Minutes Board of Trustees Meeting 09 May 2025

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru Cyfarfod Agored 

Dyddiad: Dydd Gwener, 09 Mai 2025

Lleoliad: Llyfrgell Genedlaethol Cymru

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• Gronwy Percy
• Andrew Evans
• Janet Wademan
• David Hay
• Susan Davies
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth
• Hannah Lindsay
• John Allen
• Mohini Gupta
• Michael Gibbon
• Josephine Williams
• Andrew Prescott                                               

Tîm Gweithredol: 

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Ymgysylltu a Phartneriaethau

 Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Llinos Williams, Prif Swyddog y Prif Weithredwr
• Jeff Smith, Cyngor Partneriaeth
• Phillips Roberts, Llywodraeth Cymru

Cofnodion: 

• Annwen Isaac

Adran 1

 

1. Materion Cyffredinol

1.1 Croeso’r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau 

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

Croesawyd Andrew Prescott a Josephine Williams i’w cyfarfod cyntaf fel Ymddiriedolwyr newydd.

Croesawyd Phillip Roberts a Mary Ellis o Lywodraeth Cymru a Jeff Smith ar ran Undebau’r Llyfrgell.

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Nid oedd unrhyw ddatgan buddiannau yn berthnasol i’r eitemau ar yr agenda.

1.3 Cofnodion cyfarfod 7 Mawrth 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd.

 

Adran 2

 

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad gan amlygu’r meysydd canlynol i sylw’r Ymddiriedolwyr.

Nododd bod y gwaith a’r do’r Llyfrgell wedi dod i ben ar amser a bod seremoni wedi ei chynnal bore ddoe i nodi’r achlysur. Mae cwblhau’r gwaith yn sicrhau ein bod yn medru gwarchod ein casgliadau am flynyddoedd i ddod. Mae’r llechi newydd sydd wedi ei gosod i gyd wedi dod o Flaenau Ffestiniog sydd yn sicrhau bod ôl troed carbon y gwaith mor isel â phosibl ac yn ogystal roedd y contractwyr a’r tîm penseiri yn dod o Gymru.

Gwobr RTS Cymru 2025 - y gyfres deledu Cyfrinachau’r Llyfrgell oedd yn fuddugol yng nghategori Adloniant Ffeithiol Gwobrau RTS Cymru Wales 2025. Llongyfarchiadau i gwmni SLAM ar ei llwyddiant a hefyd i Rhian Gibson a’r holl aelodau staff a weithiodd ar y sgrin a thu ôl y llenni wrth greu’r gyfres.

Strategaeth 2025 -2030 - byddwn yn ystod y ddwy wythnos nesaf yn lansio’n Strategaeth ar gyfer 2025-2030. Bu’n rhaid addasu ychydig ar yr amserlen gan symud cyhoeddi ein Maniffesto Digidol i Hydref 2025.

Cynhaliwyd ein cyfarfod 6-misol efo’r Gweinidog lle y trafodwyd gweithio gyda’r Undebau mewn Partneriaeth Gymdeithasol a’r gwaith cyfalaf.  Bydd y Gweinidog Jack Sargeant AS y Gweinidog Diwylliant, Sgiliau a Phartneriaeth Gymdeithasol a Mark Drakeford AS yr Ysgrifennydd Cabinet dros Gyllid a’r Gymraeg yn ymweld â’r Llyfrgell 2 Mehefin 2025.

Mynychwyd derbyniad yn Stryd Downing i Benaethiaid Llyfrgelloedd Adnau Cyfreithiol ar wahoddiad y Llyfrgell Brydeinig. Mae’r Llyfrgell Brydeinig wedi derbyn £1.1 biliwn tuag at ehangu safle St. Pancreas.

Bu cyfeiriad yn y wasg yn ddiweddar bod llai o Ymchwilwyr ac Academyddion yn defnyddio gwasanaethau’r Llyfrgell.  O edrych ar ein hystadegau gwelir cynnydd rhesymol yn ein defnyddwyr dros y 5 mlynedd diwethaf.  Mae ein partneriaeth gydag addysg ac ymchwil tipyn cryfach erbyn hyn.

AI – mae AI yn amlygu ei hun, ac yn sicr mae’n bwnc mawr a phwysig sy’n werth cynnal  trafodaeth ehangach yn un o’n cyfarfodydd.

