Cofnodion Cyfarfod Bwrdd yr Ymiddriedolwyr 6 Rhagfyr 2024

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru Cyfarfod Agored 

Dyddiad: Dydd Gwener, 6 Rhagfyr 2024

Lleoliad: Ystafell Gyfarfod 3ydd Adeilad ac ar-lein

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• Gronw Percy
• Andrew Evans
• Janet Wademan
• David Hay
• Susan Davies
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth
• Lee Yale-Helms
• Hannah Lindsay

Tîm Gweithredol: 

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Ymgysylltu a Phartneriaethau

 Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Nia Dafydd, Cyngor Partneriaeth
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru 

Cofnodion: 

• Carol Edwards, Rheolwr Llywodraethiant Corfforaethol 

Ymddiheuriadau: 

• John Allen 

Adran 1: Materion Cyffredin

1.1 Croeso gan y Cadeirydd a sylwadau agoriadol

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod, gan ymddiheuro am yr angen i newid dyddiad y cyfarfod. 

1.2 Datganiadau o fuddiannau sy'n berthnasol i'r agenda

Datganodd y staff oedd yn bresennol fudd yn y trafodaethau ar y cylch gorchwyl cyflog fel cyflogeion y Llyfrgell.

1. Cofnodion cyfarfod arbennig Bwrdd y Llyfrgell ar y 3 Hydref 2024

Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod arbennig 3 Hydref 2024 fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd.  

Adran 2 : 

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Cyflwynodd y Prif Weithredwr ei adroddiad, gan dynnu sylw at y materion penodol canlynol;

Mae Rhaglen Newid ac Adnewyddu wedi ei llunio, sydd wedi ei rhannu gyda staff ar y fewnrwyd. Mae tasglu mewnol o staff a chynrychiolwyr undebau wedi ei ffurfio i yrru a goruchwylio’r rhaglen. Cytunodd y Prif Weithredwr i rannu’r Rhaglen gydag aelodau’r Bwrdd.

Mae bron pob un o’r 24 aelod staff wedi gadael o dan y Cynllun Diswyddo Gwirfoddol, ac mae effaith yr ymadawiadau i’w gweld ar waith craidd y Llyfrgell mewn ambell adran.

Bu arddangosfa Delfryd a Diwylliant, ddaeth i ben ddechrau mis Medi, yn un llwyddiannus dros ben. Roedd ffigyrau ymwelwyr 25% yn uwch na’r cyfnod cyfatebol yn 2019. Dyma hefyd y cyfnod prysuraf o ran ymwelwyr ers 2011. 

Cynhaliwyd diwrnod llawn gweithgareddau ar 19 Medi i ddathlu Gŵyl Ganol Hydref Tsieineaidd, gan weithio mewn partneriaeth gyda’r Gymdeithas Tsieneaid yng Nghymru.

Lansiwyd cyfres deledu Cyfrinachau’r Llyfrgell ar 12 Medi mewn noson arbennig yn y Llyfrgell. Mae S4C wedi cyhoeddi ei bod am gomisiynu ail gyfres, ac mae’r gwaith ffilmio’n digwydd ar hyn o bryd.

Lansiwyd arddangosfa Dim Celf Gymreig ar 15 Tachwedd, arddangosfa sydd wedi ei churadu yn arbennig dan ofal yr hanesydd celf a churadur nodedig, Peter Lord.

Cyfarfu’r Prif Weithredwr a’r Llywydd gyda Jack Sargeant AS, Gweinidog Diwylliant, Sgiliau a Phartneriaeth Gymdeithasol ar 17 Hydref, a chafwyd cyfle i gyfarfod Arlywydd Llydaw a’r Dirprwy Brif Weinidog, Huw Irranca-Davies mewn derbyniad ar 12 Tachwedd.

Mynychodd y Prif Weithredwr gyfarfod o’r llyfrgelloedd adnau cyfreithiol. Yn dilyn yr ymosodiad seiber ar y Llyfrgell Brydeinig, nid ydynt wedi adfer y gwasanaeth adnau cyfreithiol di-brint, ac yn annhebygol o’i adfer tan y flwyddyn newydd. Mae system newydd yn cael ei phrofi, a bydd cyfarfod brys gyda Phrif Weithredwr newydd y Llyfrgell Brydeinig ym mis Ionawr i gymeradwyo ail gychwyn y gwasanaeth adnau cyfreithiol di-brint.

