Cofnodion Cyfarfod Bwrdd Ymddiriedolwyr 6 Rhagfyr 2024

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru
Cyfarfod Agored
Dyddiad: Dydd Gwener, 6 Medi 2024
Lleoliad: Ar-lein

Yn bresennol:

Aelodau'r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)
• Gronw Percy
• Andrew Evans
• Janet Wademan
• Anwen Jones
• David Hay
• Susan Davies
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth
• John Allen
• Hannah Lindsay

Tîm Gweithredol:

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol

Staff eraill:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Sara Weale, Cyngor Partneriaeth
• Phil Roberts, Llywodraeth Cymru
• Nicky Guy, Llywodraeth Cymru (o 12.15)
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru (ar gyfer cyflwyniad Beaufort)

Cofnodion:

• Carol Edwards (Rheolwr Llywodraethiant Corfforaethol)

Ymddiheuriadau:

• Lee Yale-Helms
• Rhian Gibson

Croeso gan y Cadeirydd a sylwadau agoriadol

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Derbyniwyd ymddiheuriadau Lee Yale-Helms a Rhian Gibson.

Croesawodd y Cadeirydd Nicky Guy, oedd bellach wedi dychwelyd o gyfnod mamolaeth i’w swydd fel Dirprwy Gyfarwyddwr yn yr Adran Noddi.

Datganiadau o fuddiannau sy'n berthnasol i'r agenda

Datganodd y staff oedd yn bresennol fudd yn y trafodaethau ar y cynllun pensiwn fel aelodau gweithredol o’r cynllun hwnnw. Datganodd Ashok Ahir, Andrew Evans ac Anwen Jones fudd yn y trafodaethau hynny hefyd fel Ymddiriedolwyr y Cynllun Pensiwn.

1. Cofnodion cyfarfodydd 25 a 26 Gorffennaf 2024

Cymeradwywyd cofnodion cyfarfodydd 25 a  26 Gorffennaf fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd. Mewn ymateb i sylw gan un Ymddiriedolwr fod yr amser a neilltuwyd yn y cyfarfod ar 25 Gorffennaf i drafod y strategaeth yn rhy fyr, nodwyd bod cyfarfod arbennig wedi ei drefnu ar 3 Hydref  fydd yn canolbwyntio’n gyfan gwbl ar drafod y strategaeth arfaethedig.

2. Cyflwyniad – opsiynau cynllun pensiwn

Er gwybodaeth i’r aelodau, nododd Mererid Boswell bod Llywodraeth Cymru wedi darparu cyllid ychwanegol i’r Llyfrgell wythnos diwethaf, a byddai peth o hwn yn cael ei ddefnyddio i leihau’r diffyg hanesyddol yn y cynllun pensiwn, ond ni fyddai hyn yn mynd i’r afael â phroblem croniadau at y dyfodol.

Croesawodd y Cadeirydd John Cockerton o Willis Towers Watson (WTW) i’r cyfarfod i fynd trwy’r opsiynau a gyflwynwyd i’r Bwrdd yng nghyfarfod mis Gorffennaf ar gyfer ymgynghori ar y cynllun pensiwn.

Mae dogfen wedi ei drafftio gan WTW i’w rhannu gyda’r staff a’r undebau sy’n cynnig newidiadau i’r cynllun pensiwn, ac i ofyn barn y cyflogeion am y newidiadau arfaethedig.

Yn y papur a gyflwynwyd i’r Bwrdd ym mis Gorffennaf, cynigiwyd 3 opsiwn;

1. Diwygio’r cynllun buddion diffiniedig (DB)
2. Cynllun cyfraniadau diffiniedig (DC)
3. Diwygio’r cynllun buddion diffiniedig (DB) ar gyfer cyflogeion presennol, a chynnig cynllun cyfraniadau diffiniedig (DC) i gyflogeion newydd

Nodwyd nad oedd y cynllun pensiwn presennol yn gynaliadwy’n ariannol a bod fforddiadwyedd yn ffactor bwysig yn yr angen i ddiwygio’r cynllun. Nodwyd bod angen i’r broses o ddiwygio’r cynllun gael ei wneud yn gywir, gan mai dyma fyddai’r tro cyntaf i’r cynllun gael ei ddiwygio yn hanes y Llyfrgell.

