Cofnodion Cyfarfod Bwrdd yr Ymddiriedolwyr 07 Mawrth 2025

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru Cyfarfod Agored 

Dyddiad: Dydd Gwener, 07 Mawrth 2025

Lleoliad: Ty Pawb, Wrecsam

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• Gronw Percy
• Andrew Evans
• Janet Wademan
• David Hay
• Susan Davies
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth
• Lee Yale-Helms
• Hannah Lindsay
• John Allen
• Mohini Gupta
• Michael Gibbon
• Heledd Bebb                                 

Tîm Gweithredol: 

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol

 Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Llinos Williams, Prif Swyddog y Prif Weithredwr
• Andrew Prescott, Darpar Ymddiriedolwr
• Sara Weale, Cyngor Partneriaeth
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru
   

Cofnodion: 

• Carol Edwards, Rheolwr Llywodraethiant Corfforaethol 

Ymddiheuriadau: 

• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Ymgysylltu a Phartneriaethau

Adran 1:

1. Materion Cyffredinol

1.1 Croeso'r Cadeirydd, sylwadau agoriadol ac ymddiheuriadau

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.  Nododd ei bod hi’n braf i weld pawb ddoe yn y cyflwyniad gyda chwmni David Morley Architects ar yr astudiaeth dichonoldeb i wella profiad yr ymwelwyr ar draws adeilad y Llyfrgell.

Y camau nesaf yn y broes fydd gwerthuso’r blaenoriaethau ac edrych ar y costau a’r gyllideb, cyflwyno Asesiad Effaith Treftadaeth i Cadw ac yna adrodd yn nôl i gyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Croesawyd Andrew Prescott i arsylwi’r cyfarfod.  Bydd Andrew yn ymuno’n swyddogol fel Ymddiriedolwr ar 1 Mai 2025. 

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Nid oedd unrhyw ddatgan buddiannau yn berthnasol i’r eitemau ar yr agenda.

1.3 Cofnodion cyfarfod 10 Ionawr 2025 a materion yn codi nad ydynt ar yr agenda

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd
 

Adran 2:

 

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad gan amlygu’r meysydd canlynol i sylw’r Ymddiriedolwyr.

Nododd ei bod hi’n braf bod yn Wrecsam a’i fod wedi ymweld eisoes a Choleg Cambria, Prifysgol Wrecsam a Llyfrgell Wrecsam.

Adroddodd bod bron blwyddyn ers iddo gamu i’r swydd a’r prif feysydd y bu iddo ganolbwyntio arno oedd datblygu’r Strategaeth, cychwyn y Rhaglen Newid ac Adnewyddu a chyflwyno strwythur staffio addas i gyflawni’r strategaeth.

Bu’n flwyddyn heriol gan orfod gosod camau lliniaru dros dro oherwydd y sefyllfa gyllidol. Erbyn hyn adroddodd bod y Llyfrgell wedi dod drwy’r cyfnod anodd ac mewn lle mwy sefydlog i godi proffil a symud y Llyfrgell yn ei blaen.  Nodwyd bod y staff yn cyd-dynnu’n dda a bod cydweithio ystyrlon gyda'r Undebau Llafur.

Nododd Susan Davies ei bod hi’n barod i roi mewnbwn i’r Strategaeth Addysg

Cadarnhawyd bod 100 o glipiau newydd yn cael ei hychwanegu i Glip Cymru yn ddyddiol a bod y gwaith o agor y Corneli Clip yn parhau.
 

Adran 3

3.1 Strategaeth 2025-2030

Cynhaliwyd ymgynghoriad ar y strategaeth rhwng 30 Ionawr - 21 Chwefror 2025 lle y derbyniwyd 40 ymateb ysgrifenedig.   Derbyniwyd sylwadau gan unigolion, awdurdodau cyhoeddus, y sector diwylliannol a threftadaeth gan gynnwys yr Isadran Ddiwylliant ac Undeb Llafur Prospect. Derbyniwyd sylwadau hefyd gan gyrff anableddau a chyngor ar amrywedd.  Roedd yr ymatebion yn gefnogol iawn i gyfeiriad y strategaeth ac yn canmol y cerrig milltir ar gyfer y prif brosiectau.  Yn sgil yr ymgynghoriad nid oes angen newid y prif amcanion.

Tafodwyd yr anogaeth i gynnwys ymrwymiadau amlycach i egwyddorion mynediad agored, er bod polisïau yn ei lle bydd cyfle i edrych ar hyn yn ehangach wrth ddatblygu’r Strategaeth Casgliadau.

Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo paratoi fersiwn derfynol o’r Strategaeth ac i gadarnhau’r dyddiad cyhoeddi a lansio efo’r aelodau. 

 

3.2 Cynigion Strwythur y Llyfrgell

Cyflwynodd Rhodri Llwyd Morgan ei bapur a oedd yn cynnig strwythur staffio cadarn i’r blynyddoedd nesaf gyda’r golwg o sicrhau bod yr adnoddau priodol yn eu lle ar gyfer cyflawni blaenoriaethu’r Strategaeth, a hynny o fewn y gyllideb sydd ar gael.

Mae’r strwythur arfaethedig yn cynnig gwell cydbwysedd o ran y tair Cyfarwyddiaeth lle mae modd monitro perfformiad, llwyth gwaith ayyb. Bydd 3 Pennaeth Adran o fewn y Gyfarwyddiaeth Casgliadau a 2 Bennaeth Adran yr un o fewn y Cyfarwyddiaethau Ymgysylltu a Chorfforaethol. Bydd y strwythur a gynigir hefyd yn alinio efo prif elfennau gweithredol y Strategaeth sef, datblygu’r casgliadau cenedlaethol, rhannu ac ymgysylltu a datblygu, newid a gwella.

Nodwyd bod sgyrsiau adeiladol eisoes wedi cymryd lle gydag aelodau’r Tîm Gweithredol y Tîm Arwain a’r Undebau Llafur ar gyd-ddylunio’r strategaeth a’r strwythur.  Y camau nesaf fydd cadarnhau’r strwythur hyd at lefel Penaethiaid yr Adrannau erbyn diwedd Mawrth.  Bu i’r Llyfrgell hefyd dderbyn cyngor Ymgynghorydd Adnoddau Dynol arbenigol ar y strwythur arfaethedig.

Bydd angen yr ymrwymiad presennol o arian preifat sydd eisoes wedi ei glustnodi ar gyfer cefnogi swyddi arweinyddiaeth yn y meysydd Cyfathrebu ac  Ymgysylltu.

Ar sail yr uchod cytunodd y Bwrdd i gefnogi cyfeiriad y cynigion o ran y strwythur lefel uchel.

3.3 Ymgyrch Ymwybyddiaeth y Strategaeth yn dilyn argymhellion Beaufort

Cyflwynwyd papur oedd yn gosod allan y manylion am yr ymgyrch i godi ymwybyddiaeth am y Llyfrgell wrth iddi gyhoeddi ei Strategaeth Newydd 2025-2030.  Mae’r Llyfrgell eisoes wedi mynd allan i dendr i ddod o hyd i gwmni a all gefnogi gyda’r gwaith hwn, a fydd yn cynnwys 3 digwyddiad proffil uchel ledled Cymru, creu cyfres o gynnwys digidol ar gyfer gwefan a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol, dylunio a chyhoeddi print y ddogfen strategaeth a chyfathrebu gyda'r wasg.

Bydd dyddiadau’r digwyddiadau yn cael ei rhannu’n fuan.

Cymeradwywyd y papur gan y Bwrdd.

3.4 Cynllun Pensiwn

Cyflwynwyd adroddiad llafar gan Mererid Boswell.  Adroddodd bod y Llywodraeth wedi cyfrannu £725K ychwanegol at y cynllun pensiwn, hyn yn ychwanegol i’r £500K a oedd eisoes wedi ei dderbyn. Er hynny mae’r diffyg yn parhau.  Bydd angen datrysiad hirdymor i’r dyfodol ac mae ymholiadau wedi ei wneud efo Cynllun Pensiwn Dyfed a’r Gwasanaeth Sifil, ond mae ystyriaethau pellach o ran i’r cynllun weithio yn ariannol i’r ddwy ochr.  

Adroddodd bod y gwaith gwirio gwybodaeth efo cwmni WTW yn parhau.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Cynllun Pensiwn ar 26 Mawrth lle bydd trafodaeth ar y papur drafft ymgynghoriad gyda’r bwriad o fynd yn fyw efo’r ymgynghoriad yn ystod mis Ebrill. 

3.5 Prosiect yr Atriwm – dogfen o’r gwersi a ddysgwyd o’r prosiect

Cyflwynwyd y papur gan Mererid Boswell a oedd yn egluro’r gwersi a ddysgwyd yn benodol o ran cost, amserlen, cynllunio, tendro a chontractwyr; a bod modd cofio’r pwyntiau hyn wrth ymdrin ag unrhyw brosiectau yn y dyfodol.  Croesawyd y papur gan yr Ymddiriedolwyr.

