Cofnodion Cyfarfod Bwrdd Ymddiriedolwyr 26 Gorffennaf 2024

Cyfarfod: Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru
Cyfarfod Agored
Dyddiad: Dydd Gwener, 26 Gorffennaf 2024
Lleoliad: Ystafell y Cyngor ar ar-lein

Yn bresennol:

Aelodau’r Bwrdd:

• Ashok Ahir (Llywydd a Chadeirydd)        
• Andrew Evans (Is Lywydd)             
• Gronw Percy (Trysorydd)                    
• Janet Wademan                      
• Anwen Jones
• David Hay        
• Susan Davies    
• Quentin Howard
• Andrew Cusworth        
• John Allen
• Hannah Lindsay

Tîm Gweithredol:

• Rhodri Llwyd Morgan, Prif Weithredwr
• Rhian Gibson, Cyfarwyddwr Cyfathrebu, Ymgysylltu a Phartneriaethau
• Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol
• Mererid Boswell, Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol

Hefyd yn bresennol:

• Annwen Isaac, Rheolwr Adnoddau Dynol
• Mary Ellis, Llywodraeth Cymru
• Jeff Smith, Cyngor Partneriaeth

Cofnodion:

• Carol Edwards (Rheolwr Llywodraethiant Corfforaethol)

Ymddiheuriadau:

• Elaine Treharne
• Lee Yale-Helms

1. Materion Cyffredinol

1.1 Croeso gan y Cadeirydd a sylwadau agoriadol

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod, gan ddiolch i’r aelodau am eu mewnbwn a’u cyfraniadau i’r cyfarfod i drafod y strategaeth newydd y diwrnod blaenorol. 

CYFLWYNIAD: Owain Roberts, Cyfarwyddwr Casgliadau a Gwasanaethau Digidol

Mae seiberddiogeledd yn un o’r risgiau uchaf ar y gofrestr risgiau corfforaethol.

Mae’r staff wedi derbyn hyfforddiant ymwybyddiaeth seiber trwy gyfrwng 12 modiwl ar-lein, ac mae staff arbenigol wedi derbyn hyfforddiant mwy trylwyr. Mae ymarferion “phishing”  ac ymarferion treiddio yn cael eu cynnal yn rheolaidd ac mae’r Llyfrgell yn rhannu gwybodaeth a chydweithio gyda sefydliadau eraill yn ôl yr angen ar seiberddiogeledd.

Mae adolygiad o sustemau TGCh yn cael ei gynnal, sy’n gam cyntaf yn y weithred o fuddsoddi yn yr  isadeiledd ar gyfer y dyfodol.

Gofynnwyd i’r Clerc anfon adroddiad y Llyfrgell Brydeinig ar adolygu’r digwyddiad seiber at yr  
aelodau.

Diolchodd y Cadeirydd i Owain Roberts am y cyflwyniad.

1.2 Datgan buddiannau sy’n berthnasol i’r agenda

Datganodd y staff oedd yn bresennol fudd yn y trafodaethau ar gynllun pensiwn y Llyfrgell, fel aelodau gweithredol o’r cynllun hwnnw.

1.3 Cofnodion cyfarfod agored 10 Mai 2024 a thrafod materion yn codi

Cymeradwywyd y cofnodion fel cofnod cywir o’r materion a drafodwyd. Atgoffodd y Cadeirydd yr aelodau o’r angen iddynt gwblhau’r hyfforddiant Cyber Security Toolkit for Boards a ddarperir gan yr NCSC, a bod hyn yn amserol iawn yn dilyn cyflwyniad Owain Roberts.

1.4 Bwrdd a’r Pwyllgorau – papur trafod

Cymerwyd yr eitem yma yn gyntaf ar yr agenda, gan nad oedd amser i’w drafod yng nghyfarfod dydd Iau. 

Cyflwynwyd papur gan y Clerc fel man cychwyn ar gyfer trafodaeth ar amlder cyfarfodydd y Bwrdd a’r pwyllgorau sefydlog.

Yn dilyn trafodaeth eang, cytunodd yr aelodau nad oedd yn amserol i dorri  lawr ar nifer cyfarfodydd y Bwrdd a’r pwyllgorau, ond cytunwyd i;

• ystyried patrwm amgen o gyfarfodydd y Bwrdd, e.e.  2 allan o 6 cyfarfod yn rhai mwy anffurfiol,
• cynnal cyfarfod pwyllgor ar ddiwedd cyfarfod y Bwrdd

Bydd y Cadeirydd yn cael trafodaeth bellach gyda chadeiryddion y pwyllgorau sefydlog a’r Prif Weithredwr i drafod y camau nesaf, a chyflwyno opsiynau i gyfarfod mis Tachwedd. 