Adnau Cyfreithiol Electronig - mae’r gwasanaeth wedi ail-gychwyn o fewn y 5 Llyfrgell Adnau Cyfreithiol ond nid wedi ei adfer i’r Llyfrgell Brydeinig.  Mae gwaith sylweddol gan y Llyfrgell Brydeinig i’w wneud cyn y bydd y gwasanaeth yn ail-gychwyn.

9fed/10fed Mehefin - mi fydd cyfarfod y Llyfrgellwyr Adnau Cyfreithiol yn cael ei gynnal yma yn y Llyfrgell.

Cyfrinachau’r Llyfrgell - bydd ail gyfres yn cael ei darlledu o fis Medi 2025. Mae’r fformat wedi ei werthu i ITV Studios a hefyd mae ITV/HTV yn awyddus i redeg y gyfres yn Saesneg.  Nodwyd y dylid rhannu’r gyfres mor eang â phosibl.

Maniffesto Digidol - fel rhan o’r gwaith o ddatblygu’r Maniffesto Digidol nodwyd y byddai’n werth paratoi pecyn brifo a chynnal sgyrsiau bord-gron rhwng y staff a’r ymddiriedolwyr.

Gwrth-hiliaeth - nodwyd bod cyllideb y prosiect Gwrth-hiliaeth yn dod i ben. Fel rhan o’r prosiect mae gwaith dadgoloneiddio wedi ei wneud efo’r casgliadau a hefyd pecyn cymorth wedi ei baratoi.  Erbyn hyn mae Swyddog Dadgoloneiddio parhaol ar staff y Llyfrgell.

Oriel Gelf - nodwyd bod arddangosfa Gelf y Llyfrgell yn cael ei harddangos yng Nghanolfan Glanyrafon, Hwlffordd ar hyn o bryd.  Mae prosiect yr Oriel Gelf Gyfoes yn brosiect arall, sydd wedi ei ariannu am ddwy flynedd ac yn cael ei arwain gan Amgueddfa Cymru.  Mae’r Llyfrgell yn rhan o’r bartneriaeth sy’n arddangos y casgliadau ar draws Cymru.

Corneli Clip – nodwyd bod problemau technegol wedi ei amlygu efo’r Corneli Clip, mae’r gwaith o uwchraddio’r systemau yn cymryd lle ar hyn o bryd a dylid adfer y gwasanaeth o fewn rhai wythnosau. Bydd ein Cornel Clip yng Nghanolfan y Mileniwm, Caerdydd yn cael ei hagor yn swyddogol yr un diwrnod a lansio’r Strategaeth yng Nghaerdydd, 20 Mai 2025.

 

Adran 3

3.1 Ffenestri - uwchraddiad Ar Gam 2, Stac Llyfrau 1 a 2

Cyflwynwyd yr adroddiad er gwybodaeth yn unig gan i’r Bwrdd yn ei gyfarfod mis Mawrth 2025 dderbyn yr argymhellion a’r dull gweithredu.

Gan fod y gwaith ar y to wedi ei gwblhau, gellir nawr defnyddio’r sgaffaldau i wneud gwaith ar y ffenestri. Mae Llywodraeth Cymru wedi derbyn ein Hachos Cyfiawnhad Busnes ac wedi cadarnhau £1.26m tuag at y gwaith.

Bydd ychydig o effaith ar waith y Llyfrgell yn ystod y cyfnod hwn gan y bydd yn rhaid symud staff a chasgliadau ar adegau. Gyda’r amserlen wedi ei chadarnhau rhagwelir y bydd y gwaith yn orffenedig erbyn diwedd y flwyddyn galendr.

3.2 Rhaglen Waith y Bwrdd 2025-2026

Cymeradwywyd y Rhaglen Waith am y cyfnod 2025-2026.

Gofynnwyd hefyd am gyflwyniadau penodol o fewn y meysydd

• Y Wefan i gyfarfod Gorffennaf 2025

• Deallusrwydd Artiffisial i gyfarfod Medi 2025

• Addysg

Cytunwyd hefyd i gylchredeg rhai papurau allweddol i sylw’r Ymddiriedolwyr newydd.

3.3 Aelodaeth Pwyllgorau’r Bwrdd

Adolygwyd rhestr aelodaeth Pwyllgorau’r Bwrdd. Bydd y rhestr ddiwygiedig yn cael ei rhannu efo’r Ymddiriedolwyr wedi’r cyfarfod.