Rhaid i’r Llyfrgell osod allan yn glir y cynnig am newid a gosod allan ei gweledigaeth.

Bydd angen proses ymgynghori agored, chlir a thryloyw a gwneud yn siŵr fod pob cyflogai yn deall yr hyn sy’n cael ei argymell. Mae’n bwysig  hefyd bod rheolwyr yn gwrando ar adborth gan staff a mynd i’r afael a’u cwestiynau a phryderon.

Awgrymodd John Cockerton y cynnig canlynol;

Y Llyfrgell i ddarparu gwybodaeth lawn am ei chynnig dewisol, sef diwygio’r cynllun DB  a rhoi gwybodaeth gyfyngedig yn unig am yr ail gynnig er gwybodaeth i staff, sef cynllun DC.

Gofynnwyd i’r aelodau bleidleisio trwy ddangos dwylo ar y cynigion;

• Newid y cynllun presennol – yn unfrydol o blaid (10 aelod)
• Cynnig dau opsiwn DB a DC – yn unfrydol yn erbyn (10 aelod)
• Egluro bod dau opsiwn wedi eu trafod, ond bod y Llyfrgell am gynnig un opsiwn (diwygio cynllun DB) gyda gwybodaeth gyfyngedig am yr ail opsiwn (DC) – ynunfrydol o blaid (10 aelod)

Ymneilltuodd y Cadeirydd o’r bleidlais.

Cytunwyd felly i’r trydydd opsiwn uchod gael ei gyflwyno i Fwrdd y Cynllun Pensiwn, ac i gael cytundeb Llywodraeth Cymru i’r cynnig, cyn mynd allan i ymgynghori gyda staff.

Bydd WTW yn paratoi papur ymgynghori diwygiedig yn gosod allan yr opsiynau a phapur eglurhaol fydd yn cynnwys yr effaith hir dymor ar y Llyfrgell o newid y cynllun. Yn dilyn hynny, bydd Rhodri a Mererid yn darparu gwybodaeth bellach ar yr amserlen a’r camau nesaf, a rhannu’r wybodaeth gyda’r aelodau ar e-bost pan fydd yn barod.

Bydd yr ymgynghoriad yn cychwyn ym mis Hydref, a bydd y Prif Weithredwr yn hysbysu staff o hyn yn y cyfarfodydd staff ar 17 Medi.

3. Ymgyrch Penodi Ymddiriedolwyr

Bydd y Llyfrgell yn rhedeg ymgyrch penodi ar y cyd gyda Llywodraeth Cymru i benodi 3 Ymddiriedolwr - dau yn benodiadau’r Llyfrgell, ac un yn benodiad Llywodraeth Cymru.

Mae archwiliad sgiliau wedi ei anfon at bawb, a dylid ei gwblhau cyn gynted â phosib gan y bydd hwn yn gymorth i lunio’r hysbyseb. Cynigiwyd y dylid ychwanegu cwestiwn ynglŷn â sgiliau datblygu’r we/cyfathrebu digidol.

Yn dilyn hysbysebu’n eang, mae 5 cais wedi eu derbyn ar gyfer rôl aelod annibynnol ar Bwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd y Llyfrgell; cynhelir cyfweliadau ar 7 Hydref. Ar gais y Cadeirydd gofynnwyd i’r panel hysbysu ymgeiswyr fod ymgyrch benodi i Fwrdd yr Ymddiriedolwyr yn mynd i’w chynnal yn fuan, a’u hannog i ystyried ymgeisio. Gofynnwyd i’r Llyfrgell hysbysebu unrhyw rôl at y dyfodol ar LinkedIn hefyd.

4. Cyfrifon Rheoli Gorffennaf 2024

Cyflwynwyd y rhain er gwybodaeth yn unig i’r aelodau. Dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau yn eu cylch at Mererid Boswell neu’r Trysorydd.

