Cofnodion Bwrdd yr Ymddiriedolwyr 19 Medi 2025

Yn bresennol:

Aelodau’r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• David Hay
• Heledd Bebb
• Jo Williams
• Andrew Prescott
• Quentin Howard
• Mohini Gupta
• Susan Davies
• Janet Wademan
• Michael Gibbon
• Andrew Evans
• Gronw Percy
• John Allen
• Hannah Lindsay
• Andrew Cusworth

Tîm Gweithredol: 

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Corfforaethol
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu ac Ymgysylltu 

Hefyd yn bresennol: 

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Nia Dafydd, Cyngor Partneriaeth
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru
• Philip Roberts, Llywodraeth Cymru 

Ymddiheuriadau:

• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru

Cofnodion:

• Annwen Isaac

Adran 1 1.

Materion Cyffredinol 

1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. 

Croesawyd Nicky Guy a Philip Roberts o Lywodraeth Cymru a Nia Dafydd ar ran Undebau’r Llyfrgell. 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda 

Datganwyd diddordeb gan Heledd Bebb i eitem 3.4 sef yr adroddiad cynnydd ar Strategaeth Ymgysylltu’r Llyfrgell gan ei bod yn adnabod Mari Stevens, Cwmni Anian. 

Datganwyd diddordeb gan y staff oedd yn bresennol i bwyntiau: 

3.5 Ymgynghoriad Pensiwn 
4.1.2 Cylch Gorchwyl Cyflog 2025-2026 

1.3 Cofnodion cyfarfod 11 Gorffennaf 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda 

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd. Nodwyd y dylai’r cofnodion Saesneg ddarllen “Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd / Audit, Risk & Assurance Committee”. 

Adran 2

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad gan nodi’r pwyntiau canlynol:

• Bod sylw wedi troi i gychwyn cyfres o brosiectau sy’n cyd-fynd gyda Blaenoriaethau Diwylliant, Llywodraeth Cymru. Nodwyd yn arbennig y grant sydd wedi ei dderbyn er mwyn Penodi Arweinydd Polisi a Rhaglen Argyfwng Hinsawdd a fydd yn gweithio’n agos gyda’r sector archifau a diwylliant. Yn dilyn cyfweliadau diweddar penodwyd Judith Musker Turner i’r swydd, bydd yn ymuno efo ni yn yr Hydref.
• Gyda etholiadau’r Senedd yn 2026 mae rhai o’r pleidiau wedi cysylltu gyda’r Llyfrgell i drafod natur ein gwaith, hyd yma mae dau ymweliad wedi cymryd lle.
• Strwythur Staffio – erbyn hyn mae’r Llyfrgell wedi penodi i holl swyddi lefel Penaethiaid. Penodwyd Nia Daniel yn Bennaeth Casgliadau Unigryw a Scott Waby yn Bennaeth Gofal Casgliadau a fydd yn gyfrifol am gynllunio storio hir-dymor a chadwedigaeth ddigidol
• Llongyfarchwyd Nia Daniel, Pennaeth Casgliadau Unigryw a’r adran ar lwyddo i gadw statws Gwasanaeth Archifau Achrededig i’r Llyfrgell.
• Nodwyd bod y gwaith a’r brosiectau a phartneriaethau CPD4 yn parhau gyda’r ffenestr datgan diddordeb ar agor a’r Panel i gyfarfod yn Ionawr 2026 i asesu.
• Bydd canlyniad yr Arolwg Staff a’r Cynllun Gweithredu fydd yn deillio ohono yn cael ei drafod yng nghyfarfod y Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant nesaf gyda crynodeb i ddilyn i’r Bwrdd.

 Cytunwyd y byddai Mererid Boswell yn cael sgwrs bellach efo David Hay ar y gwaith Ancestry sy’n ymwneud â digido Trawsgrifiadau’r Esgobion o gasgliadau’r Llyfrgell. 

Nodwyd mai un o’r pryderon mwyaf i’r Llyfrgell ar hyn o bryd yw Seibir Ddiogeledd, mae’n gategori o risg gydag adroddiadau rheolaidd am ymosodiadau gan hacwyr sy’n arafu systemau ac o ganlyniad yn arwain at wefannau i lawr. Nodwyd bod systemau diogelwch yn eu lle a monitro rheolaidd trwy Socura: Security Operations Centre. Cytunwyd y dylai’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd ystyried a oes angen yswiriant seibir ar y Llyfrgell gan fod y risg ariannol o ail-adeiladu systemau yn enfawr hefyd. 

