Gweithgareddau cadwraeth ataliol

Nod gweithgareddau cadwedigaeth y Llyfrgell yw ymestyn rhychwant oes y deunyddiau. Er bod mwyafrif yr eitemau sy’n cael eu dal yn y casgliadau yn organig o ran natur ac yn cynnwys elfennau sy’n dadfeilio, mae’n bosibl arafu’r dirywiad hwn a sicrhau y gellir eu defnyddio gan genedlaethau’r dyfodol.

Rheolyddion Amgylcheddol

Gall tymheredd anghywir a lleithder perthynol effeithio’n andwyol ar ddeunydd casgliadau. Gall deunyddiau droi’n frau os yw’r amodau’n rhy sych, ond gall lleithder uchel gynyddu’r risg o dwf llwydni a phlâu. Mae storfeydd a mannau arddangos yn cael eu monitro’n rheolaidd er mwyn sicrhau bod yr amodau yn sefydlog ac yn addas i’r math penodol o ddeunydd.

Glanhau Ataliol

Am resymau iechyd a diogelwch, mae’n bwysig sicrhau bod casgliadau yn lân ac yn ddiogel i’w defnyddio gan ddarllenwyr a staff. Gall llwch organig a sborau llwydni a ddarganfyddir ar lyfrau a deunyddiau archifau gael effaith andwyol ar iechyd. Mae’r Llyfrgell yn rhedeg rhaglen lanhau a chynnal a chadw storfeydd yn rheolaidd. Gall eitemau ddod i’r Llyfrgell sy’n llawn llwydni, pryfetach, baw a llwch. I leihau’r risg o lygru casgliadau’r Llyfrgell, mae deunydd amheus yn cael ei gadw mewn ardal cwarantin, wedi’i ynysu o weddill y casgliadau. Mae’r deunydd yn cael ei lanhau’n drylwyr cyn cael ei integreiddio i brif gasgliadau’r Llyfrgell.

Blychau a ffolderi amddiffynnol

Mae blwch yn creu microhinsawdd sy’n amddiffyn eitemau rhag difrod.  Mae gan y Llyfrgell ddau beiriant gwneud blychau sy’n cynhyrchu blychau di-asid pwrpasol o ansawdd archifol.

Cadwedigaeth Ddigidol

Cyfres o weithgareddau yw Cadwedigaeth Ddigidol sy’n ofynnol er mwyn sicrhau y gellir lleoli, darparu, defnyddio a deall gwrthrychau digidol yn y dyfodol. Gall hyn gynnwys rhoi trefn ar enwau a lleoliadau’r gwrthrych, diweddaru’r cyfryngau storio, dogfennu’r cynnwys a thracio newidiadau caledwedd a meddalwedd i wneud yn siŵr y gellir parhau i agor a deall gwrthrychau digidol.

Gwrthrych digidol yw ‘gwrthrych wedi’i greu o set o ddilyniannau did’. Gall gwrthrych digidol fod naill ai’n ‘ddigidol anedig’ neu’n ‘ddirprwy digidol’ sy’n ganlyniad digido gwrthrych analog neu gorfforol.

Gall gwrthrychau digidol gymryd 3 gwahanol ffurf:

• Gwrthrychau digidol syml sy’n anad dim yn cynnwys ffeil sengl y bwriedir edrych arni fel un gwrthrych cysyniadol, e.e. dogfen Word neu ddelwedd TIFF.  Mewn rhai achosion, maent yn dod gyda metadata.
• Grwpiau o wrthrychau digidol sy’n cynnwys set o ffeiliau annibynnol ond cysylltiedig sydd wedi’u disgrifio fel grŵp, e.e. disg hyblyg yn cynnwys 100 llythyr.  Gellir cael mynediad at bob ffeil yn annibynnol (fel gwrthrych Syml), ond mae ei berthynas â gwrthrychau eraill yn y grŵp yn rhoi cyd-destun gwerthfawr.  Enghraifft o hyn yw ffotograffau Geoff Charles.
• Gwrthrychau digidol cymhleth sy’n cynnwys grŵp o ffeiliau dibynnol y bwriedir edrych arnynt fel gwrthrych cysyniadol sengl, e.e. gwefan neu CD-ROM.