3.6 Adroddiad Porth 4 (Gateway 4) - gwaith cynnal a chadw brys i ddiogelu’r Casgliad Cenedlaethol

Cynhaliwyd adolygiad trylwyr iawn gan Lywodraeth Cymru i’r gwaith cynnal a chadw brys i do’r Llyfrgell. Roedd y Llyfrgell yn fodlon iawn a chanlyniad yr adroddiad a oedd yn ambr/gwyrdd sy’n bositif iawn.  Diolchwyd i Mark Stevens, Pennaeth Ystadau a Gwasanaethau Atodol am ei holl waith. Nododd Hannah Lindsay ei bod hi’n fwy na pharod i gynorthwyo gydag unrhyw waith papur o ran yr argymhellion.

Adran 4

4.1 Adroddiadau Ariannol

4.1.1 Cyfrifon Rheoli Ionawr 2025

Cyflwynwyd y cyfrifon gan Mererid Boswell.  Nododd bod y golled ar ddiwedd y flwyddyn ariannol yn mynd i fod tua £329K, hyn yn is na’r ffigwr a ragwelwyd yn gynt o £646K. Mae’r ffigwr yn dipyn is gan fod yr elfennau masnachol yn perfformio’n well na’r disgwyl a bod incwm hefyd wedi cynyddu.  

Gwariwyd mwy a’r gyflogau na’r disgwyl gan i’r setliad gwreiddiol o 3.7% gynyddu i 5%.  

Mae ychydig o danwario hefyd ar gyllidebau.

Diolchwyd i Mererid a’i thîm am adroddiad clir a safonol.

Cymeradwywyd y cyfrifon gan y Bwrdd.

4.1.2 Cyllideb 2025/2026

Roedd fersiwn cynt o’r papur wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, ac mae’r fersiwn ddiweddara o’r papur wedi ei huwchraddio a’i chyflwyno heddiw sydd yn dangos diffyg o tua £600K.  Derbyniwyd cadarnhad gan Lywodraeth Cymru y byddai’r gyllideb ar gyfer 2025-26 £200K yn uwch na’r hyn a nodwyd. Nid oes gwybodaeth eto wedi ei dderbyn ynglŷn â chyllid ar gyfer cynnydd i Yswiriant Gwlad y Cyflogwr gan fod y Llywodraeth yn aros i glywed oddi wrth y Trysorlys.  

Er bod ychydig mwy o hyblygrwydd o fewn y gyllideb, bydd angen i’r arian preifat barhau i dalu am y tair swydd o fewn y Gyfarwyddiaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu a pharhau i dalu’r £250K tuag at swyddi’r Archif Ddarlledu er bod y swyddi hynny yn cael ei gwreiddio i swyddi craidd y Llyfrgell.

Diolchwyd i Mererid am y papur a oedd yn rhoi darlun clir o’r sefyllfa ariannol am y tair blynedd nesaf. Nodwyd mai braf byddai gweld erbyn diwedd blwyddyn 3 bod yr holl gostau staffio wedi ei gwreiddio i’r gyllideb graidd.-

Codwyd y cwestiwn o ran denu incwm e.e. talu am barcio a derbyn ad-daliad yn y caffi; nodwyd bod rhaid pwyso a mesur yn ofalus o ran parcio gan nad ydym am weld lleihad yn ein defnyddwyr ac ymwelwyr ar adeg pan rydym yn ceisio denu cynulleidfaoedd.  Nodwyd y posibilrwydd o gael tocyn blwyddyn neu barcio am ddim ar y 2 awr gyntaf.

Cymeradwywyd y gyllideb gyda £250K o arian preifat yn mynd i’r gyllideb gyfalaf gan na ragwelir mwy o gyllideb cyfalaf yn cael ei rhoi gan Lywodraeth Cymru.
 

4.1.3 Diweddariad Codi Arian

Rhannwyd er gwybodaeth adroddiad ar weithgareddau codi arian am y cyfnod Ebrill 2024 – Ionawr 2025.

4.1.4 Cyllideb Archif Ddarlledu 2024-2025

Roedd y papur wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, ac ar gais y pwyllgor hwnnw cyflwynir crynodeb o incwm a gwariant y prosiect yn erbyn y gyllideb sydd yn weddill.  Nodwyd bod yn rhaid cadw llygad manwl ar y gyllideb staffio hyd at ddiwedd y prosiect.