Codwyd y cwestiwn hefyd a yw’r Llyfrgell yn rhy uchelgeisiol gan ystyried ein capasiti staffio yn dilyn y diswyddiadau gwirfoddol diweddar. Nodwyd bod capasiti yn broblem a byddai’n rhaid edrych am gefnogaeth ychwanegol wrth ystyried ein blaenoriaethau. Nodwyd y byddai’r cyfrifon rheoli yn cofnodi niferoedd y staff o hyn allan. 

Diolchwyd i’r Prif Weithredwr am adroddiad cynhwysfawr, nodwyd y dylid rhannu’r adroddiad yn ehangach. Mae’r Llyfrgell eisoes yn cyhoeddi Cylchlythyr ar wahân i’r adroddiad hwn a bydd rhaid ystyried sut mae uno’r wybodaeth yn un cyhoeddiad.

Adran 3 - Materion Strategol 

3.1. Cyflwyniad Deallusrwydd Artiffisial 

Ymunodd Jason Evans, Rheolwr Data Agored i roi cyflwyniad ar “Deallusrwydd Artiffisial yn y Llyfrgell”. Roedd y cyflwyniad wedi ei rannu efo’r Ymddiriedolwyr cyn y cyfarfod. Cytunwyd bod angen paratoi canllawiau/polisi ar AI i’r staff a hefyd cyflwyno amserlen o ran Strategaeth AI i’r Bwrdd. 

Diolchwyd i Jason am gyflwyniad dealladwy. 

3.2 Ail safle storio i’r Llyfrgell 

Cyflwynodd Mererid Boswell bapur byr efo diweddariad ers y cyfarfod yn mis Gorffennaf i brynu tir gan Brifysgol Aberystwyth ar gyfer datblygu ail safle storio i’r Llyfrgell. 

Pe byddai’r pryniant yn mynd rhagddo roedd Cymal gormod (overage) o @ 25% o unrhyw gynnydd yng ngwerth yr eiddo am 15 mlynedd wedi ei nodi yn y Pennawd Telerau. 

Yn dilyn trafodaeth cytunwyd i gynnig cymal gormod (overage) a oedd yn uchafswm o £1.5M am 10 mlynedd gyda thapro o flynyddoedd 5 – 10. Cytunwyd y byddai angen gwaith pellach ar yr overage a bydd sgwrs bellach rhwng Gronw Percy, Quentin Howard a Mererid Boswell ar hyn. 

Adroddodd Nicky Guy, Llywodraeth Cymru fod yr Achos Amlinellol Strategol wedi ei gyflwyno iddynt ar gyfer sylwadau, ond unwaith y bydd yr achos yn ei fersiwn derfynol bydd angen peth amser i dderbyn y gymeradwyaeth weinidogol. Nododd hefyd mai un elfen oedd prynu’r lleoliad a byddai costau pellach ar gyfer datblygu pe byddai’r pryniant yn mynd rhagddo. 

Cytunwyd hefyd i rannu papurau’r Pwyllgor Storio efo’r Ymddiriedolwyr trwy’r sianel Teams. 

3.3. Cynllun Gweithredu a phrif dargedau 2025-26 

Ers y cyfarfod diwethaf mae set lawn o dargedau wedi ei pharatoi sydd wedi ei rhannu efo’r papurau. Byddwn yn rhannu’r union ffigyrau sy’n cyd fynd â’r targedau cyn cyfarfod nesaf y Bwrdd. 

Cytunwyd hefyd i addasu’r fformat fel a ganlyn:

• colofn 3 – Ardrawiad
• colofn 4 – Sut gan ychwanegu camau i’w cymryd
• dylid rhifo’r KPI’s ar ddiwedd y ddogfen a chroes-gyfeirio at y Maes gwaith/Targed y Cynllun Sefydliadol

Cytunwyd bod gwaith pellach i’w wneud ar y gosodiad o ran symleiddio a thynhau rhai pethau. Bydd y Cynllun Gweithredu yn cael ei drafod yn rheolaidd yn y Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant a dylid cyfeirio unrhyw sylwadau pellach at Janet Wademan fel Cadeiryddes y Pwyllgor hwnnw. 

