Cofnodion Cyfarfod Bwrdd yr Ymddiriedolwyr 28 Tachwedd 2025

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (President and Chair)
• David Hay
• Heledd Bebb
• Jo Williams
• Andrew Prescott
• Quentin Howard
• Mohini Gupta
• Susan Davies
• Janet Wademan
• Michael Gibbon
• Gronw Percy
• Hannah Lindsay 

Tim Gweithredol:
 

• Rhodri Llwyd Morgan, Chief Executive
• Mererid Boswell, Director of Corporate Services
• Owain Roberts, Director of Collections
• Rhian Gibson, Director of Communications and Engagement 

Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Human Resources Manager
• Sion England, Partnership council Phillip Roberts,
• Welsh Government Dafydd Tudur, Head of Engagement
• Rhodri ap Dyfrig, Head of Communications
• Llinos Williams, Executive Officer to the CEO
• Mari Stevens, Cwmni Anian 

Ymddiheuriadau:

• Andrew Evans
• Andrew Cusworth
• John Allen

Cofnodion:

• Annwen Isaac

Adran 1 1.

Materion Cyffredinol 1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. 

Llongyfarchwyd y Llyfrgell ar gynnal digwyddiad llwyddiannus iawn yng Nghanolfan y Mileniwm y noson gynt i ddathlu bywyd a gwaith y diweddar Geraint Jarman. 

Croesawyd Phillip Roberts o Lywodraeth Cymru, Mari Stevens, Cwmni Anian a Sion England ar ran Undebau’r Llyfrgell.

 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Datganwyd diddordeb i bwynt 3.2 gan Rhodri Llwyd Morgan fel cyn aelod o staff Prifysgol Aberystwyth a Mererid Boswell gan fod ei phriod yn aelod presennol o staff y Brifysgol. 

Datganwyd diddordeb gan yr holl staff oedd yn bresennol i bwynt 3.4 sef uwchraddiad ar yr Ymgynghoriad Pensiwn.

1.3 Cofnodion cyfarfod 19 Medi 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda 

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd, gydag un newid bychain i bwynt 2.1 yn y cofnodion Saesneg.

 Adran 2 

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad gan nodi’r pwyntiau canlynol:

• Bod Penaethiaid Sefydliadau Diwylliannol Prydain ac Iwerddon wedi cyfarfod yn Llyfrgell Genedlaethol Iwerddon yr wythnos ddiwethaf i edrych ar Raglen o Gydweithredu rhwng y gwledydd a chydweithio ar baratoi cyfres o geisiadau ar gyfer Uwch Gynhadledd /TSOC ym Mawrth 2026. Mae’r gwaith o drafod a chytuno ar gynigion y Llyfrgelloedd Cenedlaethol yn mynd rhagddo ar hyn o bryd, rhaid cyflwyno’r cynigion erbyn 8fed Ionawr 2026.
• Bod Rhodri Llwyd-Morgan a Ashok Ahir wedi ymddangos o flaen Pwyllgor Diwylliant y Senedd ar 8fed Hydref 2025.
• Cynhaliwyd cyfarfod chwe-misol efo’r Gweinidog ar 20fed Hydref 2025.
• Mae’r Llyfrgell yn medru cynnig gwasanaeth Adnau Cyfreithiol ar-lein hyd at Hydref 2023. Mae dros ddwy flynedd ers ymosodiad seibir ar y Llyfrgell Brydeinig ac mi fyddwn yn cydweithio efo nhw a’r MPS i adfer y bwlch gan anelu at gael y gwasanaeth cyflawn yn weithredol erbyn Haf 2026.