Dyma rai o’r problemau sy’n effeithio ar y gallu i ddiogelu gwrthrychau digidol a chael mynediad atynt:

• Darfodiad technolegol – gall effeithio caledwedd, meddalwedd a hyd yn oed trefniant y data mewn ffeil stôr. Dyma rai enghreifftiau posibl o ddarfodiad:
• Fformat ffeil yn cael ei ddisodli gan fersiynau mwy newydd na fyddent mwyach yn cael eu cynnal efallai gan y gwerthwr cyfredol neu’r corff safonau perthnasol.
• Y cyfrwng storio efallai’n cael ei ddisodli gan fersiwn mwy newydd a dwysach o’r cyfrwng hwnnw, neu gan fathau newydd o gyfryngau.
• Y ddyfais sydd ei hangen i ddarllen y cyfrwng storio ddim yn cael ei chynhyrchu mwyach.
• Meddalwedd a ddefnyddir i greu, rheoli neu gael mynediad at gynnwys digidol yn cael ei ddisodli o bosibl gan fersiynau mwy newydd.
• Mae cyfrifiaduron yn cael eu disodli’n barhaus gan beiriannau cyflymach a mwy pwerus sy’n gallu gwneud mwy o bethau.

Difrod / dirywiad corfforol – yn gallu effeithio ar galedwedd a’r cludwyr cyfryngau y mae’r deunydd digidol yn cael ei storio arnynt. Dyma rai enghreifftiau o ddifrod / dirywiad corfforol:

• Gall caledwedd a chludwyr cyfryngau stopio gweithio oherwydd camgymeriad dynol, digwyddiadau naturiol ac yn aml treigl amser yn unig.

Fformatau Ffeil a Nodweddion Arwyddocaol

Fformat ffeil yw’r dull penodol o amgodio gwybodaeth i’w storio mewn ffeil gyfrifiadurol. Mae’r ffordd benodol y mae ffeil yn cael ei llunio a’i threfnu yn cael ei dangos yn aml mewn dogfen a elwir yn fanyleb fformat ffeil.  Mae’r ddogfen hon yn rhoi’r manylion angenrheidiol i greu ffeil ddilys o fath arbennig ac i ddatblygu cymwysiadau meddalwedd a all amgodio ac adfer ffeiliau o’r fath.

Mae gwrthrychau digidol yn dod mewn sawl gwahanol fformat ond o ran cadwedigaeth ddigidol mae’n hanfodol bod y gwrthrychau digidol hyn yn cael eu derbyn ar raddfa eang a chyffredinol mewn dull fformat agored ar gyfer cadwedigaeth tymor hir. O’r herwydd, mae’r Llyfrgell yn cymryd gofal mawr wrth ddethol fformat ffeil ar gyfer cadwedigaeth ac mae’n gweithio i greu canllawiau i adneuwyr fformatau ffeil a dderbynnir ac a gymeradwyir fel y rhai gorau. Ar gyfer delweddau a grëwyd gan y Llyfrgell fel rhan o’i rhaglen ddigido, mae’r Llyfrgell ar hyn o bryd yn creu 3 copi o’r ddelwedd - ffeil TIFF meistr at ddibenion cadwedigaeth a dwy ffeil ddeilliadol lai, JPG ar gyfer y cyfeirnodi neu gynllun y sgrin, a GIF ar gyfer y fersiwn braslun bawd. Weithiau, os yw adnodd yn elwa o gyfleusterau chwyddo, bydd ffeil PFF yn cael ei chreu hefyd.

Mae nodweddion nodedig yn briodoleddau hanfodol gwrthrych digidol sy’n effeithio ar ei ymddangosiad, ymddygiad, ansawdd a’i ddefnyddioldeb.  Gellir eu grwpio i gategorïau megis

• cynnwys
• cyd-destun (metadata)
• ymddangosiad (e.e. cynllun, lliw)
• ymddygiad (rhwydweithio, ymarferoldeb)
• strwythur (e.e. tudalen, adrannau)

Rhaid gwarchod nodweddion nodedig dros amser fel bod y gwrthrych digidol yn dal yn gyraeddadwy ac ystyrlon.

Mae Strategaeth Cadwedigaeth Ddigidol y Llyfrgell yn adeiladu ar y gwaith cadwedigaeth ddigidol presennol er mwyn parhau i sicrhau cynaliadwyedd tymor hir asedau digidol - y digidol anedig a’r rhai wedi eu digido - sy’n cael eu dal gan y Llyfrgell.