Cytunwyd y byddai cyfarfod y Bwrdd ar 6 Medi yn un rhithiol yn unig, rhwng 11.00 – 13.00.

Adran 2

2.1 Adroddiad y Prif Weithredwr 

Cyfeiriodd y Prif Weithredwr at ddau ddigwyddiad penodol, sef;

1. Penodiad Jane Hutt AS fel Ysgrifennydd y Cabinet dros Ddiwylliant a Chyfiawnder Cymdeithasol yn dilyn ymddiswyddiad Lesley Griffiths AS; ail alw’r Senedd ar 6 Awst yn dilyn penodiad Eluned Morgan AS yn arweinydd y Blaid Lafur yng Nghymru; os bydd yn cael ei phenodi’n Brif Weinidog Cymru bryd hynny, gall hyn arwain at ad-drefnu pellach o fewn y Cabinet;
2. Cyhoeddi cyllid o £1.9m i atgyweirio toeon Stac Lyfrau 1 a 2 yn dilyn sgyrsiau brys gyda’r Ysgrifennydd Cabinet a swyddogion Llywodraeth Cymru; bydd y gwaith yn cychwyn yn fuan, a’i gwblhau o fewn y flwyddyn ariannol bresennol. Diolchodd y Prif Weithredwr i Mererid Boswell a Mark Stephens am eu gwaith arbennig yn hwyluso hyn.

Adran 3 Materion Strategol

3.1 Adolygiadau CIPFA – gwersi a ddysgwyd

Cyflwynwyd diweddariad er gwybodaeth gan Mererid Boswell, i ddangos pa gamau sydd wedi eu cymeryd gan y Llyfrgell i weithredu’r argymhellion yn deillio o adolygiadau CIPFA,

Cyfeiriwyd at yr argymhelliad y dylai Llywodraeth Cymru ddiwygio’r Ddogfen Fframwaith i adlewyrchu’n briodol y cydbwysedd mewn atebolrwydd a chyfrifoldebau'r Llyfrgell, yn enwedig mewn perthynas â stiwardiaeth yr Ymddiriedolwyr o asedau a rhwymedigaethau gan gynnwys incwm preifat, buddsoddiadau a chronfeydd wrth gefn. Gan fod y Ddogfen Fframwaith presennol wedi dyddio, a’i bod yn berthnasol i sawl corff, mae’n fwriad gan Lywodraeth Cymru i greu Dogfen Partneriaeth yn ei lle, ac mae trafodaethau yn digwydd ar hyn o bryd ynglŷn â hyn.

Diolchodd y Trysorydd i Mererid Boswell am baratoi’r papur, fydd yn gynllun gwella rheolaeth gyllidol ac yn cael ei ddiweddaru pan fydd argymhellion wedi eu cwblhau/yn cael eu gweithredu.

3.2 Cronfeydd Preifat – papur trafod

Cyflwynwyd y papur yma’n flaenorol i’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, ac mae’n cynnwys 3 argymhelliad;

1. Awdurdodi’r cynnig yn nodyn 5 (cynnig am y blynyddoedd i ddod) fel sail i gynllunio Strategaeth Tymor Canolig a Thymor Hir y Llyfrgell
2. Awdurdodi’r geiriad a awgrymir ar gyfer Polisi Cronfeydd Wrth Gefn yr Elusen yn y Datganiadau Ariannol Blynyddol ar gyfer 2023/2024
3. Awdurdodi  i’r Trysorydd a’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol gymeradwyo unrhyw dynnu i lawr o’r cronfeydd preifat i ateb anghenion llif arian yn y tymor byr sy’n werth hyd at £1m, a bod angen cymeradwyaeth y Bwrdd i unrhyw dynnu i lawr sy’n fwy nag £1m

Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo’r ddau argymhelliad cyntaf fel y maent, a chymeradwyo argymhelliad 3 yn amodol ar addasu’r geiriad i’w gwneud yn glir mai benthyciad dros dro yn y tymor byr yw hwn, a diffinio tymor byr fel hyd at chwe mis.

Mae cwmni buddsoddi’r Llyfrgell wedi newid ei enw o Investec i Rathbone’s, a gofynnwyd i’r Bwrdd ddatgan yn ffurfiol ei bod yn hapus gyda’r newid. 
Bydd yr arian o werthiant tŷ yn Llundain (£1.2m) yn cael ei drosglwyddo i’r cronfeydd preifat cyn diwedd mis Gorffennaf.

