Cofnodion Cyfarfod Bwrdd yr Ymddiriedolwyr 10 Ionawr 2025

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru Cyfarfod Agored 

Dyddiad: Dydd Gwener, 10 Ionawr 2025

Lleoliad: Ar-lein yn unig

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• Gronw Percy
• Andrew Evans
• Janet Wademan
• David Hay
• Susan Davies
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth
• Lee Yale-Helms
• Hannah Lindsay
• John Allen
• Mohini Gupta
• Michael Gibbon
• Heledd Bebb                                 

Tîm Gweithredol: 

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol

 Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Sara Weale, Cyngor Partneriaeth
• Philip Roberts, Llywodraeth Cymru
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru
   

Cofnodion: 

• Carol Edwards, Rheolwr Llywodraethiant Corfforaethol 

Ymddiheuriadau: 

• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Ymgysylltu a Phartneriaethau

Adran 1: Materion Cyffredin

1.1 Croeso gan y Cadeirydd a sylwadau agoriadol

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod, gan estyn croeso arbennig i’r tri Ymddiriedolwr newydd sef Heledd Bebb, Mohini Gupta a Michael Gibbon. Croesawyd hefyd Phillip Roberts a Mary Ellis ar ran Llywodraeth Cymru a Sara Weale ar ran Cyngor Partneriaeth y Llyfrgell.

Nodwyd hefyd y bydd Andrew Prescott yn ymuno fel Ymddiriedolwr o fis Mai 2025 ymlaen.

Croesawyd Annwen Isaac a fyddai’n cymryd at y rôl Llywodraethiant a hefyd Llinos Williams, Swyddog Gweithredol Adran y Prif Weithredwr.

Rhannwyd y linc efo’r Ymddiriedolwyr i adroddiad y Pwyllgor, Diwylliant, Cyfathrebu, y Gymraeg, Chwaraeon a Chysylltiadau Rhyngwladol Senedd Cymru “Degawd o doriadau: Effaith gostyngiadau cyllid ar ddiwylliant a chwaraeon” a gyhoeddwyd 9 Ionawr 2025.  
 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Datganodd Aelodau’r Tîm Gweithredol, y Rheolwr Adnoddau Dynol a’r Swyddog Gweithredol fuddiant yn y drafodaeth ar y cynllun pensiwn fel aelodau gweithredol o’r cynllun hwnnw.

1.3 Cofnodion cyfarfod 6 Rhagfyr 2024 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd, gyda’r materion canlynol yn codi nad ydynt ar yr agenda:

Opsiynau gofod storio - cadarnhawyd y byddai’r Panel Adeiladau a’r Grŵp Gofod Storio yn cyfarfod ym mis Chwefror.  Bydd dogfen o’r gwersi a ddysgwyd o ystyried tendr yr Hafod yn cael ei gyflwyno i’r un cyfarfod.

RSM Holiadur archwiliad risg – bydd holiadur yn cael ei gylchredeg yn fuan i’r Ymddiriedolwyr.

Cynllun Gweithredu Argymhellion Beaufort - cadarnhawyd y bydd cynllun gweithredu i hyrwyddo Strategaeth newydd y Llyfrgell yn cael ei gyflwyno i’r cyfarfod nesaf, 7 Mawrth 2025.

Adran 2

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr

Cyflwynodd y Prif Weithredwr adroddiad llafar, gan dynnu sylw at y materion penodol canlynol:

Storm Darragh - o ganlyniad i’r storm bu difrod i orchudd plastig y to, bu’n rhaid gwneud gwaith atgyweirio brys i atal y dŵr rhag llifo i mewn.  Collwyd y trydan am gyfnod hefyd.  Erbyn hyn mae’r gorchudd plastig wedi ei ail-osod.  Daeth staff i mewn ar fyr rybudd i gynorthwyo gyda symud y casgliadau oedd mewn peryg.

Cynllun Strategol – mae’r cynllun wedi ei rannu efo’r staff yn fewnol, cynhelir yr ymgynghoriad cyhoeddus yn ystod Ionawr/Chwefror.  Cadarnhawyd hefyd y bydd yr ymgynghoriad yn cael ei chyhoeddi ar y wefan a’r cyfryngau cymdeithaso yn ogystall â chysylltu efo’n rhanddeiliaid.