3.4 Cynllun Gweithredol

Cadarnhaodd Rhodri Llwyd Morgan bod y Cynllun Gweithredol a’r waith. Mae’r Tîm Penaethiaid a’r Tîm Arwain yn trafod ar hyn o bryd. Bydd fersiwn drafft o’r Cynllun yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Perfformiad ac Ansawdd ym mis Mehefin ac i’r Bwrdd ym mis Gorffennaf.

 

Adran 4

  

4.1 Adroddiadau Ariannol

4.1.1. Cyfrifon Rheoli

Cyflwynwyd y Cyfrifon Rheoli hyd at ddiwedd Mawrth 2025 gan Mererid Boswell. Nododd bod y perfformiad yn llawer gwell na’r disgwyl gan egluro bod Bwyty Pen Dinas yn perfformio’n gryf a bod nifer o brosiectau hefyd yn dod i ben.

Bydd £270K o arian preifat yn cael ei drosglwyddo i’r Llyfrgell i gyllido’n bennaf Prosiect yr Archif Ddarlledu Genedlaethol.

Mae’r cyrhaeddiad o ran gwariant cyfalaf wedi bod yn dda gyda’r £5M wedi ei wario ar amser.

Bydd angen trafodaeth gyda’r Archwilwyr o ran datblygiadau’r to, y maes parcio a’r ffynhonnell ddaear i edrych ar werth y datblygiadau i ystâd y Llyfrgell.

Cytunwyd i gynnal trafodaeth ar y gyllideb incwm masnachol yng nghyfarfod Tachwedd 2025.

Diolchwyd i Mererid Boswell am yr adroddiad. Mae’r canlyniad yn un positif ac yn dangos cynnydd gan roi sefyllfa gyllidol y Llyfrgell o dan reolaeth.

4.1.2 Cynllun Pensiwn

Mae’r gwaith o wirio data efo Cwmni WTW yn parhau. Bydd y Bwrdd Cynllun Pensiwn yn cyfarfod nesaf ym Mehefin 2025.

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg

4.2.1 Cofrestr Risg Corfforaethol

Cyflwynwyd y Gofrestr Risg Corfforaethol gan Mererid Boswell.

Yn dilyn archwiliad mewnol ar risg gan RSM, mae'r sgôr weddilliol bellach yn seiliedig ar ddi-luosydd lle mae effaith yn sgorio'n uwch na'r tebygolrwydd, enghraifft o hyn yw:

e.e. Roedd gan sgôr blaenorol ar gyfer y storio hirdymor effaith sylweddol (4) a thebygolrwydd tebygol (4). Yn yr hen sgorio, byddai hyn wedi sgorio 16, ond mae bellach yn cael ei asesu fel 21.

Adolygodd cyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth a Phwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth y gofrestr risg ond er mwyn cyflawnrwydd, dyma'r symudiadau:

Risg newydd

• Yn dilyn awgrymiadau'r Bwrdd ym mis Mawrth, ychwanegwyd y risg o "Fethiant i fodloni disgwyliadau'r cwricwlwm newydd a datblygu adnoddau ar gyfer pob oedran", gan fod addysg yn flaenoriaeth strategol allweddol yn Strategaeth LlGC 2025-2030.

Mwy o risgiau

• O dan y system sgorio newydd, storio tymor hir yw'r ardal risg uchaf gan fod y tebygolrwydd o redeg allan o le yn uchel, ond mae'r effaith hefyd yn sylweddol. 

• Mae angen rhagor o waith ar asbestos yn ystod 2025-26, ac mae'r risg wedi cynyddu o ganlyniad.

Llai o risgiau

• Bydd CymruSOC yn monitro’r systemau ar gyfer ymosodiadau seiber (24/7) ac mae achrediad Cyber Essentials wedi'i adnewyddu

• Mae mwy o waith wedi'i wneud ar gyflawni nodau amgylcheddol gan gynnwys defnyddio'r Cerbydau Trydan newydd a gwell ymwybyddiaeth o reoli gwastraff. Bydd gwaith yn dechrau ar yr adroddiadau sero net sy'n ofynnol gan Lywodraeth Cymru.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth i edrych ar Seiberddiogelwch gan y dylai’r risg fod yn uwch na’r hyn a nodir. Gofynnwyd hefyd am bapur i ddiweddau’r Bwrdd ar Seiberddiogelwch o fewn y Llyfrgell.

Cytunwyd y dylid trefnu hyfforddiant rheoli risg i holl aelodau’r Bwrdd. Bydd y Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth yn parhau i gynnal archwiliadau plymio dwfn.