3.3 Cynllun Strategol 2025 – 2030

Yn dilyn trafodaeth adeiladol y diwrnod blaenorol ar ddatblygu’r cynllun strategol, bydd y gwaith i’w ddatblygu yn parhau.

Bydd gwaith ymgysylltu pellach yn digwydd cyn llunio dogfen ddrafft i’w chyflwyno i’r Bwrdd ym mis Tachwedd.

3.3  Cynllun Pensiwn

Bu cyfarfod gyda chynrychiolwyr undebau lleol ar 12 Gorffennaf a chyda’r cynrychiolwyr cenedlaethol ar 25 Gorffennaf i drafod dyfodol cynllun pensiwn y Llyfrgell. Nododd y Prif Weithredwr bod yr undebau llafur wedi dweud wrtho y byddent yn anhapus gyda symud i gynllun cyfraniadau diffiniedig.

Mae gan y cynllun presennol ddiffyg o £6.6m a disgwylir am werthusiad FRS102 i weld os yw’r sefyllfa wedi gwella. Yn dilyn trafodaeth yn y Pwyllgor Cynllunio Ariannol, comisiywnyd Wilis Towers Watson i wneud adolygiad o ddau newid posibl i’r cynllun pensiwn i leihau cyfraniadau hir dymor y cyflogwr.

Mae’r papur a gyflwynir i’r aelodau ynghyd â chynllun busnes amlinellol gan WTW ar yr achos dros newid y cynllun pensiwn hefyd wedi eu  rhannu gydag aelodau’r Bwrdd Cynllun Pensiwn. Yr opsiynau a amlinellwyd i WTW oedd;

Opsiwn 1 – newid buddion y cynllun presennol, trwy;

• Gyfraniadau gan staff; ar hyn o bryd, dim ond y staff hynny sydd yn dymuno ymddeol yn 60 sy’n cyfrannu tuag at gyfraniadau’r cyflogai
• Newid oedran pensiwn; ar hyn o bryd, oni bai bod staff yn cyfrannu tuag at ymddeol yn 60, 65 yw’r oedran ymddeol. Mae sefydliadau eraill wedi newid hwn i gyd-fynd ag oedran ymddeol y wlad
• CARE – model ble mae’r pensiwn yn seiliedig ar gyflogaeth ganolig, nid cyflog terfynol
• Newid y raddfa croniad; ar hyn o bryd mae’r Llyfrgell yn cynnig graddfa hael o 80 tra bod cyrff eraill wedi symud I 100
• Cau’r cynllun i staff newydd; yn debygol o fod yn amhoblogaidd gyda staff, a bydd pwynt yn y dyfodol ble nad bydd digon o gyfraniadau i ddiwallu costau

Opsiwn 2 - cau’r cynllun pensiwn buddion diffiniedig a chychwyn cynllun pensiwn cyfraniadau diffiniedig. O dan y cynllun hwn, byddai’r Llyfrgell yn parhau i gyfrannu i ddyled hanesyddol y Cynllun Pensiwn hyd at y dyddiad terfynu, a byddai’n rhaid parhau i weinyddu’r cynllun.

Cynllun Pensiwn y Gwasanaeth Sifil - nid oes cronfa gan y cynllun yma, ond yn hytrach mae pensiynau cyfredol yn cael eu talu o’r cyfraniadau cyfredol. Gan fod cost cyfraniadau’r cyflogwr i’r cynllun yma’n uchel iawn, nid yw’n opsiwn fforddiadwy nac ymarferol i’r Llyfrgell ei ystyried.

Cytunwyd fel ffordd ymlaen i;

• Gymeradwyo’r amserlen ar gyfer gweithredu fel sydd wedi ei nodi ym mhapur Mererid Boswell
• Mererid Boswell i baratoi papur ar (i) ymgynghori ar ddiwygio’r cynllun buddion diffiniedig presennol, a  (ii) chynnwys yr opsiwn o gynllun cyfraniadau diffiniedig
• Egluro’n glir i staff nad yw cynllun y gwasanaeth sifil yn opsiwn hyfyw i’r Llyfrgell
• Gwahodd WTW i gyfarfod y Bwrdd ar 6 Medi i egluro sut i redeg ymgynghoriad gyda 2 opsiwn

3.5 Adolygiad Teilwredig – diweddariad

Cyflwynwyd diweddariad gan y Clerc i gynllun gweithredu argymhellion yr Adolygiad Teilwredig, gan nad oedd yr aelodau wedi derbyn diweddariad ers Tachwedd 2022.  Roedd y Bwrdd yn hapus gyda’r cynnydd.

