell gymryd rhan mewn rhai rhwydweithiau rhyngwladol dros y blynyddoedd dyma’r tro cyntaf i ni ymbresenoli yn y fforwm hwn (About CENL – The Conference of European National Librarians (CENL). ‘Deallusrwydd Artiffisial’ oedd prif thema’r Gynhadledd ac fe gafwyd cyfraniadau amrywiol am risgiau a chyfleoedd y dechnoleg hon i lyfrgelloedd cenedlaethol, eu casgliadau, staff a’u defnyddwyr.
• Cadarnhawyd bod y Llyfrgell wedi derbyn cais o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth am yr eitemau coll, ac yn dilyn hyn cyhoeddwyd straeon gan y BBC yn manylu ar ganlyniadau’r ymchwil am eitemau “coll” y Llyfrgell. Bu i Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau’r Llyfrgell wneud cyfweliad efo’r Wasg gan nodi bod y gwaith gwirio stoc wedi tynhau cryn dipyn ac mae ymdrechion yn mynd rhagddynt i ddatrys problemau cam-leoli o fewn i’r rhediadau cyhoeddedig. Diolchwyd am yr adroddiad.

2.2 Cyflwyniad i Wefan y Llyfrgell

Ymunodd Dafydd Tudur, Pennaeth Ymgysylltu; Rhodri ap Dyfrig, Pennaeth Cyfathrebu a Marchnata a Rhian James Lanagan, Pennaeth Mynediad a Chynnwys Digidol o Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu i roi cyflwyniad ar Wefan y Llyfrgell. Pwrpas y cyflwyniad oedd i’r Ymddiriedolwyr gael gwell dealltwriaeth o’r Wefan, ac i rannu’r siwrne o ddatblygu’r Wefan dros y misoedd nesaf. Rhannwyd y cyflwyniad efo’r Ymddiriedolwyr yn dilyn y cyfarfod.

Diolchwyd am y cyflwyniad.

Adran 3 – Materion Strategol

3.1 Cynllun Rheoli Cadwraeth yr Adeilad (Donald Install Associates)

Rhannwyd y ddogfen efo’r Ymddiriedolwyr yn dilyn comisiynu Donald Insall Associates i ddiweddaru Cynllun Rheoli Cadwraeth yr Adeilad, bu i’r adroddiad gwreiddiol gael ei pharatoi yn 2019 ond ni chafodd ei fabwysiadau yn ffurfiol, felly mae gwaith diweddaru sylweddol wedi digwydd. Mae’r adroddiad yn sefydlu dealltwriaeth gytunedig o arwyddocâd treftadaeth adeilad Llyfrgell Genedlaethol Cymru a'i leoliad, gan roi esboniad o sut mae gwahanol ardaloedd ac elfennau yn gwneud cyfraniad mwy neu lai at yr arwyddocâd hwn, gyda gwahanol lefelau o sensitifrwydd, a chynnig gwahanol lefelau o gyfle ar gyfer newid neu wella. Set o egwyddorion sydd yma ar sut i reoli’r adeilad, gan nodi bod rhannau o’r adeilad yn bwysicach na’i gilydd. Mae’r adroddiad hefyd yn cyfeirio at y gerddi a’r heol tuag at y Llyfrgell. Mae’r cynllun yn un 5 mlynedd ac mi fyddwn yn adolygu ar ddiwedd y cyfnod.

Cymeradwywyd y Cynllun a’r egwyddorion.

3.2 Cynllun Gweithredu a phrif dargedau 2025-2026

Rhannwyd y Cynllun Gweithredu ar gyfer 2025-2026 sy’n adlewyrchu gweithgareddau allweddol fesul cyfarwyddiaeth sy’n cyd-fynd ac amcanion strategol y Llyfrgell. Cefnogir pob maes blaenoriaeth gan gerrig milltir i fesur cyflawniad ac effaith. Bydd perfformiad yn erbyn y cynllun gweithredol yn cael ei fonitro’n chwarterol gan y Tîm Gweithredol a hefyd Llywodraeth Cymru yn y cyfarfod monitro chwarterol.

Bydd y canlyniadau yn erbyn y cynllun yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant yn rheolaidd a bydd canlyniadau blynyddol yn cael eu hadrodd i’r Bwrdd.

Nododd sawl un o’r Ymddiriedolwyr y byddent am weld cynllun efo set lawn o dargedau sy’n fesuradwy. Nododd Janet Wademan bod y Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llwyodraethiant wedi cymeradwyo’r cynllun ond y bydd yn datblygu dros amser.

Cymeradwywyd y Cynllun Gweithredol a chytunwyd i baratoi set lawn o dargedau mesuradwy i’r cyfarfod nesaf.