Oriel Gelf Gyfoes - mae’r Llyfrgell wedi cwblhau’r gwaith o ddigido ei chasgliad celf gyfoes, ac wedi cyflogi Swyddog Benthyciadau Cymunedol. Bydd model gwasgaredig yn cael ei ddefnyddio i ymgysylltu á’r orielau partner.

Adran 3: Materion Strategol

3.1 Cynllun Strategol

Diolchwyd i aelodau’r Bwrdd am eu mewnbwn i’r Cynllun Strategol.

Os yw’r Bwrdd yn cymeradwyo’r cynllun, yna bydd yn cael ei rannu gyda staff yn dilyn y cyfarfod, a thrafodaeth bellach yn digwydd gyda swyddogion Llywodraeth Cymru. Bydd y ddogfen yn cael ei dylunio, ac yna mynd allan i ymgynghoriad cyhoeddus ym mis Ionawr.

Nododd y Prif Weithredwr mai’r datblygiadau blaenoriaeth yn Adran 8 yw prif brosiectau’r Llyfrgell am y blynyddoedd nesaf, sydd eisoes wedi eu cymeradwyo, ac mae’n awyddus i gadw’r ymrwymiadau yma fel y maent yn ymddangos yn y ddogfen.

Bydd amserlen ar gyfer cyflawni’r datblygiadau blaenoriaeth yn cael ei drafftio ynghyd á chynlluniau gweithredu, prif ddangosyddion cyflawni a chyllidebau.

Roedd y Bwrdd yn hapus i gymeradwyo’r Cynllun Strategol.

3.2 Cynllun Gweithredu Argymhellion Beaufort

Yn dilyn cyflwyniad cwmni Beaufort i’r Bwrdd ym mis Medi, cyflwynodd Rhian Gibson gynllun gweithredu ar gyfer cyflawni’r argymhellion. Mae bwriad creu sesiynau ymwybyddiaeth a fideos i hyrwyddo’r Llyfrgell, a bydd cais yn cael ei gyflwyno i’r Bwrdd am arian penodol i wneud y gwaith yma, fydd tua £50k. Bydd y cynllun gweithredu yma ynghyd á’r Cynllun Strategol newydd yn cael eu defnyddio i ail lansio hyrwyddo’r Llyfrgell.

Mae cwmni Slam wedi creu 3 ffilm i’r Llyfrgell, a bydd y rhain yn cael eu defnyddio flwyddyn nesaf, o bosib adeg lansio’r Cynllun Strategol.

Gofynnwyd i Rhian greu cynllun syml ar gyfer y gwaith hyrwyddo yma i’w drafod a’i gymeradwyo gan y Bwrdd yn ei gyfarfod ar 10 Ionawr 2025.

3.3 Cynllun Pensiwn – penodi Ymddiriedolwr

Yn dilyn ymadawiad Anwen Jones o’r Bwrdd, mae bwlch ar y Bwrdd Cynllun Pensiwn. Gofynnodd y Cadeirydd i unrhyw aelod sydd á diddordeb ymuno á’r Bwrdd Cynllun Pensiwn i gysylltu gydag ef.

3.4 Penodi aelod annibynnol i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd

Derbyniwyd 5 cais, a chafodd dau unigolyn eu cyfweld. Yn dilyn hynny, penodwyd Bruce Roberts, cyfrifydd siartredig a chyfarwyddwr cwmni Bruce Roberts & Co - cwmni annibynnol o gyfrifwyr siartredig wedi ei leoli yn Wrecsam. Cymeradwywyd y penodiad gan y Bwrdd.

3.5  Penodi Ymddiriedolwyr

Yn dilyn ymgyrch hynod o lwyddiannus, ble derbyniwyd 9 cais, mae’r Llyfrgell wedi penodi 4 Ymddiriedolwr newydd i wasanaethu ar Fwrdd y Llyfrgell.

Bydd Dr Mohini Gupta, Michael Gibbon K.C. a Heledd Bebb yn cychwyn ar 1 Ionawr 2025 am dymor o 4 mlynedd, a bydd Dr Andrew Prescott yn cychwyn ar 1 Mai 2025, pan fydd tymor Lee Yale-Helms wedi dirwyn i ben. Bydd Andrew yn mynychu cyfarfod y Bwrdd ym mis Mawrth fel sylwedydd.

Diolchwyd i’r Clerc am drefnu’r ymgyrch, a chroesawyd y penodiadau fydd yn dod a phrofiad a sgiliau gwahanol i’r Bwrdd. Cymeradwywyd y penodiadau gan y Bwrdd, a bydd datganiad i’r wasg yn cael ei ryddhau am 13.00 heddiw.