3.4 Cynllun Strategol Cydraddoldeb 2024 - 2028

Cyflwynwyd y cynllun gan y Prif Weithredwr; roedd y Bwrdd yn hapus i’w gymeradwyo yn amodol ar gynnwys cyfeiriadau at Ddeddf Cenedlaethau’r Dyfodol a Dyletswydd Economaidd. Bydd Hannah Lindsay ac Annwen Isaac yn cyfarfod i drafod hyn.

Adran 4 Materion Corfforaethol

4.1 Adroddiadau Ariannol

4.1.1 Cyfrifon Rheoli Mehefin 2024

Ar ddiwedd y chwarter 30 Mehefin 2024, roedd y diffyg yn y gyllideb yn £100k. Mae gwaith ar y gweill i gyfrifo costau prosiect yn well i sicrhau bod cyflogau’n ymwneud â phrosiectau’n yn cael eu cyfrifo yn y cronfeydd cyfyngedig yn hytrach na’r cronfeydd anghyfyngedig. Mae hefyd angen mwy o reolaeth dros y gyllideb staffio, yn enwedig ymestyn cytundebau tymor penodol cyfredol a/neu chwilio grantiau anghyfyngedig pellach.

Mae Pendinas a’r Siop yn wedi perfformio’n dda, ac yn sicr mae arddangos Canaletto wedi gwneud gwahaniaeth i niferoedd yr ymwelwyr.

Nododd y Bwrdd y cyfrifon ar gyfer y chwarter a’r alldro diwedd y flwyddyn.

4.1.2 Cytundeb tyllau turio (bore holes)

Cyflwynodd Pennaeth Ystadau wahoddiad i dendro ar gyfer tyllau turio tarddle daearol ar 3 Mai 2024 i 10 o gontractwyr sydd wedi eu cymeradwyo fel contractwyr ar gyfer y math hwn o waith.

Erbyn y dyddiad cau, dim ond 1 tendr oedd wedi ei gyflwyno. Gwerthuswyd y tendr ac roedd yn cydymffurfio fel tendr cost effeithiol. Er mai un pris a dderbyniwyd, gan fod y cais yn cydymffurfio, argymhellwyd derbyn y tendr gan y cwmni buddugol am y pris a nodwyd.

Nododd y 9 cwmni arall bod y gwaith tu hwnt i’w prif ardal waith, neu eu bod yn rhy brysur.

4.1.3 Cyfrifon Blynyddol 2023/2024 - Drafft

Cyflwynodd Mererid Boswell ddrafft o’r cyfrifon ariannol blynyddol er gwybodaeth i sylw’r Ymddiriedolwyr sy’n cynnwys addasiadau pensiwn FRS102. Bydd y cyfrifon terfynol yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd ym mis Tachwedd 2024.

4.2 Cydymffurfiaeth a Risg

4.2.1 Rheoliadau Ariannol 2024

Cyflwynwyd y rhain i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd, ac yn dilyn sylwadau a wnaed, maent yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd am gymeradwyaeth.

Er nad oedd y Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd yn teimlo ar y pryd y medrent argymell i’r Bwrdd eu cymeradwyo, oherwydd yr angen i gyfathrebu’r rheoliadau a phrosesau gwaith i staff cyn gynted â phosib, cytunwyd, gyda sêl bendith y Trysorydd, i gymeradwyo’r Rheoliadau diwygiedig er mwyn medru cychwyn eu defnyddio a’u hadolygu eto mewn 12 mis.

4.2.2 Cofrestr Risg Gorfforaethol

Cyflwynwyd y gofrestr i’r Bwrdd er gwybodaeth gan Mererid Boswell.

Roedd un risg newydd wedi ei chynnwys, sy’n risg eithafol - cyfraniadau pensiwn y cyflogwr yn anfforddiadwy i’r Llyfrgell.

Amlygwyd hefyd y ddwy risg ganlynol;  

• Gofod storio annigonol ac amhriodol ar gyfer y casgliadau; mae angen rhoi ystyriaeth i hyn ac i ddefnydd hir dymor yr adeilad.
• Cynllun Strategol Cydraddoldeb; mae risg yn bodoli o fethu â chyflawni’r gweithrediadau yn y cynllun.