Cymeradwywyd y Cynllun. 

3.4 Adroddiad Cynnydd - Dy Lyfrgell Di – Strategaeth Ymgysylltu’r Llyfrgell 

Cyflwynwyd y papur gan Rhian Gibson a oedd yn uwchraddio’r Bwrdd ar y gwaith o lunio’r Strategaeth Ymgysylltu. Nodwyd bod gwaith ymchwil a chefndirol trylwyr wedi cymryd lle gan ymgysylltu yn fewnol efo staff o fewn y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu a bod gweithdy efo staff ehangach yn cymryd lle yr wythnos nesaf. Y bwriad wedyn fyddai cyflwyno fersiwn diwygiedig i’r bobl hynny sy’n gweithio o fewn y maes Ymgysylltu yng Nghymru. 

Nodwyd bod dangosyddion perfformiad allweddol 2025-2026 yn is na’r flwyddyn gynt yn rhannol oherwydd bod rhai prosiectau yn dirwyn i ben ac mi fydd y Llyfrgell yn edrych ar unrhyw ystadegau mewn cyd-destun hirdymor ac ehangach wrth lunio’r Strategaeth. 

Yn dilyn trafodaeth cytunwyd i gynnal sesiwn arbennig ar gyfer yr Ymddiriedolwyr rhwng 5.00 a 6.00 yr hwyr yn fuan i drafod y Strategaeth yn ehangach. Croesewir hefyd sylwadau gan unigolion yn syth at Rhian Gibson neu Mari Stevens. 

Cytunwyd hefyd i rannu Adroddiad Canfyddiadau Beaufort efo’r Ymddiriedolwyr. 

3.5 Ymgynghoriad ar newid y Cynllun Pensiwn 

Fel aelod o staff datganodd Mererid Boswell ddiddordeb yn y pwynt hwn wrth gyflwyno’r papur. 

Adroddwyd bod y Bwrdd Cynllun Pensiwn wedi cyfarfod ar 12 Fedi a bod y papurau wedi eu rhannu efo’r Ymddiriedolwyr heddiw ar gyfer penderfyniad i symud ymlaen efo’r Ymgynghoriad ar newid y Cynllun Pensiwn.

Nodwyd bod WTW wedi nodi bod angen 6 mis clir arnynt o ddyddiad y penderfyniad cyn medru gweithredu’r cynllun diwygiedig. Ar sail hyn ni fydd unrhyw newid i’r cynllun yn weithredol tan 1af Ebrill 2027. 

Bydd y Llyfrgell yn cyhoeddi’r Ymgynghoriad i’r staff ar 6ed Hydref 2025 a bydd yn parhau am 2 fis tan 6ed Rhagfyr 2025. Yn ystod y cyfnod hwn bydd y Llyfrgell yn darparu cyflwyniadau i’r staff ar y ddogfen ymgynghorol, ynghyd â pharatoi dogfen syml i’w deall a fideo yn egluro’r newidiadau a arfaethir. 

Nodwyd mae hon fydd y ddogfen ymgynghori derfynol, pe bydd unrhyw fân newidiadau yn ystod y cyfnod ymgynghori gellir gwneud y newidiadau hynny o fewn yr ymgynghoriad ond ni fydd hyn yn arwain at unrhyw ymgynghoriad pellach efo’r staff. 

Cymeradwywyd y ddogfen ymgynghorol ar gyfer ymgynghori efo’r staff. 

3.6 Adroddiad Blynyddol Iechyd Diogelwch a Lles

Cyflwynodd Annwen Isaac yr adroddiad blynyddol Iechyd Diogelwch a Lles. Cyfeiriodd at yr hyfforddiant oedd wedi ei gynnal yn ystod y flwyddyn. Bellach mae 12 aelod o staff wedi cymhwyso mewn Cymorth Cyntaf Iechyd Meddwl. Cynhaliwyd diwrnod i hyrwyddo Iechyd a Lles yn y Llyfrgell ddoe gyda chyflwyniadau ar sut i ymlacio’r meddwl a lleihau straen. 

Adroddwyd bod y Polisi Rheoli Straen wedi ei diwygio yn dilyn ymgynghoriad efo’r Undebau Llafur sydd bellach yn cynnwys arweinyddiaeth ar adnabod a rheoli straen i’r staff a rheolwr yn ogystal ag Asesiad Risg Straen a Chynllun gweithredu cadarn. 