5. Cofnodion Archwilio, Risg a Sicrwydd 02.07.24

Cyflwynwyd y rhain er gwybodaeth yn unig i'r  aelodau; dylid cyfeirio unrhyw gwestiynau yn eu cylch at gadeirydd y pwyllgor, Janet Wademan.

6. Tendr Cyfalaf – Gwaith brys ar y Toeon

Mae Llywodraeth Cymru wedi darparu £1.9m o gyllid tuag at gwblhau gwaith argyfwng ar doeon y Llyfrgell. Yn dilyn proses dendro ar Sell2 Wales, derbyniwyd tri phris,  ac mae’r cytundeb yn cael ei ddyfarnu i LEB Construction. Mae’r ddau gwmni arall wedi cael gwybod eu bod yn aflwyddiannus.

Mae trafodaethau wedi eu cynnal gyda Llywodraeth Cymru i ail osod y to gyda llechi newydd (yn lle ail ddefnyddio’r rhai presennol) ar gost ychwanegol o £125k; gyda’r 10% wrth gefn sydd wedi ei ddyrannu ar gyfer y cytundeb, mae hyn yn dod a chyfanswm gwariant i fyny i £1.8m. Bydd angen cwblhau’r gwaith erbyn 31 Mawrth 2025 i sicrhau’r cyllid gan Lywodraeth Cymru, ac mae LEB yn ffyddiog y medrant gwrdd â’r amserlen yma.

Mae yswiriant ar y cyd wedi e drefnu ar gyfer LEB Construction a’r Llyfrgell, gyda’r amod na fydd unrhyw waith poeth (hot works) yn cael ei wneud ar y toeon.

Mynegwyd peth pryder gan un aelod bod y broses wedi ei chwblhau, a bod y ddau gwmni aflwyddiannus wedi eu hysbysu, cyn i’r Bwrdd gael unrhyw fewnbwn, ac nad oedd unrhyw le felly gan yr Ymddiriedolwyr i ofyn cwestiynau pellach petaent eisiau gwneud hynny. At y dyfodol, cytunwyd y dylai’r Ymddiriedolwyr gael eu hysbysu o faterion o bwys sylweddol cyn i unrhyw benderfyniad gael ei wneud.

Roedd y Bwrdd yn hapus i gadarnhau’r cytundeb i LEB Construction.

7. Cyflwyniad Ymchwil Cynulleidfaoedd – Beaufort Research

Croesawyd Owen Knight a Catrin Davies i’r cyfarfod i roi cyflwyniad ymchwil cynulleidfaoedd.

Cyflwynodd Beaufort adroddiad ar y gwaith ymchwil cynulleidfaoedd oedd wedi digwydd yn ystod Ebrill – Gorffennaf 2024.

Roedd yr ymchwil yn canolbwyntio ar ymwelwyr â’r Llyfrgell, effaith ehangach y Llyfrgell ymysg y cyhoedd yng Nghymru, canfyddiadau o’r Llyfrgell ac ehangu’r gynulleidfa. Gosodwyd rhestr o weithrediadau ac argymhellion yn erbyn bob pennawd i’r Llyfrgell ystyried eu gweithredu.

Gofynnodd y Cadeirydd i Rhian Gibson a’i thîm baratoi dogfen yn gosod allan y gwaith sydd wedi ei wneud yn barod yn dilyn derbyn adroddiad Beaufort, a’r gwaith pellach fydd yn cael ei wneud i ymateb i’r canfyddiadau, a chyflwyno hyn i’r Bwrdd ym mis Tachwedd.

Diolchodd y Cadeirydd i Owen Knight a Catrin Davies am eu cyflwyniad.

Unrhyw fater arall

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu presenoldeb a’u cyfraniadau.

Ynghyd â phartneriaid eraill yn y sector, mae’r Llyfrgell wedi derbyn cyllid ychwanegol, fydd efallai yn lliniaru ar unrhyw arbedion fydd ei angen cyn 31 Mawrth 2025. Efallai bydd modd defnyddio peth o’r arian i fynd i’r afael â gwaith Beaufort ac ystyried hefyd defnyddio arian o’r cronfeydd preifat petai angen ar gyfer y gwaith hynny.

**DIWEDD**

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU /MATERION ANGEN SYLW PELLACH