Adran 5: Materion Llywodraeth Cymru

Cafwyd cyflwyniad gan Catrin Hughes, Llywodraeth Cymru ar yr ymgynghoriad ar y blaenoriaethau drafft ar gyfer diwylliant yng Nghymru 2024 - 2030.
Rhoddwyd cefndir i ddatblygu’r Strategaeth Ddiwylliant, ac amlinellwyd y blaenoriaethau ar gyfer diwylliant yng Nghymru.

Mae’r ddogfen i’w gweld ar wefan Llywodraeth Cymru, a dylid cyflwyno unrhyw ymatebion i’r ymgynghoriad erbyn 4 Medi 2024.

Adran 6: Adroddiadau gan Bwyllgorau

6.1 Cofnodion drafft Perfformiad, Ansawdd a Llywodraethiant 21.05.24

Nid oedd gan yr aelodau unrhyw gwestiynau neu sylwadau ar y cofnodion. Gohiriwyd cyfarfod y pwyllgor oedd i’w gynnal ar 16.07.24, i alluogi’r Tîm Gweithredol i ganolbwyntio ar baratoi ar gyfer cyfarfod y Bwrdd.

6.2 Cofnodion drafft Panel Adeiladau 30.05.24

Nododd cadeirydd y Panel, Quentin Howard, bod Is Grŵp Storio wedi ei greu, yn benodol i drafod problemau gofod yn y Llyfrgell, ac awgrymodd bod y grŵp yma yn dod yn rhan o’r Panel Adeiladau, i wella effeithiolrwydd o ran trefnu cyfarfodydd. Cytunodd Andrew Evans, cadeirydd yr Is Grŵp Storio i’r awgrym yma.

Mae trafodaethau hefyd ar y gweill gyda Llywodraeth Cymru o ran gofod storio.

6.3 Cofnodion Drafft Cyllid ac Adnoddau 11.06.24

Nid oedd gan yr aelodau unrhyw gwestiynau neu sylwadau ar y cofnodion.

6.4 Archwilio, Risg a Sicrwydd 02.07.24 - crynodeb llafar

Cafwyd crynodeb o’r prif faterion a drafodwyd gan y pwyllgor gan y cadeirydd, Janet Wademan.

• Adroddiad cynnydd ar weithredu argymhellion yr ISA260
• Drafft o’r Rheoliadau Ariannol
• Amserlen ar gyfer archwilio’r Cyfrifon Blynyddol a gwersi a ddysgwyd o’r archwiliad blaenorol
• Archwiliad Diogeledd Seiber
• Barn Pennaeth Archwilio Mewnol (gwasanaeth archwilio Llywodraeth Cymru)
• Cynllun archwilio mewnol 2024/2025 (RSM)
• Cofrestr risg corfforaethol
• Diogeledd gwybodaeth, a gwersi a ddysgwyd o’r digwyddiad seiber yn y Llyfrgell Brydeinig
• Polisi Gwrth Dwyll
• Datganiad caethwasiaeth fodern
• Adolygiad effeithiolrwydd Swyddfa Archwilio Genedlaethol

Adran 7: Unrhyw fater arall

7.1 Ymgyrch penodi Ymddiriedolwyr

Mae Gwenllian Lansdown Davies a Lydia Rumsey bellach wedi gadael y Bwrdd, ac mae Elaine Treharne hefyd wedi cyflwyno ei ymddiswyddiad yr wythnos hon.

Mae dau o’r bylchau yn benodiadau’r Llyfrgell ac un yn benodiad Llywodraeth Cymru. Y gobaith yw rhedeg ymgyrch ar y cyd gyda Llywodraeth Cymru, a bydd y Llywydd a’r Clerc yn dilyn hyn i fyny gyda swyddogion Llywodraeth Cymru.

Bydd y Llyfrgell hefyd yn rhedeg ymgyrch i benodi aelod annibynnol i’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd, yn dilyn diwedd cyfnod Rhian Evans, sydd bellach wedi ymuno gyda’r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau fel aelod cyfetholedig.

Mae ymddiswyddiad Lydia wedi gadael bwlch ar gyfer Ymddiriedolwr i ymuno gyda’r Pwyllgor Archwilio, Risg a Sicrwydd, a chymeradwyodd yr aelodau i benodi Andrew Cusworth yn aelod o’r pwyllgor yn lle Lydia.

Gofynnwyd i’r Clerc osod ymgyrch penodi ar agenda cyfarfod y Bwrdd ym mis Medi.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu presenoldeb a’u cyfraniadau dros y deuddydd.

**DIWEDD**

PWYNTIAU I’W GWEITHREDU / MATERION ANGEN SYLW PELLACH