Polisi Cadwedigaeth Ddigidol

Cynnwys

1. Cyflwyniad
2. Cyd-destun
3. Natur y casgliad digidol
4. Amcanion cadwedigaeth ddigidol
5. Safonau a systemau
6. Llif gwaith a gweithdrefnau
7. Rolau a chyfrifoldebau
8. Adnoddau, cynaliadwyedd a risgiau
9. Diogelwch, yr amgylchedd a pharhad busnes
10. Adolygiad o’r polisi

1. Cyflwyniad

Mae Fframwaith Rheoli Casgliadau Llyfrgell Genedlaethol Cymru (LlGC) yn nodi'r cyd-destun ar gyfer y polisïau sy'n cynorthwyo’r Llyfrgell i reoli'r casgliadau'n effeithiol ac yn effeithlon er budd pobl Cymru a'r Byd. Mae'r polisi hwn yn dod o dan y fframwaith hwnnw a dylid ei ddehongli yn y cyd-destun hwnnw.

2. Cyd-destun

Mae’r Polisi Cadwedigaeth a Gofal Casgliadau yn nodi'r egwyddorion lefel uchel sy'n ymwneud â chadwraeth a gofal casgliadau ac yn cadarnhau ymrwymiad y Llyfrgell i gadwedigaeth ddigidol. Mae'r Polisi Cadwedigaeth Digidol hwn yn nodi sefyllfa’r Llyfrgell yn fwy manwl. Mae cynnwys digidol yn dod yn gyfran fwyfwy sylweddol o'r casgliadau, ond mae perygl y gallai mynediad parhaus i’r cynnwys arwain at broblemau’n ymwneud â thechnoleg fel darfodiant caledwedd a meddalwedd a bit rot. Mae mynediad parhaus at ddeunydd digidol nid yn unig yn dibynnu ar ddatrysiadau technegol, ond hefyd ar sicrhau adnoddau a chynllunio strategol.

Yn ogystal â chyd-fynd â Pholisi Cadwedigaeth Ddigidol i Gymru mae’r polisi hwn hefyd yn cefnogi Strategaeth Gorfforaethol y Llyfrgell sef Llyfrgell i Gymru a'r Byd 2021-2026 sy'n rhoi pwyslais ar ddatblygu a buddsoddi yn y gwaith o gasglu a chadw deunydd digidol mewn gwahanol fformatau. Mae Siarter LlGC yn datgan mai nod y Llyfrgell yw "casglu, diogelu a rhoi mynediad at bob math o ffurf ar wybodaeth gofnodedig." Mae cadwedigaeth yn swyddogaeth graidd, y mae LlGC wedi'i chyflawni ers iddi gael ei sefydlu. Mae disgwyl i’r cynnydd ym maint y deunydd digidol a ddelir gan y Llyfrgell barhau. Mae’r Llyfrgell yn un o chwe Llyfrgell Adnau Cyfreithiol ac mae’n derbyn cynnwys Adnau Cyfreithiol Heb ei Argraffu (h.y., wedi'i gyhoeddi'n ddigidol) o dan Reoliadau Llyfrgelloedd Adnau Cyfreithiol (Gwaith Di-brint) 2013.

3. Natur y casgliad digidol

Mae'r casgliad digidol yn cynnwys:

• Copïau digidol o ddeunydd analog yng nghasgliadau LlGC sy'n deillio o raglenni digido
• Cyhoeddiadau electronig ac e-lyfrau a dderbyniwyd o dan y cynllun adneuo cyfreithiol gwirfoddol
• Deunydd Adnau Cyfreithiol a dderbyniwyd ar y cyd drwy drefniadau'r Llyfrgell Brydeinig
• Gwefannau a chynnwys cyfryngau cymdeithasol
• Cofnodion corfforaethol LlGC
• Casgliadau archifol sy'n cynnwys elfen ddigidol, gan gynnwys meddalwedd a chaledwedd
• Gwrthrychau digidol eraill fel cynnyrch mapio digidol neu ffotograffau digidol
• Casgliadau gweledol a sain digidol sydd wedi eu creu, eu derbyn, neu eu cofnodi oddi ar yr awyr fel rhan o gasgliadau Archif Genedlaethol Sgrin a Sain Cymru
• Traethodau ymchwil gan Brifysgolion Cymru