3.6 Rheoliadau’r Llyfrgell

Mae mân newidiadau, sydd wedi eu rhannu gyda’r aelodau, wedi eu gwneud i’r Rheoliadau. Cyflwynwyd y Rheoliadau diwygiedig i’r Pwyllgor, Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 22 Hydref, ac argymhelliad y pwyllgor yw i’r Bwrdd gymeradwyo’r Rheoliadau diwygiedig.

Cymeradwywyd y Rheoliadau gan y Bwrdd.

3.7 Fframwaith Llywodraethiant Corfforaethol

Gwnaethpwyd fan newidiadau i’r Fframwaith sydd wedi eu rhannu gyda’r aelodau. Nid oedd yn bosibl cyflwyno hwn i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ymlaen llaw.

Cymeradwywyd y Fframwaith gan y Bwrdd.

3.8 Adroddiad Blynyddol Iechyd, Diogelwch a Lles

Cyflwynwyd yr adroddiad yma i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 22 Hydref, gyda’r argymhelliad i’r Bwrdd ei gymeradwyo.

Cymeradwywyd yr adroddiad gan y Bwrdd.

3.9 Adroddiad Blynyddol Cydraddoldeb, Amrywedd a Chynhwysiant

Cyflwynwyd yr adroddiad yma i’r Pwyllgor Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant ar 22 Hydref, gyda’r argymhelliad i’r Bwrdd ei gymeradwyo. Gofynnwyd i Annwen Isaac gylchredeg linc i’r wefan i’r aelodau sy’n cynnwys ystadegau 2024.

Cymeradwywyd yr adroddiad gan y Bwrdd.

3.10 Cylch Gorchwyl Cyflog

Cyflwynodd Mererid Boswell y cylch gorchwyl cyflog, gan nodi, oherwydd na fydd y gyllideb yn cael ei chyhoeddi tan wythnos nesaf, nad yw wedi bod yn bosibl cynnwys eglurder ar sut bydd y dyfarniad yn cael ei ariannu. Nododd Mererid y byddai’n rhaid talu’r dyfarniad o gronfeydd preifat y Llyfrgell am y tro.

Gofynnwyd am doriad o staff fesul bandiau cyflog i’w gyflwyno i’r Bwrdd yn ei gyfarfod ar 10 Ionawr 2025.

Cymeradwywyd y cylch gorchwyl cyflog gan y Bwrdd.

Adran 4: Materion Corfforaethol

4.1 Adroddiadau Ariannol

4.1.1 Cyfrifon Blynyddol 2023/24

Ar ôl treulio 4 wythnos yn archwilio'r Cyfrifon Blynyddol, derbyniwyd cais gan Archwilio Cymru ar 23 Hydref i werthuso’r adeilad. Talwyd £7,000 i Cooke and Arkwright gynnal y gwerthusiad a derbyniwyd y gwerthusiad ar 21 Tachwedd.  Mynegwyd pryder fod hyn wedi codi yn hwyr iawn yn y broses archwilio, a gofynnwyd i Mererid archwilio i opsiynau amgen os oes modd i’r Llyfrgell symud at archwilwyr eraill.

Bydd cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd ar 19 Rhagfyr i graffu ar y cyfrifon terfynol cyn iddynt gael eu cyflwyno i’r Bwrdd yn ei gyfarfod ar 10 Ionawr 2025.

4.1.2 Cyfrifon Rheoli Hydref 2024

Cyflwynwyd cyfrifon rheoli Hydref 2024 gan Mererid Boswell. Er bod y gyllideb yn dangos £233k o golled, mae’r alldro tybiannol yn unol á’r gyllideb.

Cymeradwywyd y cyfrifon rheoli gan y Bwrdd.

4.1.3 Ymrwymiadau’r Cronfeydd Preifat

Cafwyd diweddariad llafar gan Mererid Boswell, a nododd fod buddsoddiadau’r Llyfrgell yn perfformio’n dda. Cafwyd cyflwyniad gan Investec – cwmni buddsoddi’r Llyfrgell ar 5 Tachwedd, ac mae’r Llyfrgell yn hapus gyda sut maent yn trin portffolio’r Llyfrgell, a’u ffioedd.

Cafwyd diweddariad gan y Prif Weithredwr ar sefyllfa’r cynllun pensiwn. Mae nifer o gyfarfodydd wedi eu cynnal  gyda’r Cyngor Partneriaeth, Willis Towers Watson a chyfreithwyr y Bwrdd Cynllun Pensiwn i ddrafftio dogfen ymgynghori. I sicrhau bod y ddogfen yn glir a chywir, ni fydd yn cael ei chyflwyno i staff tan y flwyddyn newydd.