Rhaglen Newid ac Adnewyddu – Mae’r Tasglu mewnol wedi ei sefydlu ac yn cyfarfod 20 Ionawr.

Prosiectau - y prosiectau blaenoriaeth fydd edrych ar anghenion storio hirdymor, y Maniffesto Digidol ac ymateb i ganlyniad Adroddiad Beaufort.

Cyllideb Ddrafft Llywodraeth Cymru - mae’r gyllideb ddrafft wedi ei chyhoeddi sy’n weddol galonogol, gan nad oes yna doriad pellach i’r gyllideb, o ddweud hynny bydd penderfyniadau anodd i’w gwneud.  Mae £850M o gyllideb cyfalaf ychwanegol wedi ei neilltuo i gwblhau’r gwaith ar storfeydd 1 a 2, a £1M ar gyfer asesu opsiynau hir dymor storio a digido. Rhaid ymgeisio am yr arian yma.

Bydd y Gweinidog Jack Sargeant, AS yn ymweld â’r Llyfrgell 8fed Mai i edrych ar y gwaith adnewyddu i’r to ar gwaith datgarboneiddio.  Bydd arolwg sicrwydd “Gateway for Review” o brosiect atgyweirio’r to yn cymryd lle diwedd Ionawr.

Dinas Llên – mae’r Llyfrgell yn cydweithio efo partneriaid lleol i gyflwyno cais i geisio ennill statws UNESCO i Aberystwyth. Cyflwynir y cais erbyn diwedd Ionawr 2025.

Prosiect Doethuriaeth CDP4 – bydd 4 myfyriwr yn gweithio’n agos efo’r Llyfrgell yn ystod cyfnod y prosiect hwn.

Arddangosfa Dim Celf Gymreig - cyhoeddwyd erthygl yn y Guardian dros gyfnod y Nadolig yn hyrwyddo’r arddangosfa.

Amgueddfa Cymru - Arddangosfa Gwen John 2026-27 - bydd y Llyfrgell yn gweithio’n agos gyda’r Amgueddfa wrth iddynt baratoi’r arddangosfa. Mae llawysgrifau Gwen John yma yn y Llyfrgell.  Bydd yr arddangosfa yn ymweld â Chaerdydd, Caeredin, Yale a Washington DC.

Mae trafodaethau yn cymryd lle o ran dyfodol Comisiwn Brenhinol Henebion Cymru a CADW gan anelu at gydweithio’n agosach neu uno i’r dyfodol.

Adran 3 - Materion Strategol

3.1 Cynllun Pensiwn

Cyflwynodd Mererid Boswell adroddiad llafar yn nodi bod trafodaethau ar yr ymgynghoriad yn parhau gyda’r Undebau Llafur. Bydd ymateb yr Undebau i’r papur amgen a gyflwynwyd iddynt cyn y Nadolig yn cael ei drafod ym Mwrdd Cynllun Pensiwn ar 29 Ionawr 2025.

3.2 Aelodaeth Pwyllgorau’r Bwrdd

Yn dilyn trafodaeth ar aelodaeth y pwyllgorau cytunwyd fel â ganlyn:

Grŵp Gofod Storio – Susan Davies i ymuno.

Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant – Heledd Bebb a Mohini Gupta i ymuno.

Panel Adeiladau – David Hay i ymuno.

Bwrdd Cynllun Pensiwn – Michael Gibbon a Heledd Bebb i ymuno gyda Lee Yale-Helms i barhau yn Gadeirydd.

Adran 4 – Materion Corfforaethol

4.1 Materion Ariannol

4.1.1 Cyfrifon Blynyddol  Statudol 2023/2024

Cafwyd cyflwyniad ar y Cyfrifon Blynyddol 2023-24 gan Mererid Boswell.

Cynhaliwyd cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd ar 19 Rhagfyr 2024 i graffu ar y cyfrifon. Roedd Anthony Veale, Archwilio Cymru’n bresennol i gyflwyno’r Adroddiad Archwilio’r Cyfrifon a’r Llythyr Rheoli.  Fe fydd Archwilio Cymru’n rhoi barn ddiamod ar Gyfrifon 2023/24, sydd yn galonogol iawn.