3.3 Adroddiad Blynyddol Safonau’r Gymraeg 2024-2025

Cyflwynwyd yr adroddiad sy’n dilyn strwythur y safonau sydd wedi ei gosod ar y Llyfrgell o ran cydymffurfiaeth. Nodwyd mai’r blaenoriaethau ar gyfer 2025-26 fydd i: 

Hyrwyddo’r cyfleoedd i ddefnyddio’r Gymraeg

• Hyfforddiant ieithyddol i staff • Annog caffael dwyieithog
• Sicrhau bod asesiadau effaith y Gymraeg yn cael eu cynnal
• Ymateb i’r materion a amlygwyd gan swyddfa’r Comisiynydd y Gymraeg

Nodwyd bod yr adroddiad yn dangos bod angen cryfhau hyder y staff mewn sgiliau ysgrifennu Cymraeg a bydd hyn yn cael blaenoriaeth dros y flwyddyn nesaf. Nodwyd nad oes gan y Llyfrgell Swyddog Iaith llawn amser ond gellid ystyried Pencampwr/wyr yr Iaith Gymraeg.

Cymeradwywyd yr adroddiad.

3.4 Adroddiad Uwchraddiad Seiberddiogelwch

Cyflwynwyd adroddiad diweddariad ar Seiberddiogelwch o fewn y Llyfrgell. Gofynnwyd a oedd y Llyfrgell yn meincnodi seiber efo sefydliadau eraill. Nodwyd bod y rhaglen Cyberessentials+ yn allweddol ac y byddwn yn arfyddio efo CymruSoc yn ystod yr wythnosau nesaf.

Adroddwyd bod y Llyfrgell yn dal i weld botnet mawr yn bennaf o Frasil yn cael ei ddefnyddio i grafu cynnwys yn ymosodol o archifau.llyfrgell.Cymru ein catalog archifau ar-lein.

Nodwyd hefyd y byddwn yn ail edrych ar y gofrestr risg wedi inni ymuno efo CymruSoc. Cadarnhawyd bod mesurau diogelwch yn ei lle i’n hamddiffyn o’r cwmwl, gyda Windows 10 yn dod i ddiwedd oes bydd gwaith o rolio PC’s newydd i’r staff yn flaenoriaeth a fydd yn gweithredu ar Windows 11.

3.5 Partneriaeth Cais Dinas Llên UNESCO – Memorandwm o Ddealltwriaeth

Mae’r Llyfrgell yn aelod allweddol o’r Bartneriaeth sydd wedi datblygu’r cais i ennill statws Dinas Llên UNESCO. Ers cyflwyno’r cais i UNESCO yn Ionawr 2025 mae’r Bartneriaeth sy’n arwain y cais yn gofyn i’r aelodau gymeradwyo Memorandwm o Ddealltwriaeth. Mae ymrwymo i’r Memorandwm yn cael ei weld yn gam angenrheidiol. Nid oes effaith ar gyllideb y Llyfrgell eleni ac fe gefnogir unrhyw weithgareddau perthnasol o gyllidebau presennol yn 2025-26. Mae tîm cais ac aelodau’r Bartneriaeth yn archwilio ffynonellau cyllid pe bai’r cais yn llwyddo. Disgwylir canlyniad y broses ymgeisio cyn diwedd Hydref 2025.

Cymeradwywyd i ymrwymo i’r Memorandwm o Ddealltwriaeth.

3.6 Calendr Cyfarfodydd y Bwrdd 2026

Cymeradwywyd y Calendr ar gyfer 2026 gydag un newid i nodi y bydd cyfarfod y Bwrdd Ymddiriedolwyr mis Mawrth 2026 yn gyfarfod 2 ddiwrnod, 5/6 Mawrth 2026 gan gynnal y cyfarfod yn Ne Cymru.

Cytunwyd i gylchredeg y Calendr efo’r dyddiadau diwygiedig.

Adran 4 – Materion Corfforaethol

4.1 Adroddiadau Ariannol

4.1.1. Cyfrifon Rheoli Mai 2025

Cyflwynwyd y Cyfrifon Rheoli hyd at ddiwedd Mai 2025 gan Mererid Boswell. Nododd bod y perfformiad yn well na’r disgwyl gan fod cyflogau o dan darged, ond bod goramser y Porthorion yn uwch oherwydd y Gwyliau Banc, ond, bydd y sefyllfa yn newid o fis i fis. Hyd yma yn y flwyddyn adrodd ychydig o wariant cyfalaf sydd wedi bod. Mae’r gwariant ar y Grant Pwrcasu wedi bod yn drwm iawn yn ystod y chwarter cyntaf.

Cymeradwywyd y cyfrifon.

4.1.2 Cyfrifon drafft terfynol 2024-25 gan gynnwys yr Adroddiad Blynyddol

Cafwyd cyflwyniad i gyfrifon 2024-25 gan Mererid Boswell. Rhannwyd y cyflwyniad efo’r Ymddiriedolwyr yn dilyn y cyfarfod.

Cyflwynwyd y Cyfrifon drafft terfynol 2024-25 gan gynnwys yr Adroddiad Blynyddol i’r Ymddiriedolwyr cyn i Archwilio Cymru gychwyn yr archwiliad yn yr Hydref. Dylid anfon unrhyw newidiadau at sylw Mererid Boswell mor fuan â phosibl.