• Mae nifer o ddigwyddiadau llwyddiannus wedi eu cynnal o ran arddangosfeydd sydd wedi dwyn sylw a phrofi’n boblogaidd: 

   - Arddangosfa Archif Menywod Cymru
   - Arddangosfa Portread a Phŵer
   - Beiblau
   - Tryweryn

• Cynhaliwyd Darlith yr Archif Wleidyddol ar 7fed Tachwedd gyda’r Athro Richard Wyn Jones yn darlithio: “Pam y Sefydlwyd Plaid Cymru?”
• Mae’r Llyfrgell wedi ennill achrediad Buddsoddi mewn Gwirfoddoli.
• O ran yr Isadeiledd technegol mae CloudFlare yn weithredol erbyn hyn sy’n amddiffyn gwefannau a systemau, mae Gwasanaeth CymruSoc yn un pwysig o ran seibir diogelwch.
• Uwchraddiwyd y system cofrestru darllenwyr ar-lein.
• Erbyn hyn mae Aberystwyth wedi ennill statws Dinas Llên UNESCO ac mae’r Llyfrgell yn chwarae rhan flaengar yn y trefniadau. 

Bu methiant i system CloudFlare yn ddiweddar ond llwyddodd y Llyfrgell i gael negeseuon yn syth ar ei chyfryngau cymdeithasol yn tynnu sylw at hyn. 

Diolchwyd i Rhodri am ei adroddiad cynhwysfawr. Nodwyd y dylid rhannu’r adroddiad yn eang. Adroddodd Rhian Gibson fod y mwyafrif o’r cynnwys wedi ei rannu eisoes ar wahanol blatfformau a bod llawer o’r cynnwys yn ymddangos yn Newyddlen y Llyfrgell.

Adran 3 - Materion Strategol

3.1. Strategaeth Ymgysylltu – “Dy Lyfrgell Di” 

Cyflwynodd Rhian Gibson y Strategaeth Ymgysylltu a oedd eisoes wedi ei rhannu efo’r Ymddiriedolwyr. Bwriad y Strategaeth yw arwain y gwaith i gryfhau cysylltiad y Llyfrgell gyda’n holl gynulleidfaoedd yn ymwelwyr, yn ddefnyddwyr ac yn gyfranogwyr. Bydd gwireddu amcanion a chynlluniau'r Strategaeth hon yn gwneud y Llyfrgell yn berthnasol ac yn rhan o fywyd pobl a chymunedau ar hyd a lled Cymru a thu hwnt. 

Cafwyd trafodaeth eang ar y Strategaeth gyda phwyntiau o ran cyllid, dangosyddion perfformiad, capasiti staffio, mynediad digidol, partneriaethau, cynulleidfaoedd a chynlluniau gwaith yn cael eu trafod. 

Adroddodd Rhian Gibson fod yn rhaid i’r strategaeth fod yn uchelgeisiol er mwyn iddi lwyddo. Y prif gamau nesaf fydd cyflwyno’r Strategaeth yn ehangach i staff y Llyfrgell, bod y tîm eisoes yn gweithio ar y dangosyddion perfformiad a’r blaenoriaethau fesul blwyddyn. Cytunodd i ail-ymweld â’r adran Prosiectau Mawr a chyflwyno amserlen lefel uchel o ran y blaenoriaethau. Cymeradwywyd y Strategaeth mewn egwyddor gan ofyn am fersiwn ddiwygiedig efo mân newidiadau i gyfarfod mis Ionawr 2026 o’r Bwrdd ar gyfer cymeradwyaeth derfynol.

3.2 Uwchraddiad Ail Safle – Crynodeb o’r Achos Amlinellol Strategol (SOC) 

Cyflwynodd Mererid Boswell Grynodeb o'r Achos Amlinellol Strategol (SOC). 

