Cofnodion Cyfarfod Bwrdd Ymddiriedolwyr 09 Ionawr 2026

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (President and Chair)
• Andrew Evans
• Gronw Percy
• David Hay
• Heledd Bebb
• Jo Williams
• Andrew Prescott
• Quentin Howard
• Mohini Gupta
• Susan Davies
• Janet Wademan
• Michael Gibbon
• Hannah Lindsay
• John Allen
• Andrew Cusworth

Tim Gweithredol:

• Rhodri Llwyd Morgan, Chief Executive
• Mererid Boswell, Director of Corporate Services
• Owain Roberts, Director of Collections
• Rhian Gibson, Director of Communications and Engagement 

Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Human Resources Manager
• Sara Weale, Partnership Council
• Nicky Guy, Welsh Government
• Helen Pridham, Welsh Government
• Llinos Williams, Executive Officer to the CEO

Cofnodion:

• Annwen Isaac

Adran 1 

1. Materion Cyffredinol

1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

Croesawyd Nicky Guy a Helen Pridham o Lywodraeth Cymru a Sara Weale ar ran Undebau’r Llyfrgell. 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Datganwyd diddordeb i bwynt 2.1 gan Rhodri Llwyd Morgan fel cyn aelod o staff Prifysgol Aberystwyth a Mererid Boswell gan fod ei phriod yn aelod presennol o staff y Brifysgol. Datganwyd diddordeb gan yr holl staff oedd yn bresennol i bwynt 2.2 sef uwchraddiad ar yr Ymgynghoriad Pensiwn.

1.3 Cofnodion cyfarfod 28 Tachwedd 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda 

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd, gyda newid geiriad i bwynt 6.1. 

Adran 2 

2.1 Uwchraddiad ail-safle 

Cafwyd cyflwyniad gan Mererid Boswell ar yr opsiynau posibl o ran y capasiti storio tymor hir i’r Llyfrgell. Eglurodd gynnwys yr Achos Busnes Amlinellol gan egluro’r 7 opsiwn cychwynnol gan fanylu ar y 4 opsiwn a oedd wedi ystyried fel ymchwil pellach sef, busnes fel arfer, rhentu masnachol, adeilad newydd neu safle Llanbadarn. Nodwyd mae opsiwn rhif 6 sef prynu ac ailddatblygu Campws Llanbadarn oedd â’r gymhareb gost a budd uchaf. Cymeradwywyd yr Achos Busnes Amlinellol drafft yn barod i’w gyflwyno i Lywodraeth Cymru yn dilyn cymeradwyaeth yr Adolygiad Porth. 

2.2 Ymgynghoriad Pensiwn a chamau nesaf 

Cyflwynwyd y papur gan Rhodri Llwyd Morgan a oedd yn nodi canlyniadau’r ymgynghoriad pensiwn a ddaeth i ben ar 9fed Rhagfyr 2025. Derbyniwyd 32 o ymatebion ysgrifenedig sy’n atodol i’r papur yn unol â chais yr Undebau Llafur. Cynhaliwyd nifer o sesiynau gyda’r staff a hefyd bu i amryw o drafodaethau unigol gymryd lle. 

Mae’r papur sydd wedi ei gyflwyno yn adlewyrchu’r newidiadau mae’r Tîm Gweithredol wedi ei ystyried yn ofalus wedi’r ymgynghoriad ac sydd o’ch blaen heddiw ar gyfer ystyriaeth. Mae’n dangos ein bod wedi ymgynghori yn ystyrlon, ac hefyd yn lliniaru ac yn ymateb i’r pryderon sydd wedi ei codi gan gofio’r nod o ddiogelu cynaliadwyedd ariannol y sefydliad. 

Cynhaliwyd cyfarfod anffurfiol o’r Cyngor Partneriaeth yn gynharach yn yr wythnos i’w hysbysu o’r newidiadau sy’n cael eu cynnig. Mae’r Undebau Llafur wedi nodi y byddant yn ymateb erbyn diwedd Ionawr ac mae cyfres o gyfarfodydd yn eu lle ar gyfer trafodaethau pellach. 

Yn fyr, dyma’r newidiadau yn dilyn yr ymgynghoriad:

• Cyfradd gronni yn aros yn 1/80fed
• Oed Ymddeol Statudol i aros
• Cadw’r opsiwn NRD60 gyda staff yn cyfrannu, ond mai’r gyfradd gyfrannu i adlewyrchu cost y budd-dal
• Cyfraniadau staff i’w talu dros 4 blynedd.