At ddibenion cadwraeth, ni ystyrir bod casgliad LlGC yn cynnwys deunyddiau digidol nad ydynt yn cael eu dal gan LlGC ond sydd ar gael yn LlGC (e.e., cyfnodolion ar-lein neu ffynonellau cyfeirio fel EEBO, Ingenta, Ancestry.com a NewsUK). Fel arfer, mae angen tanysgrifiad neu gytundeb trwyddedu i gael mynediad at y deunyddiau hyn a bydd mynediad i’r adnodd yn dod i ben yn sgil terfynu’r tanysgrifiad. Nid yw LlGC fel arfer yn gallu cymryd cyfrifoldeb am gadwedigaeth tymor hir a chynnal mynediad at adnoddau o'r fath.

4. Amcanion cadwedigaeth ddigidol

Mae’r Llyfrgell yn ymrwymo i sicrhau bod adnoddau digidol yn parhau i fod yn ddibynadwy, yn ddilys ac yn ddefnyddiadwy gyhyd ag y bo angen. Cyflawnir hyn drwy’r ffyrdd canlynol:

• Darparu seilwaith technegol cadarn, dibynadwy, a graddadwy a diogel ar gyfer storio deunydd digidol
• Sicrhau cynaliadwyedd hirdymor yr asedau digidol hynny sydd wedi'u dewis ar gyfer cadwedigaeth a rheoli asedau digidol eraill mewn modd priodol, yn unol â’u harwyddocâd a’r defnydd a wneir ohonynt
• Darparu mynediad cyhoeddus at bob gwrthrych digidol a gedwir yn y system rheoli asedau digidol, lle mae hawliau'n caniatáu
• Ymgymryd â gweithgareddau mewn modd cost-effeithiol ac effeithlon
• Gallu ymateb i'r amgylchedd sy'n newid yn gyflym drwy hyblygrwydd ac arloesedd
• Gweithredu llifoedd gwaith effeithlon ar gyfer rheoli cylch bywyd deunydd digidol, gyda phrosesau awtomataidd, lle bo hynny'n bosibl
• Ymgymryd â gweithgareddau costio ar gyfer costau cylch bywyd a sicrhau digon o adnoddau ar gyfer cynaliadwyedd
• Annog staff i fod yn arloesol, datblygu arbenigedd, trosglwyddo sgiliau, a darparu'r amgylchedd i alluogi hyn i ddigwydd
• Ymgorffori cadwraeth ddigidol i weithgareddau'r llyfrgell
• Arwain mewn gweithgareddau cadwraeth ddigidol yng Nghymru drwy hyrwyddo arfer a safonau da
• Cydweithio â chyrff eraill i warchod asedau digidol Cymru

5. Safonau a Systemau

Bydd y Llyfrgell yn cydymffurfio ag arfer gorau a safonau cydnabyddedig ar gyfer cadwedigaeth ddigidol. Mae data sy'n ymwneud â chasgliadau digidol hefyd yn ddarostyngedig i Bolisi Disgrifio Casgliadau LlGC. Mae’r Llyfrgell wedi datblygu seilwaith systemau sy'n cydymffurfio ag OAIS ar gyfer cadwedigaeth sy'n seiliedig ar dderbyn yr asedau sydd wedi eu digido yn ei System Rheoli Asedau Digidol, Fedora. Bydd yn parhau i ddefnyddio'r system hon a datblygu'r llwybr Archivematica/Fedora ar gyfer cadw deunydd digidol.

6. Llif gwaith a gweithdrefnau

Bydd y Llyfrgell yn gwneud y canlynol:

• Parhau i ddefnyddio System Rheoli Asedau Digidol Fedora ar gyfer rheoli ei asedau digidol, yn ôl penderfyniadau blaenoriaethu
• Datblygu'r system Archivematica/Fedora ar gyfer y llwybr ar gyfer rheoli asedau digidol anedig
• Dileu cynnwys digidol o'r cyfryngau storio a’i osod yn y system gadwraeth
• Cadw tri chopi o'r data digidol mewn lleoliadau ar wahân
• Gwirio sicrwydd y ffeil a gwirio am firysau wrth ei gosod, monitro sicrwydd y ffeil yn rheolaidd a defnyddio blocwyr ysgrifennu ar y cynnwys
• Creu, cynnal a chadw metadata technegol, disgrifio a chadwedigaeth er mwyn galluogi cynaliadwyedd
• Sicrhau bod gwybodaeth am hawliau yn cael ei chasglu i alluogi newid fformatau gwrthrychau digidol wrth dderbyn a mudo, pan fo angen, ac i reoli mynediad
• Darparu mynediad cyhoeddus i'r cynnwys digidol trwy gatalog y Llyfrgell a systemau darganfod adnoddau priodol eraill
• Delio ag ôl-groniadau digidol er mwyn cynyddu’r gallu i ddarganfod adnoddau digidol
• Sicrhau diogelwch data yn unol â'r Polisi Diogeledd Gwybodaeth
• Monitro fformatau ffeiliau ac ymgymryd â chamau mudo, pan fo angen
• Sicrhau bod digon o gapasiti storio ar gael ar gyfer y cynnwys digidol
• Ymgymryd â chynllunio cadwraeth ac asesiadau risg i asesu camau cadwedigaeth, gan gynnwys asesu yn erbyn Lefelau Cadwedigaeth NDSA neu fodelau perthnasol eraill
• Gwella sgiliau a gwybodaeth staff drwy hyfforddiant a throsglwyddo gwybodaeth
• Cydweithio â phartneriaid i gynyddu capasiti, rhannu adnoddau, a throsglwyddo gwybodaeth

7. Rolau a Chyfrifoldebau

Cyfarwyddwr y Casgliadau a'r Gwasanaethau Digidol fydd yn gyfrifol am y polisi. Bydd cynnydd ar weithredu a monitro gweithgaredd yn cael ei adrodd i’r Bwrdd Trawsnewid Digidol. Bydd agweddau gweithredol y strategaeth yn cael eu harwain gan y Pwyllgor Cadwraeth Ddigidol, sy'n cynnwys cynrychiolwyr o bob rhan o'r Llyfrgell.

8. Adnoddau, Cynaliadwyedd a Risgiau

Bydd LlGC yn chwilio am ddigon o adnoddau i weithredu'r polisi a chynnal yr adnoddau digidol. Os na fydd LlGC yn parhau i weithredu ei pholisi i sicrhau cynaliadwyedd hirdymor ei hasedau digidol, bydd yn colli uniondeb fel Llyfrgell Genedlaethol ac yn methu â chyflawni telerau ei Siarter. Bydd hefyd yn peryglu ei statws Achrediad Archifau, sy'n rhoi pwyslais ar reoli cynnwys digidol. Bydd yn methu â bodloni disgwyliadau ei defnyddwyr, yn wynebu costau cynyddol wrth adfer asedau a gwasanaethau digidol ac ni fydd yn gallu cyfrannu at fentrau cydweithredol na manteisio arnynt.

Mae’r Llyfrgell yn gweithio gyda sawl unigolyn a sefydliad i gefnogi cadwedigaeth ddigidol gynaliadwy. Mae'r rhain yn cynnwys partneriaeth â Llyfrgelloedd Adnau Cyfreithiol eraill. Mae'r LlGC yn aelod o'r Glymblaid Cadwraeth Ddigidol ac yn ymgysylltu â chyrff gan gynnwys y Ganolfan Curadu Ddigidol, y Ganolfan Cynghori ar Gadwraeth, a'r Open Planets Foundation. Mae'r cyrff hyn yn cymryd rhan weithredol wrth gefnogi cadwraeth ddigidol a bydd y Llyfrgell yn gweithio gyda'r cyrff hyn i gefnogi nodau cadwraeth.

9. Diogelwch, yr Amgylchedd a Pharhad Busnes

Mae Polisi Diogeledd Gwybodaeth y Llyfrgell yn nodi'r bwriad a'r cyfarwyddyd cyffredinol sy’n ymwneud â diogelwch gwybodaeth. Mae'n disgrifio'r mesurau a gaiff eu cymryd ar gyfer diogelu'r wybodaeth ddigidol yn gorfforol ac yn amgylcheddol. Mae'r Cynlluniau Parhad Busnes ac Argyfwng TGCh yn cynnwys gweithdrefnau ar gyfer gwella systemau a gwasanaethau yng nghyd-destun unrhyw ddigwyddiad aflonyddgar.

10. Adolygiad o’r polisi

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu'n flynyddol gan y Gyfarwyddiaeth Casgliadau a Gwasanaethau Digidol.

DIWEDD Y DDOGFEN