Nododd fod yr SOC yn defnyddio'r model pum achos i nodi opsiynau i'w hystyried. Mae 6 ateb posibl wedi'u cyflwyno gyda'r argymhelliad i dderbyn Opsiwn 6 i ddelio â phroblem diffyg lle yn y Llyfrgell. Bydd derbyn Opsiwn 6 heddiw yn galluogi'r Llyfrgell i symud ymlaen â'r Achos Busnes Amlinellol i chi ei ystyried yng nghyfarfod Ionawr 2026 ac i'w ddilyn gan yr Achos Busnes Llawn yng nghyfarfod Mai 2026. Bydd y Tendr i benodi tîm Amlddisgyblaethol yn cau ar 8fed Rhagfyr, ac mae llawer o ddiddordeb wedi bod mewn ymgymryd â'r gwaith. O ran Llywodraethu, bydd angen edrych ar y pwyllgorau presennol yn newid y Panel Storio i Fwrdd Rhaglen/Prosiect. Tynnwyd sylw at rai pwyntiau o ran cryfhau'r SOC:

• y dylid cynnwys ffigurau o ran y deunydd ffisegol presennol (pam mae cyhoeddwyr yn dal i gynhyrchu llyfrau ac nad ydynt wedi symud i fodel blaendal cyfreithiol digidol); • beth a ragwelir ar gyfer y dyfodol o ran adnau cyfreithiol ffisegol yn erbyn digidol;
• beth sydd gennym gyfrifoldeb cyfreithiol i'w gymryd o ran llyfrau;
• sut byddai'r cynnig hwn yn gwella seilwaith digidol y Llyfrgell;
• ar ddechrau'r SOC dylid darparu mwy o wybodaeth i'r darllenwyr gan gynnwys ffeithiau a ffigurau (faint o bobl sy'n defnyddio ein gwasanaethau);
• pryderon ein bod efallai wedi tanamcangyfrif y costau ychwanegol yn y cyfnod pontio;
• dylid cynnwys Cymraeg 2025 yn Adran 3.2.2. fel un o'r Aliniadau Strategol.

Nodasant bwysigrwydd cael digon o adnoddau a gallu rhedeg y prosiect, bod Llywodraethu yn bwysig ac y byddai'n dda gweld y strategaeth ymadael fel rhan o'r asesiad risg. Bydd cyfle i drafod yr adnoddau a'r naratif masnachol ymhellach yng nghyfarfod yr Is-bwyllgor Storio ar 12 Rhagfyr 2025. 

Nodwyd hefyd bod angen gwybod mwy am:

• y cyd-destun gwleidyddol ac a oedd hyn yn cael effaith ar yr amserlen. A oes angen cyngor gwleidyddol mwy arbenigol arnom?
• y cynllun meistr ehangach (h.y. rhaglen hirdymor) a phryd y gallem ddechrau gweithio ar elfennau masnachol datblygu'r safle, hefyd i glywed mwy am y strategaeth lliniaru ac ymadael.
• am y negeseuon y byddai'r Ymddiriedolwyr yn eu rhoi i aelodau eraill o'r cyhoedd?

Bydd Dr Flanagan yn cynnal gweithdy gyda rhai o'r staff ar 2 Rhagfyr i edrych ar sut i gryfhau'r Achos Busnes Amlinellol. Mae Prifysgol Aberystwyth yn awyddus i'r pryniant gael ei gwblhau erbyn Gorffennaf 2026. Y nod yw cael sêl bendith y Gweinidog ar gyfer hyn ym mis Mawrth 2026. 

Cafodd yr Achos Amlinellol Strategol (SOC) ei gymeradwyo.

 

3.3 UNESCO – Dinas Llên 

Dyfarnwyd Aberystwyth yn Ddinas Llên UNESCO gyntaf Cymru ar 31 Hydref 2025. Cafwyd cyflwyniad byr gan Rhodri ap Dyfrig, Pennaeth Cyfathrebu yn egluro pwy yw’r Partneriaid Craidd a’r blaenoriaethau o hyn i ddiwedd y flwyddyn. Bydd Bwrdd Prosiect yn cael ei ffurfio o dan Gadeiryddiaeth y Prifardd Mererid Hopwood. Mae ceisiadau grant yn cael ei paratoi ar hyn o bryd i ymgeisio am gyllid oddi wrth Lywodraeth Cymru ar gyfer gweddill y flwyddyn ariannol bresennol ac ar gyfer 2026-27. 