Mae’r Pwyllgor Iechyd, Diogelwch a Lles yn cyfarfod yn chwarterol, sy’n gyfuniad o Reolwyr, Staff a’r Undebau Llafur, trafodir a gweithredir a’r faterion sydd o gonsyrn o fewn yr adeilad, megis adrodd ar ddamweiniau, cynnal asesiadau risg amrywiol, hyfforddiant, gwaith datblygu’r adeilad a materion diogelwch. 

Cymeradwywyd yr adroddiad. 

Adran 4 - Materion Corfforaethol

4.1.1 Cyfrifon Rheoli Gorffennaf 2025 

Cyflwynwyd y Cyfrifon Rheoli hyd at ddiwedd Gorffennaf 2025 gan Mererid Boswell. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:

• derbyniwyd grant ychwanegol o £167K i dalu am gost y cynnydd mewn Yswiriant Gwladol Cyflogwr a gobeithir bod hyn yn mynd i aros yn y llinell sylfaen ar gyfer cyllid 2026-27.
• disgwylir llythyr cyllido diwygiedig oddi wrth Llywodraeth Cymru yn cadarnhau’r gwahaniaeth rhwng y codiad cyflog o 3% a 3.75%
• mae costau staffio tua £100K o dan y gyllideb ar hyn o bryd a hynny oherwydd swyddi gwag sydd eto i’w llenwi.
• amcangyfrif colled oddeutu £188K ar ddiwedd Gorffennaf o ran incwm a gwariant cyhoeddus anghyfyngedig.
• Mae’r buddsoddiadau wedi bwrw £18M gyda rhoddion ac ewyllysiau yn parhau i ddod mewn

Cymeradwywyd y cyfrifon. 

4.1.2 Cylch Gorchwyl Cyflog 2025-2026 

Cyflwynwyd fersiwn diwygiedig i’r hyn a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant yn mis Mehefin 2025 gan bod addewid o 0.75% o gyllideb at y codiad cyflog i’w dderbyn gan Lywodraeth Cymru. Mae’r fersiwn ddiwygiedig yn cynnig codiad yn fwy i’r bandiau is gan leihau ychydig wrth fynd fyny’r bandiau. 

Mae Undeb y PCS wedi gwrthod y cynnig yn ei gyfanrwydd gan nad yw’r cynnig yn cwrdd â’i ofynion yn genedlaethol, disgwylir am ganlyniad balot Undeb Prospect o fewn y diwrnodau nesaf. Bydd angen sêl bendith y Gweinidog cyn symud i weithredu’r codiad efo cyflogau Hydref 2025. Gwnaed un sylw nad oedd ffigyrau’r bandiau cylch gorchwyl cyflog yn cyd-fynd â bandiau’r ymgynghoriad pensiwn, cytunodd Mererid Boswell i edrych ar hyn. 

Cymeradwywyd y Cylch Gorchwyl Cyflog ar gyfer 2025-2026.

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg 

4.2.1 Cofrestr Risg 

Cyflwynwyd y Gofrestr gan Mererid Boswell. Adroddodd fod y newidiadau a argymhellwyd yn y cyfarfod diwethaf wedi eu gweithredu. 

Nodwyd bod risg rhif 2 o ran methiant i ddiogelu casgliadau digidol wedi cynyddu a hynny oherwydd bod uwchraddio storfa ddigidol Fedora yn parhau i fod yn flaenoriaeth. Mae risg rhif 6 sef methiant i baratoi ar gyfer bygythiadau seibir ddiogelwch wedi lleihau gan fod CymruSOC yn monitro bygythiadau seibir y tu allan i oriau gwaith arferol y Llyfrgell. Gwnaed cais i gynnwys colofn yn y gofrestr i adrodd ar gamau gweithredu ac amserlen gyflawni. 

Cymeradwywyd y Gofrestr Risg. 

5. Adroddiadau o Bwyllgorau 

5.1. Cofnodion drafft Pwyllgor Archwilio Risg a Sicrwydd 

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth.

6. Dyddiad y cyfarfod nesaf 

Dydd Gwener, 21 Tachwedd 2025. 

Diwedd.

 

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU / MATERION ANGEN SYLW PELLACH