Diolchwyd i Mererid am ei chyflwyniad clir a dealladwy ac am ei gwaith yn paratoi’r cyfrifon ac i Andrew Veale ac Archwilio Cymru am eu gwaith.

Roedd y Trysorydd yn hapus i argymell bod y Bwrdd yn cymeradwyo’r Cyfrifon, ac fe’i cymeradwywyd yn unfrydol gan y Bwrdd.

Diolchodd Mererid i Gronw Percy a Janet Wademan am ei cymorth gan nodi’r pwysigrwydd o drafod gyda’r archwilwyr ar ddechrau’r archwiliad.

Nodwyd i’r cyfarfod nesaf y byddai’n fuddiol i gael uwchraddiad ar y sefyllfa o ran cymynroddion a chodi incwm.

Bydd rhaid i’r Llyfrgell hefyd ystyried yr oblygiadau o ran polisi ailbrisio a mynegeio’r adeilad gan fod cost uchel o gael gwerthusiad. Bydd polisïau cyfrifo yn cael eu trafod yn y Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd ar y 18fed o Chwefror 2025.  

4.1.2 ISA 260 - Gohebiaeth gan yr Archwilwyr Allanol

Roedd y Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd wedi trafod y ddogfen yn eu cyfarfod ar 19 Rhagfyr 2024 gyda’r argymhelliad bod Bwrdd yr Ymddiriedolwyr yn derbyn y ddogfen.

Cytunwyd gyda’r cynnwys a derbyniwyd y ddogfen gan Fwrdd yr Ymddiriedolwyr.

4.1.3 Llythyr Ymholiadau Archwilio LLGC

Rhannwyd y llythyr er gwybodaeth yn unig.

4.1.4 Cyfrifon Rheoli Tachwedd 2024

Cyflwynwyd cyfrifon rheoli Tachwedd 2024. Nodwyd ein bod mewn lle gwell na’r hyn a ddisgwyliwyd.  Yn dilyn y Cynllun Ymadael yn Wirfoddol, mae lleihad yn niferoedd y staff.   Adroddwyd bod yr incwm masnachol yn uwch gan fod y Siop a Phen Dinas yn perfformio’n dda.

Mae’r Cylch Cyflog 2024-25 wedi ei dderbyn gan yr Undebau a bydd yr ôl-daliad i 1af Ebrill 2024 yn cael ei dalu i’r staff yng nghyflogau Ionawr 2025.

4.1.4 Cyllideb 2025-2026 / 2027-2028

Cyflwynwyd gyllideb ddrafft gan Mererid Boswell a oedd wedi ei baratoi ar sail setliad ariannu drafft a dderbyniwyd gan Lywodraeth Cymru yn Rhagfyr 2024.  Mae’r gyllideb ddrafft o’r rhagolwg tair blynedd yn seiliedig ar y rhagdybiaethau gorau gan ystyried tueddiadau hanesyddol o ran incwm a’r gallu i reoli costau.

Bydd y papur yn cael ei drafod yn ehangach yn y Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau ym mis Chwefror.  Cyflwynir cyllideb derfynol i’r Bwrdd ym mis Mawrth pan fydd y Cynllun Strategol wedi’i gymeradwyo a’r Cynllun Gweithredol  yn ei le yn nodi’r blaenoriaethau gwariant.

4.1.5 Cofrestr Risg Corfforaethol

Rhannwyd copi o’r gofrestr er gwybodaeth.  Bydd y Pwyllgor Awdit, Risg a Sicrwydd yn trafod y gofrestr yn fanylach.

5. Unrhyw fater arall

Diolchodd Gronw Percy i Mererid a’r tîm yn y Llyfrgell am y gwaith ar y cyfrifon a’r gyllideb.

Diolchodd Michael Gibbon am y croeso i’w gyfarfod cyntaf, gan nodi ei fod yn ymweld â’r Llyfrgell 17 Ionawr 2025.

Cynhelir y cyfarfod nesaf yn Wrecsam ar brynhawn 6ed Mawrth a bore’r 7fed Mawrth.  Rhennir mwy o fanylion gyda’r Ymddiriedolwyr unwaith y bydd y trefniadau yn ei lle.
 

 

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU /MATERION ANGEN SYLW PELLACH