Cafwyd trafodaeth fanwl ar gadw’r 1/80 a sut fyddai hyn yn effeithio ar y diffyg, nodwyd hefyd bod cadw’r cynllun presennol yn risg ariannol. Gellid cau’r cynllun i staff newydd, ond byddai hyn yn achosi trafferthion o ran recriwtio gan fod trosiant staff yn isel a byddai’r diffyg yn parhau, byddai cael mwy nac un cynllun yn anodd i’w weinyddu. Nodwyd y risg o golli staff ar gyfnod pan bod datblygiadau cyffrous ar y gorwel a’i bod yn bwysig inni fedru denu gweithlu medrus i’r dyfodol. 

O ran fforddiadwyedd y cynllun, mae’r diffyg hanesyddol yn £7.2M, rhagwelir y bydd angen 12 mlynedd i dalu’r diffyg. O gadw’r 1/80 mae’r cyfradd giltiau ar hyn o bryd yn 4%, os gwelir gostyngiad yn y cyfradd giltiau bydd cyfraniad y cyflogwr yn codi, gall cyfraniadau amrywio’n gyflym. Ar hyn o bryd rydym yn talu 20% o gyfraniad y cyflogwr ar ben y £450K blynyddol i leihau’r diffyg. O ganlyniad, mae’r risg ariannol yn parhau. 

I grynhoi, yn y tymor byr gellir fforddio’r newidiadau a argymhellir ond mae risgiau cynaladwyedd tymor hir y cynllun yn parhau. 

Cymeradwywyd yr argymhellion oedd yn y papur gan nodi’r camau nesaf. 

2.3 Strategaeth Ymgysylltu

Cyflwynodd Rhian Gibson y Strategaeth gan nodi bod adran ar Bartneriaid, Llywodraethiant ac Amserlen wedi ei hychwanegu ynghyd ag ychydig o newidiadau i’r prif prosiectau fydd yn cael ei blaenoriaethu yn unol â’r cyllidebau fydd ar gael. Mae dau atodiad sy’n rhoi manylion am y Cynllun Gwaith ar gyfer 2026/27 a’r ail yn nodi sut y bydd y Strategaeth yn cael ei mesur.

Mae’r Strategaeth yn uno gerrig milltir Cynllun Strategol y Llyfrgell gyda’i bwriad i arwain y gwaith i gryfhau cysylltiad y Llyfrgell gyda’n holl gynulleidfaoedd, yn ymwelwyr, defnyddwyr ac yn gyfranogwyr. Ar hyn o bryd rydym yn gweithio gyda’r timoedd i sicrhau targedau i gyd fynd gyda’r meysydd gwaith.

Dy Lyfrgell Di: Amserlen – mae’r coch yn dangos blwyddyn y daw’r prosiect i ben neu i’w uchafbwynt.

Dogfen fewnol fydd y Strategaeth efo copi ar y fewnrwyd yn unig. 

Byddwn yn derbyn cyngor oddi wrth Sue Davies a Heledd Bebb ar sut i fesur llwyddiant. 

Cytunwyd i ychwanegu un gair i Baragraff “Y Dyfodol” 

Yn ymarferol, bydd hyn yn golygu: Meddwl am y gynulleidfa a chyd-greu ar ddechrau bob darn o waith, a phob prosiect.

Nodwyd bod angen sicrhau bod y dotiau coch yn dangos diwedd y prosiectau ar gyfer “Pob Tref” a “Pob Ysgol”. 

O fewn Atodiad 1 dylid newid “targed” i “gweithred”, ac awgrymwyd hefyd y gellid paratoi diagram syml yn dangos y gôr-gyfwrdd sydd rhwng y gwybod, cyfle a gwerth. 

Cymeradwywyd y Strategaeth Ymgysylltu. 

2.4 Egwyddorion Digidol Drafft 

Cyflwynodd Rhodri Llwyd Morgan yr Egwyddorion Digidol Drafft. Nododd mae sylfaen ar gyfer datblygu darnau gwaith o arloesedd a chyfeiriadau i gyfres o ddarnau gwaith a fydd yn llywio dynesiad i ddatblygiadau digidol y Llyfrgell yn ystod y blynyddoedd nesaf ydynt. Mae’r egwyddorion wedi eu llunio ar y cyd gyda’r staff i seilio blaenoriaethau digidol, gyda’r Lab Arloesi yn arwain ar agweddau arloesedd. 