4.2.2 RSM - Adroddiad Drafft Barn Archwilio Mewnol Blynyddol 2024/2025

Rhannwyd yr adroddiad er gwybodaeth.

Nodwyd bod 5 darn o waith wedi ei archwilio yn ystod y flwyddyn: Rheolaeth Gyllidol (CIPFA); Rheoli Ystadau; Ymgysylltu â Rhanddeiliaid; Taith y Cwsmer ac Asesiad Aeddfedrwydd Risg.

Mae canlyniad yr archwiliad wedi cadarnhau bod gan y Llyfrgell fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol.

4.2.3 Archwilio Cymru - Heriau i’r sector diwylliant

Rhannwyd yr adroddiad a baratowyd gan Archwilio Cymru er gwybodaeth.

Pwrpas yr ymarfer oedd adolygu a oedd gan gyrff cyhoeddus yn y sector diwylliant drefniadau priodol i sicrhau cynaliadwyedd ariannol yn fyr dymor ac yn hwy, yn unol â’u hamcanion llesiant.

Nodwyd bod y Tîm Gweithredol wedi derbyn yr holl argymhellion, ac mae’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth wedi cael trafodaeth drylwyr ynghylch a yw’r adroddiad yn adlewyrchu sefyllfa ariannol y Llyfrgell. Bydd yr adroddiad yn gyhoeddus ar wefan Archwilio Cymru.

4.2.4 Amserlen yr archwiliad o ddatganiadau ariannol 2024-2025

Rhannwyd yr amserlen er gwybodaeth.

Bydd y Cyfrifon Blynyddol yn cael ei rhannu efo’r Bwrdd ym mis Gorffennaf ac yna bydd Archwilio Cymru yn cychwyn ar ei gwaith ar 1af Medi 2025. 

Cytunwyd y dylid ysgrifennu at Archwilio Cymru yn nodi’r amserlen bendant

 4.2.5 Caffael System Rheoli Llyfrgell – Fforwm Llyfrgelloedd Addysgu Uwch Cymru (WHELF)

Cyflwynodd Owain Roberts bapur ar gaffael System Rheoli Llyfrgell WHELF. Mae’r Llyfrgell, sy’n aelod o WHELF, yn gweithredu System Rheoli Llyfrgell (LMS) ar hyn o bryd sy'n cynnwys cynnyrch Alma a Primo. Daw’r cytundeb presennol gyda’r cyflenwr presennol (Ex Libris) i ben yn Rhagfyr 2026. Yn dilyn adolygiad o’r farchnad ac asesiad gwerth am arian gan Fwrdd Rheoli System Llyfrgell (LMS) WHELF daethpwyd i’r casgliad fod achos cadarn i wneud Dyfarniad Uniongyrchol i Ex Libris yn unol â Deddf Caffael 2023. Derbyniwyd cadarnhad gan Lywodraeth Cymru nad oedd angen i’r Llyfrgell geisio cymeradwyaeth LlC a bod modd i’r Llyfrgell fwrw mlaen gyda’r broses o gymeradwyo’r cytundeb.

Gan fod y cytundeb newydd arfaethedig yn werth mwy na £1M mae trefniadau llywodraethu yn nodi ei bod yn ofynnol i gais gael ei gyflwyno i Bwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth. Gan na fydd y Pwyllgor hwnnw yn cyfarfod tan mis Gorffennaf, cytunwyd i’w gyflwyno i’r Bwrdd heddiw.

Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo dyfarnu’r cytundeb newydd yn unôl ag argymhelliad y Tîm Gweithredol.

 

Adran 5

 

5 Adroddiadau o Bwyllgorau

5.1 Cofnodion Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth – 18 Chwefror 2025

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth.

5.2 Cofnodion Drafft Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth – 15 Ebrill 2025

Rhannwyd y cofnodion er gwybodaeth.

 

Adran 6

6. Unrhyw fater arall

6.1 Ffurflenni Datgan Buddiannau

Atgoffwyd yr Ymddiriedolwyr i ddychwelyd ei ffurflenni mor fuan â phosibl.

6.2 Dyddiadau cyfarfodydd nesaf

11 Gorffennaf 2025 – cyfarfod hybrid

19 Medi 2025 – cyfarfod wyneb i wyneb gyda hyfforddiant Byrddau Iach yn y prynhawn.

Diwedd.

 

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU /MATERION ANGEN SYLW PELLACH