Trefnir cyfres o gyfarfodydd yn Ionawr 2026 i wahodd gwahanol rhanddeiliaid i rwydweithio ac i rannu gwybodaeth am y cynlluniau. Bydd digwyddiadau yn Aberystwyth, Aberteifi a Thregaron/Llanbedr Pont Steffan. Mynegodd rhai o’r Ymddiriedolwyr y byddent yn hoffi bod yn rhan o’r rhwydweithio a mynychu’r digwyddiadau. 

Nododd Rhodri Llwyd Morgan bod Bwrdd y Llyfrgell wedi arwyddo Memorandwm o Ddealltwriaeth yn ystod yr Haf a bod sefydlu’r bartneriaeth a’r llwybrau llywodraethiant yn digwydd ar hyn o bryd. Bydd yn sicrhau y bydd dogfen llywodraethiant yn cael ei pharatoi a fydd yn egluro rôl y Llyfrgell fel partner. Bydd copi yn cael ei rannu efo’r Bwrdd maes o law. 

3.4 Ymgynghoriad ar newid y Cynllun Pensiwn 

Fel aelod o staff datganodd Mererid Boswell ddiddordeb yn y pwynt hwn wrth gyflwyno’r papur. 

Rhannwyd dogfen er gwybodaeth oedd yn rhoi diweddariad i’r Bwrdd o’r gweithgaredd sydd wedi digwydd a’r hyn sydd eto i ddod o ran yr ymgynghoriad pensiwn. Bydd y Llyfrgell yn cyfarfod efo’r Undebau Llafur ar 8fed Rhagfyr a’r Bwrdd Pensiwn yn cyfarfod ar 10fed Rhagfyr. 

Er eglurder nodwyd y gellir gwella ar y cynnig yn ystod yr ymgynghoriad ond pe na fyddai’r cynnig cystal â’r un presennol byddai’n rhaid cychwyn yr ymgynghoriad eto. Mae’r cynllun ar hyn o bryd yn dangos diffyg o £5.1M, rhagwelir y bydd hi’n cymryd 12 mlynedd i dalu’r diffyg. 

Bydd y Llyfrgell yn rhoi pob ystyriaeth i’r sylwadau a dderbynnir gan y staff ar ddiwedd yr ymgynghoriad. Mae’n gyfnod anodd i’r holl staff a diolchir iddynt am eu cydweithrediad. 

Nodwyd cynnwys yr adroddiad. 

3.5 Adroddiad Teilwredig 

Rhannwyd dogfen oedd yn rhoi diweddariad ar weithredu argymhellion yr Adroddiad Teilwredig. Diolchwyd i Phil Roberts a’r tîm yn Llywodraeth Cymru am wirio’r adroddiad sydd wedi ei gwblhau yn derfynol erbyn hyn. 

Yn dilyn trafodaeth nodwyd y dylid rhoi mwy o dystiolaeth i bwyntiau 2, 18, 30, 32 a 33 ac yna cyflwyno’r ddogfen ar gyfer ei chymeradwyo’n derfynol i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd yn Chwefror 2026. 

3.6 Adroddiad Blynyddol Cydraddoldeb, Amrywedd a Chynhwysiant 2024-2025 

Cyflwynwyd yr adroddiad yma i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 4 Tachwedd gyda’r argymhelliad i’r Bwrdd ei gymeradwyo. 

Cymeradwywyd yr adroddiad. 

3.7 Arolwg Staff 2025 

Yn dilyn yr Arolwg Staff paratowyd Cynllun Gweithredu sydd wedi’i baratoi mewn perthynas â’r sylwadau a’r adborth a dderbyniwyd, trafodwyd y cynnwys yn y Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 4 Tachwedd. Mae’r cynllun ar waith a rhoddir adroddiad ar y cynnydd i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ymhen 6 mis. Rhannwyd er gwybodaeth yn unig. 