Cafwyd trafodaeth fanwl ar y cynnwys gan nodi bod yr egwyddorion hyn yn traws blethu gyda Strategaeth y Llyfrgell, y Strategaeth Ymgysylltu a’r Strategaeth Gasgliadau. 

Diolchwyd i’r Ymddiriedolwyr am ei mewnbwn a chytunwyd bod gwaith pellach i’w gwneud o ran yr egwyddorion. Bydd dogfen derfynol yn cael ei chyflwyno i’r Bwrdd yn mis Mai. 

2.5 Uwchraddiad Fedora 

Yn dilyn cais yng nghyfarfod diwethaf y Bwrdd cyflwynwyd papur gyda diweddariad ar y gwaith o uwchraddio system rheoli asedau digidol y Llyfrgell. 

Nodwyd bod Fedora wedi ei nodi ar gofrestr risg y Llyfrgell ond nad oedd llawer o sôn am risg yn y papur a gyflwynwyd. Adroddwyd bod y gwaith o baratoi’r mudo’r data ar waith a bod profi’r mudo hynny yn digwydd ar hyn o bryd gan ddiogelu’r copi meistr. Nodwyd hefyd bod cymorth consortiwm allanol ar gael i gynghori gyda’r gwaith. Mae’r gwaith ar Fedora yn flaenoriaeth er mwyn clirio ôl-groniadau a phrosesu deunydd newydd. 

2.6 Pwyntiau Gweithredu Byrddau Iach 

Nodwyd bod rhai o’r pwyntiau gweithredu a nodir eisoes ar waith. Mae’n bwysig bod pawb yn rhannu gwybodaeth o ran ymarfer da os y byddant yn dod ar draws adroddiadau neu strategaethau sy’n asio i waith y Llyfrgell.

O ran hyd gwasanaeth Ymddiriedolwyr a threfn pwyllgorau, bydd y Llyfrgell yn edrych ar gyrff cyffelyb i weld pa strwythurau a hyd gwasanaeth a gynigir. Bydd papur yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd erbyn yr haf gyda’r canfyddiadau. 

Fel sydd eisoes wedi’i nodi bydd rhai o’r Ymddiriedolwyr yn cynorthwyo Rhian Gibson gyda’r Strategaeth Ymgysylltu o ran mesur a gwerthuso llwyddiannau. 

Nododd yr Ymddiriedolwyr hefyd y byddent yn hoffi gweld cyflwyniadau ar waith staff y Llyfrgell a deall am y datblygiadau y tu ôl i’r llenni mewn ffurf ymweliadau a chyflwyniadau. 

Adran 3 

3.1 Adroddiadau Ariannol 

3.1.1 Cyfrifon Rheoli Tachwedd 2025

Cyflwynwyd y Cyfrifon Rheoli hyd at ddiwedd Tachwedd 2025 gan Mererid Boswell. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:

•  Mae’r adroddiad yn nodi y rhagwelir diffyg diwedd blwyddyn o £250K ond erbyn hyn mae hyn wedi lleihau i £230k. Mae’n flwyddyn o drawsnewid gyda’r ad-drefnu yn parhau
• Does dim problemau o ran arian refeniw
• Mae angen gwell cynllunio o ran arian cyfalaf, ac rydym yn cychwyn cynllunio ar gyfer Ebrill 2026 ar hyn o bryd
• Gweinyddwyd yr ôl-daliad cyflogau staff ym mis Tachwedd 2025
• Rhaglen Ffenestri ar darged i orffen ym mis Chwefror
• Rhaglen Mannau Croeso a Kyffin Immersive – tendrau wedi cyrraedd ac mi fyddant yn cael eu hasesu’n fuan.Cymeradwywyd y cyfrifon. 

3.1.2 Cyllideb Ddrafft 2026-27 

Cyflwynwyd y Gyllideb Ddrafft gan Mererid Boswell. Adroddodd fod yr Arian Preifat yn dangos £19.9M ar ddiwedd Rhagfyr 2025 a’i fod wedi perfformio’n dda. Rhagwelir cynnydd o 2.1% yn y gyllideb a hefyd dyraniad incwm prosiect gan Lywodraeth Cymru. Os bydd y codiad cyflogau yn uwch na 2.1% bydd angen arian ychwanegol. Bydd angen creu rhai swyddi newydd er mwyn gweithredu’r Strategaeth Ymgysylltu a hefyd bydd angen ffocysu ar incwm i brosiectau newydd. Bydd y Strategaeth Gasgliadau hefyd yn gwneud defnydd mwy targedig o’r grant pwrcasu a’r dyraniad cyllid cyfalaf ar gyfer prosiectau digidol. 