4.1.4 Tendr yr Hafod

Derbyniwyd tendrau ar gyfer prosiect yr Atriwm (Hafod) ar 25 Tachwedd 2024. Oherwydd oedi cyn cael caniatâd cynllunio, roedd 16 mis wedi mynd heibio ers y dylunio gwreiddiol a dogfennau tendro terfynol, ac o ganlyniad i chwyddiant, roedd y prisiau’n sylweddol uwch nag a ddisgwyliwyd.

Byddai bwrw ymlaen gyda’r prosiect yn ymrwymo GIA cyfalaf yn gyfan gwbl am y 2 flynedd nesaf, fyddai’n golygu gorfod gohirio’r gwaith datgarboneiddio am 3 blynedd, a gohirio’r holl waith cyfalaf arall tan 2027-28.

Roedd Quentin Howard, cadeirydd y Panel Adeiladau, ac Andrew Evans, cadeirydd y Grŵp Gofod Storio yn argymell na ddylid symud ymlaen gyda’r prosiect, gan nad oedd yn gost effeithiol. Ar sail hyn, penderfynodd y Bwrdd i beidio bwrw ymlaen gyda’r prosiect, ond gofyn i’r Grŵp Gofod Storio a’r Panel Adeiladau gychwyn adnabod opsiynau amgen am ofod storio i ffwrdd o dir y Llyfrgell. Gofynnwyd hefyd am ddogfen yn gosod allan gwersi a ddysgwyd o’r prosiect yma.

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg

4.2.1 Cofrestr Risg Corfforaethol

Mae sgôr 2 risg wedi codi;

Methiant i ddiogelu casgliadau o bwys cenedlaethol a rhyngwladol - yn dilyn penderfyniad i beidio parhau gyda phrosiect yr Atriwm (Hafod), mae’r risg o ddiffyg gofod storio yn cynyddu, ac angen gweithredu brys.

Methiant i gyflawni lefel uchel o lywodraethiant - risg tymor byr i lywodraethiant oherwydd staff llywodraethiant allweddol yn gadael trwy ddiswyddo gwirfoddol, a’r angen i addasu i strwythur newydd.

Mae RSM yn gwneud archwiliad risg, a bydd holiadur yn cael ei ddosbarthu wythnos nesaf i aelodau’r Bwrdd i gael eu barn am sut mae’r Llyfrgell yn rheoli risg.

Croesawodd y Bwrdd y fformat o daenlen Excel ar gyfer cyflwyno risgiau corfforaethol y Llyfrgell, ond gofynnwyd a fyddai modd cynnwys saethau yn ogystal er eglurder.

Adran 5: Adroddiadau o Bwyllgorau

5.1 Cofnodion Drafft Archwilio, Risg a Sicrwydd 8.10.24

Atgoffodd y cadeirydd, Janet Wademan, yr aelodau o’r cyfarfod arbennig o’r pwyllgor fydd yn cael ei gynnal ar 19 Rhagfyr i graffu ar y Cyfrifon Blynyddol.

Ni chafwyd unrhyw gwestiynau na sylwadau ar y cofnodion gan yr aelodau.

5.2 Cofnodion Drafft Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant 22.10.24i

Cyflwynwyd y cofnodion gan y cadeirydd, Ashok Ahir. Ni chafwyd unrhyw gwestiynau na sylwadau ar y cofnodion gan yr aelodau.

5.3 Cofnodion Drafft Cyllid ac Adnoddau 5.11.24

Cyflwynwyd y cofnodion gan y cadeirydd, Gronw Percy. Ni chafwyd unrhyw gwestiynau na sylwadau ar y cofnodion gan yr aelodau.

Adran 6: Unrhyw fater arall

6.1 Defnydd o Sêl y Llyfrgell

Adroddwyd bod sêl y Llyfrgell wedi ei ddefnyddio ar 2 ddogfen, ac mae hyn yn cael ei adrodd i’r Bwrdd yn unol á’r Rheoliadau.

Ffarwelio

I orffen, cyflwynwyd anrheg ar ran y Bwrdd i’r Clerc, oedd yn mynychu ei chyfarfod olaf o Fwrdd yr Ymddiriedolwyr ac yn gorffen yn y Llyfrgell heddiw. Diolchwyd iddi gan y Cadeirydd a dymunwyd yn dda iddi at y dyfodol.

Pwyntiau i’w gweithredu /materion angen sylw pellach