3.8 Pwyntiau Gweithredu Byrddau Iach 

Roedd y ddogfen wedi ei thrafod yn y Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 4 Tachwedd. Gofynnwyd i’r Ymddiriedolwyr ystyried pa bwyntiau gweithredu sy’n flaenoriaeth iddynt. Cytunwyd i drafod hyn ymhellach yng nghyfarfod y Bwrdd 9 Ionawr 2026. 

Adran 4 - Materion Corfforaethol

4.1.1 Cyfrifon Rheoli Hydref 2025 

Cyflwynwyd y Cyfrifon Rheoli hyd at ddiwedd Hydref 2025 gan Mererid Boswell. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:

• Mae incwm £11K yn well na’r targed o ganlyniad i berfformiad y caffi a’r siop. Mae angen adolygiad pellach ar rai elfennau o incwm casgliadau a chorfforaethol.
• Talwyd y codiad cyflog i’r staff efo cyflog mis Tachwedd.
• Mae’r Cyflog Byw wedi ei gyhoeddi yn Hydref 2025 sydd yn £13.45 yr awr – bydd yn rhaid i’r Llyfrgell weithredu hyn erbyn Mai 2026.
• Rhagwelir diffyg o £180K ar ddiwedd y flwyddyn ariannol (Mawrth 2026).
• Mae yna nifer o brosiectau mawr ar y gorwel sef Kyffin, Digidol a Lleoliadau Croesawus.
• Mae nifer o dendrau hefyd ar y gorwel a bydd angen cyflawni’r prosiectau hyn erbyn diwedd Mawrth 2026.
• Nodwyd bod incwm hawliau wedi gostwng yn sylweddol, bydd mynediad agored yn effeithio ar hyn, cytunwyd bod angen adolygu hyn ond rhaid cofio hefyd bod llai o gyhoeddi llyfrau.
• Nodwyd nad ydym wedi symud i lenwi’r swydd wag Pennaeth Codi Arian hyd yma – bydd ystyriaeth i hyn yn y flwyddyn newydd.
• Atodiad 1 – mae’r gwahaniaeth yn y gyllideb flynyddol a’r alldro tebygol yn cael ei yrru gyda’r costau staffio oherwydd swyddi gwag, staff a’r secondiadau a staff wedi gadael, yn anffodus nid oedd modd rhagweld hyn ar gychwyn y flwyddyn ariannol.
• Atodiad 9 - yn atodiad newydd sy’n crynhoi'r nifer o staff cyfwerth ag amser llawn (fte).

Cymeradwywyd y cyfrifon. 

4.1.2 Archwilio Cymru – Adroddiad ISA 260 ar gyfrifon 2024-25 

Cyflwynwyd yr adroddiad blynyddol hwn gan Archwilio Cymru ar y cyfrifon, gan gynnwys geiriad adroddiad yr archwilydd, llythyr cynrychiolaeth ac unrhyw argymhellion ar gyfer newidiadau i systemau ariannol y Llyfrgell. Mae Archwilio Cymru wedi cadarnhau barn archwilio ddiamod ar gyfrifon 2024-25. Mae’r ddogfen eisoes wedi ei thrafod yn y Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth. Nodwyd bod angen newid un gair ar dudalen 103 o’r pecyn Saesneg. 

Cymeradwywyd yr adroddiad. 

4.1.3 Cyfrifon Blynyddol Terfynol 2024-2025 

Adroddwyd bod y cyfrifon blynyddol yn orffenedig ar ôl derbyn rhai mân sylwadau, ac felly cyflwynir y datganiadau ariannol ar gyfer 2024-25 i’r Bwrdd i’w cymeradwyo yn derfynol. Unwaith y bydd y rhain yn cael eu harwyddo, bydd Archwilydd Cyffredinol Cymru yn arwyddo ar y 1af o Ragfyr 2025. Bydd copïau yn cael eu cyflwyno i Senedd Cymru ac i’r Comisiwn Elusennau gan gwblhau’r broses ar gyfer 2024 -25. 

Cymeradwywyd y Cyfrifon Blynyddol Terfynol ar gyfer 2024-2025. 