Adroddodd Gronw Percy ei fod yn fodlon gyda’r gyllideb, gan nodi mai cyflogau yw’r prif gostau. Nododd fod angen inni fod yn fwy uchelgeisiol gydag incwm masnachol. Er nad ydym mewn sefyllfa adennill costau, rydym yn ffodus ein bod yn medru tynnu ychydig o’r gronfa arian preifat. Gofynnwyd i Mererid Boswell ychwanegu tabl at y gyllideb ddrafft oedd yn dangos y diffyg gweithredol a’r defnydd o arian preifat. 

Cytunwyd bod y Gyllideb Ddrafft yn dderbyniol a’i bod yn cael ei thrafod mewn manylder yn y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau fis Chwefror. 

3.1.3 Polisi Buddsoddiadau 2026-2030 

Trafodwyd y Polisi Buddsoddiadau yn y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ym mis Tachwedd 2025. Mae’r polisi presennol yn berthnasol i’r cyfnod 2020-2025 ac felly mae angen ei ddiweddaru. Mae’r polisi yn sail i’n perthynas â rheolwyr buddsoddi gan amlinellu amcanion allweddol, strategaethau dwrn ac egwyddorion rheoli risg. 

Y newid mwyaf arwyddocaol i’r polisi yw cyflwyno Portffolio 2 a’r angen i bennu ei lefel risg-uchel, canolig neu isel. 

Nododd Gronw Percy ei bod hi’n bwysig inni gadw golwg ar fuddsoddiadau Portffolio 1 a 2 a’n bod yn anelu at gadw rhwng £5M a £6M yn Portffolio 2 gyda’r opsiwn o symud rhwng y ddau bortffolio. Cytunwyd i adolygu mewn 6 – 8 mis i weld sut mae’r buddsoddiadau yn cynyddu. 

Cymeradwywyd y Polisi Buddsoddiadau 2026-2030. 

3.1.4 Defnydd Arian Preifat 

Cyflwynwyd y papur er gwybodaeth yn unig i nodi sefyllfa gyfredol y buddsoddiadau. 

3.2 Cydymffurfiaeth a Risg 

3.2.1 Cofrestr Risg 

Corfforaethol Adroddwyd bod 3 newid i’r gofrestr risg, sef cynnydd i’r risgiau o ran Seibir Ddiogelwch a’r cynaladwyedd ariannol a lleihad i’r risg o ran diogelu’r casgliadau. Nodwyd rhai awgrymiadau i wella cyflwyniad y gofrestr risg hefyd: • Dylid cynnwys Teitl y Swydd sydd â chyfrifoldeb yn hytrach na’r Adran • Cynlluniau gweithredu – dylid cynnwys beth yn union fydd yn cael ei weithredu, e.e. rhychwant dyddiadau a hefyd cynnwys linc i’r adroddiadau / strategaethau priodol. • Dylid cynnwys y Gofrestr Risg fel yr eitem gyntaf ar yr agenda. 

Adran 4 

4.1 Dinas Llên 

Mae’r Cyngor Llyfrau (fel gweinyddwyr rhaglen Dinas Llên ) wedi derbyn y swm o £158K oddi wrth Llywodraeth Cymru i’w defnyddio cyn diwedd y flwyddyn ariannol. Bydd y Llyfrgell yn derbyn £15K o’r arian hwn. 

4.2 Cydweithio rhwng Llywodraeth Iwerddon a’r Deyrnas Unedig 

Adroddodd Rhodri Llwyd Morgan fod cais ar y cyd rhwng y Llyfrgelloedd Cenedlaethol wedi ei gyflwyno ar gyfer rhaglen Cydweithio rhwng Llywodraethau Iwerddon a’r Deyrnas Unedig ar y testun “Dathlu ein nodweddion unigryw, a'n cysylltiadau fel sefydliadau”. Disgwylir penderfyniad yn yr wythnosau nesaf. 

4.3 Cyfarfod nesaf 

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 5 a 6 Mawrth 2026 yn Abertawe. Diwedd.