4.1.3 Diweddariad Cynllun Pensiwn

Cafwyd adroddiad llafar gan Mererid Boswell. Nododd nad oedd buddsoddiadau’r cynllun wedi perfformio yn dda o gwbl oherwydd perfformiad y farchnad a bod y prisiad actiwaraidd ar ddiwedd Mawrth 2025 yn dangos diffyg o £5.7m. Mae’r penderfyniad yn un dadleuol iawn, ond, yn anffodus oherwydd y perfformiad gwael a’r diffyg bydd rhaid mynd ati i ymgynghori ar newid y cynllun ym mis Medi. Bydd y broses ymgynghori yn digwydd drwy’r Bartneriaeth Gymdeithasol ac mi fyddwn yn gweithio gyda’r Undebau.

4.1.4 Llythyr Ymholiadau Archwilio 2024-2025

Cyflwynodd Mererid Boswell y Llythyr Ymholiadau Archwilio. Darperir y cwestiynau gan Archwilio Cymru ac mae’r Llyfrgell wedi llunio ymatebion ar gyfer 2024-25, o fewn y ddogfen hefyd mae ymatebion 2023-24. Mae’r tablau o fewn y ddogfen yn gofyn yn ffurfiol am yr ystyriaethau a dealltwriaeth ar nifer o feysydd llywodraethu, sy’n effeithio ar yr archwiliad o’r datganiadau ariannol. Bydd yr ymatebion yn llywio Archwilio Cymru ynghylch dealltwriaeth o brosesau busnes y Llyfrgell ac yn cefnogi eu gwaith wrth ddarparu barn archwilio ar ddatganiadau ariannol 2024-25.

Gan na fi modd i drafod cynnwys y Llythyr Ymholiadau Archwilio yn y Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth rhannwyd y llythyr hefyd efo’r aelodau annibynnol, Huw Lloyd Jones a Bruce Roberts a oedd wedi cyflwyno ei sylwadau

Cymeradwywyd y Llythyr Ymholiadau Archwilio ar gyfer 2024-25.

4.2 – Cydymffurfiaeth a Risg

4.2.1 Cofrestr Risg Corfforaethol

Cyflwynwyd y Gofrestr gan Mererid Boswell. Nododd nad oedd llawer o newidiadau gan iddo gael ei ddiweddaru i gyfarfod y Bwrdd ym mis Mai. Adroddodd bod Seiber yn dal yn uchel ar y gofrestr ond bod y themâu o ran cynaliadwyedd ariannol, asbestos, lles a datblygu’r gweithlu a llywodraethu wedi gostwng. Awgrymwyd y gellid rhifo’r gofrestr, newid enw’r amcan strategol i ddarllen “amcan strategol/galluogwr” a nodi pryd mae’r camau gweithredol yn digwydd e.e. cynnwys dyddiadau.

Cymeradwywyd y Gofrestr Risg.

4.2.2. Adroddiad Blynyddol Archwilio, Risg a Sicrwydd 2024-25

Rhannwyd yr adroddiad a oedd eisoes wedi ei thrafod yn y Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth. Dyma flwyddyn gyntaf RSM fel archwilwyr mewnol y Llyfrgell ac roedd yr adroddiad yn cadarnhau bod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Fodd bynnag, mae eu gwaith wedi nodi bod gwelliannau pellach i’r fframwaith rheoli risg , llywodraethu a rheolaeth fewnol i sicrhau ei fod yn parhau i fod yn ddigonol ac yn effeithiol.

Nodwyd cynnwys yr adroddiad. 

4.2.3 Ymateb Adolygiad Argymelliadau CIPFA

Rhannwyd yr adroddiad er gwybodaeth. Mae’r argymelliadau wedi deillio o adroddiad CIPFA a’r gynaliadwyedd ariannol y Llyfrgell, mae’r adroddiad a gyflwynir heddiw yn adolygu’r argymhellion hynny ac yn dangos pa gamau sydd wedi’u cymryd gan y Llyfrgell i weithredu ar yr argymhellion. Cyflwynir yr adroddiad i’r Bwrdd er gwybodaeth ac mi fydd hi’n cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor Cynllunio Ariannol nesaf ar gyfer ei chymeradwyo yn derfynol.

Nodwyd cynnwys yr adroddiad.

Adran 5 – Adroddiadau o Bwyllgorau

5.1 Cofnodion drafft Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau – 10 Mehefin 2025

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth.

5.2 Cofnodion drafft Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant -24 Mehefin 2025

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth.

Adran 6 – Unrhyw fater arall

6.1 Defnydd o Sêl y Llyfrgell

Cofnodwyd bod Sêl y Llyfrgell wedi ei defnyddio ar gyfer Les Canolfannau Clip Sir Benfro, Rhuthun, Merthyr, Y Drenewydd ac Ynys Môn.

6.2 Cyfarfod nesaf – 19 Medi 2025

Bydd y cyfarfod nesaf yn un wyneb i wyneb yn Aberystwyth gyda hyfforddiant Academi Wales: Healthy Boards yn y bore a chyfarfod y Bwrdd yn y prynhawn

6.3 Gweithgareddau’r Haf

Cytunodd Rhian Gibson i rannu gwybodaeth am weithgareddau’r Haf gyda’r Bwrdd.

Diwedd.

PWYNTIAU I'W GWEITHREDU / MATERION ANGEN SYLW PELLACH