4.1.4 Defnydd Arian Preifat 

Adroddwyd bod cynnydd sylweddol yng ngwerth buddsoddiadau dros y misoedd diwethaf, ac mae’r sefyllfa yn newid yn gyson. Cafwyd trafodaeth yn y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ar gynlluniau i ddefnyddio’r arian preifat yn y dyfodol. Mae gwariant arian preifat yn cael ei gymeradwyo gan y Bwrdd ac mi fyddai’n werth cael syniad o beth y gellid ei ddefnyddio ar brosiectau i’r dyfodol. 

Bydd Gronw Percy a Mererid Boswell yn trafod y Polisi Buddsoddiadau cyn ei gyflwyno i gyfarfod Mawrth o’r Bwrdd Ymddiriedolwyr.

Nodwyd yr wybodaeth. 

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg 

4.2.1 Cofrestr Risg 

Cyflwynwyd y Gofrestr gan Mererid Boswell. Nododd fod risg rhif 2 wedi cynyddu a bod uwchraddio storfa ddigidol Fedora yn flaenoriaeth uchel erbyn hyn. Gofynnwyd am uwchraddiad ar Fedora i gyfarfod 9 Ionawr 2026 y Bwrdd. 

Cynhelir sesiwn Rheoli Risg gyda RSM i’r Ymddiriedolwyr ac aelodau’r Tîm Gweithredol 9fed Rhagfyr 2025. 

Cymeradwywyd y Gofrestr Risg. 

4.2.2 Dyfarnu Cytundeb Datgarboneiddio 

Yn dilyn proses dendro gystadleuol agored ac yn dilyn gwerthusiad manwl cadarnhawyd bod y tendr a gyflwynwyd gan Aber Heating Engineers yn gystadleuol ac yn unol â pharamedrau cost ddisgwyliedig ar gyfer cwmpas y prosiect. Argymhellwyd bod y Llyfrgell yn derbyn y tendr. Gan fod y gost yn uwch na £1M ac yn unol â chanllawiau caffael Rheoliadau Ariannol 2024 mae angen cymeradwyaeth y Bwrdd i hyn, yn enwedig gan mai dim ond un tendr a dderbyniwyd. 

Cymeradwyodd y Bwrdd y cytundeb i Aber Heating Engineers.

5. Adroddiadau o Bwyllgorau 

5.1. Cofnodion drafft Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau 30 Medi 2025 

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth. Nodwyd bod angen newid geiriad mewn rhai llefydd. 

5.1. Cofnodion drafft Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant 4 Tachwedd 2025 

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth. 

5.1. Cofnodion drafft Pwyllgor Archwilio Risg a Chydymffurfiaeth 7 Tachwedd 2025 

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth. 

6. Unrhyw fater arall 

6.1 Ymestyn tymor Ymddiriedolwyr 

Mae cyngor wedi'i roi i'r Gweinidog dros Ddiwylliant, Sgiliau a Phartneriaeth Gymdeithasol mewn perthynas â phenodi'r Llywydd a'r Is-lywydd am ail dymor. Mae cais hefyd wedi ei dderbyn gan Hannah Lindsay am ail-dymor fel Ymddiriedolwraig – roedd y Bwrdd yn hapus i gymeradwyo hyn. 

6.2 Hyfforddiant Rheoli Risg 

Fel y nodwyd uchod cynhelir hyfforddiant Rheoli Risg ar-lein i’r Ymddiriedolwyr a’r Tîm Gweithredol 9fed Rhagfyr 2025. 

6.3 Hyfforddiant Cydraddoldeb, Amrywedd a Chynhwysiant 

Bydd yr Uned Adnoddau Dynol yn rhannu manylion cwrs ar-lein efo’r Ymddiriedolwyr cyn y Nadolig.

6.4 Cyfarfod nesaf

Dydd Gwener, 9fed Ionawr 2026. Bydd hwn yn gyfarfod ar-lein yn unig. 

Diwedd.