4.1.5 Uwchraddiad Grantiau

Roedd y papur wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth sy’n adlewyrchu sefyllfa’r Llyfrgell o ran grantiau. Tynnwyd sylw at ddau brosiect newydd, sef Catalogio Archif Cymdeithas Addysg y Gweithwyr a Rhaglen  Ymgysylltu Dim Celf Gymreig.

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg
 

4.2.1 Cofrestr Risg Corfforaethol

Roedd y gofrestr eisoes wedi ei chyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Chydymffurfiaeth.  Nodwyd y canlynol fewn newidiadau i’r gofrestr risg ers cyfarfod Ionawr.

Ychwanegwyd risg o “fethu a chadw i fyny a thechnolegau esblygol a safonau hygyrchedd” - hyn yn benodol i ddatblygiadau AD i ddisgwyliadau technolegau defnyddwyr.

Roedd dau risg wedi cynyddu sef yr un a’r ddatgarboneiddio lle mae gwaith ehangach yn angenrheidiol er mwyn sicrhau ein bod yn cyflawni gofynion Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol. Yr ail i gynyddu a  gobeithir mai dros dro yn unig y bydd hyn yw’r risg yn ymwneud a’r gweithlu yn bennaf gyda’r strwythur ac ymgynghori ar newidiadau’r cynllun pensiwn.

O ran cynaliadwyedd ariannol derbyniwyd setliad cyllidebol gwell na’r disgwyl sydd wedi lleihau’r pwysau ariannol, a hefyd lleihad i’r safonau llywodraethu gyda phenodi 3 ymddiriedolwr newydd.

Ar sail y newidiadau uchod cymeradwywyd y Gofrestr Risg gan y Bwrdd.

4.2.2. Diweddariad ar Gam 2 Storfa Lyfrau 1 a 2

Cyflwynwyd papur ar ddiweddariad Cam 2 Storfa Lyfrau 1 a 2.  Mae £1.5M eisoes wedi ei dderbyn tuag at atgyweirio’r to, ac mae’r gwaith hwnnw’n mynd rhagddo.  Mae Llywodraeth Cymru wedi nodi bod £850K wedi ei ddarparu yn y gyllideb 2025-26 ar gyfer atgyweirio’r ffenestri, ac mae’r Llyfrgell wedi paratoi cynllun busnes yn barod i’w gyflwyno.  

Gan fod y sgaffaldiau yn ei lle eisoes, mae arbedion wrth gyfuno’r ddau brosiect dan un cytundeb.  Mae’r Llyfrgell wedi cymryd cyngor cyfreithiol sy’n ffafriol, ac felly yn amodol ar gyllid a chaniatâd  Llywodraeth Cymru  gellir dyfarnu’r gwaith fel estyniad tendr o dan y ddogfen fframwaith, ac i ddyfarnu hyn fel estyniad i’r cytundeb adeiladu LEB presennol.

Yn dilyn trafodaeth ac ar sail y papur cymeradwyodd y Bwrdd i ddyfarnu estyniad (digwyddiad digolledu) i LEB Construction fel y broses dendro, os dyfernir cyllid, ac hefyd i gymeradwyo Prosiect Gwella Cam 2 i fynd rhagddo yn ystod 2025-26. 

Adran 6

6.1 Defnydd o Sêl y Llyfrgell

Adroddwyd bod y sêl wedi ei ddefnyddio dwywaith gyda’r gwaith yn ymwneud ac ail-doi Storfa 1 a 2.

6.2 Unrhyw fater arall

Dyma oedd cyfarfod olaf Lee Yale Helms fel Ymddiriedolwr, diolchwyd iddo am ei wasanaeth a dymunwyd yn dda iddo i’r dyfodol.  Bydd Lee yn parhau fel Cadeirydd y Bwrdd Cynllun Pensiwn.

Bydd y cyfweliadau ar gyfer yr Ymddiriedolwr (penodiad Llywodraeth Cymru) yn cael ei gynnal yn ystod mis Mawrth.

Atgoffwyd yr Ymddiriedolwyr i ddychwelyd eu ffurflenni Datgan Buddiannau at Annwen cyn diwedd mis Mawrth.

Atgoffwyd yr Ymddiriedolwyr i gyflwyno eu ffurflenni costau teithio mor fuan â phosibl.

Diwedd

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU /MATERION ANGEN SYLW PELLACH