Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru i Sefydlu Tasglu Llywodraethiant Er Mwyn Gweithredu Argymhellion Adolygiad
Datganiad i’r Wasg a ryddhawyd ar ran Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cyhoeddwyd ar 10 Gorffennaf 2015
Mewn cyfarfod ar 13 Mawrth, 2015 cytunodd Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru i gomisiynu adolygiad allanol annibynnol ar weithredu polisi disgyblu’r Llyfrgell a materion eraill a arweiniodd at wrandawiad Tribiwnlys Cyflogaeth yn Hwlffordd a benderfynodd fod dau aelod o staff wedi’u diswyddo’n annheg. Pwrpas yr adolygiad oedd asesu’n feirniadol y prosesau a’r penderfyniadau a wnaed gan staff a chynrychiolwyr y Llyfrgell a arweiniodd at y Dyfarniad Gohiriedig o blaid y ddau hawliwr.
Trwy gystadleuaeth agored, penodwyd PricewaterhouseCoopers (PwC) i wneud yr adolygiad ac fe gyflwynwyd adroddiad yn cynnwys eu canfyddiadau i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell heddiw (Gorffennaf 10, 2015).
Prif ganfyddiadau
Prif ganfyddiadau PwC oedd:
Gellid bod wedi ymdrin â’r boses ddisgyblu a’r cyhuddiadau a ddilynodd a’r Tribiwnlys Cyflogaeth yn fwy effeithiol.
Fe gyfrannodd y ffaith nad oedd yna bolisïau a gweithdrefnau cyfredol a chlir ar gael at y ffordd y bu i’r Llyfrgell ymdrin â’r materion yn ymwneud â’r ddau gyflogai .
Gallai agweddau penodol o lywodraethiant fod wedi bod yn fwy effeithiol.
Argymhellion
Er mwyn cynorthwyo’r Llyfrgell i gyflawni’r gwelliannau angenrheidiol fe gyflwynwyd nifer o argymhellion gan PwC.
1. Dylid adolygu a gwella Polisi Disgyblu a gweithdrefnau perthynol eraill er mwyn:
- Gosod allan yn glir y prosesau y dylid eu dilyn mewn perthynas â materion yn ymwneud â rheolwyr hŷn.
- Egluro cylch gorchwyl, ymddygiad a phwerau'r Panel Disgyblu.
- Sicrhau fod ei brosesau a’i awdurdod yn unol ag egwyddorion Cod Ymddygiad a Chanllawiau Disgyblu ac Achwyniad yn y Gwaith ACAS.
- Galluogi ystod ehangach o bobl i ymgymryd ag ymchwiliadau’n ymwneud â rheolwyr hŷn.
- Nodi’r angen i bob cyhuddiad gael ei nodi’n glir ym mhob gohebiaeth at unigolion.
- Dylid nid yn unig egluro penderfyniadau ond dylid hefyd nodi, gydag eglurhad, pa honiadau sydd wedi’u profi a pha rai sydd wedi’u gollwng.
2. Datblygu Polisi Twyll cyfredol a sicrhau ei fod ar gael i’r holl staff.
3. Diwygio Polisi Chwidlo’r Llyfrgell fel ei fod yn adlewyrchu’r newidiada deddfwriaethol.
Dylai’r Llyfrgell hefyd sicrhau fod staff yn ymwybodol o fodolaeth y polisi hwn.
4. Diweddaru trefn safonau perfformiad y Llyfrgell er mwyn sicrhau ei fod yn adlewyrchu’n gywir ei broses gwerthuso staff presennol.
Dylai’r Llyfrgell hefyd atgoffa’r staff o fodolaeth ac arwyddocâd y drefn hon.
5. Atgoffa’r staff am bwysigrwydd a manteision defnyddio proses gwerthuso staff y Llyfrgell a chofnodi’n ffurfiol agweddau/ardaloedd i’w datblygu.
Dylid darparu hyfforddiant er mwyn arfogi staff gyda’r sgiliau angenrheidiol a’r hyder i ymdrin â holl ystod o senarios a allai godi o’r broses werthuso.
6. Cofnodi’n gliriach natur bob datganid buddiannau yng nghofnodion y Bwrdd a’r Pwyllgor Archwilio.
7. Sicrhau fod gweithdrefnau’n ymwneud â gwerthusiad y Prif Weithredwr a Llyfrgellydd yn unol â threfniadau gwerthuso gweddill staff y Llyfrgell.
8. Adolygu gallu’r swyddogaeth AD er mwyn sicrhau ei fod yn addas i wynebu’r dyfodol a’r sialensiau fydd yn wynebu’r sefydliad.
9. Ystyried sut y gellid cryfhau effeithiolrwydd y berthynas rhwng Bwrdd yr Ymddiriedolwyr a’r rheolwyr hŷn. Dylid gweithredu rhaglen datblygu Bwrdd a rheolwyr hŷn ffurfiol er mwyn gwella llywodraethiant y sefydliad.
10. Rhoi trefniadau a dangosyddion cyflawni yn eu lle er mwyn monitor perfformiad yr Archwilwyr Mewnol.
Hefyd, mae angen cynnal adolygiad hunan-effeithiol erbyn 2018 yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus.
11. Datblygu rhaglen graidd hyfforddiant a datblygiad ar gyfer rheolwyr y Llyfrgell.
Fe ddylai hwn gynnwys hyfforddiant penodol ar gaffael ac ar lywodraethiant. Fe ddylai’r meysydd hyfforddiant pwysig hynny fod yn orfodol.
Canlyniadau’r Arolwg
Mae’r Bwrdd yn ffurfiol wedi derbyn yr holl argymhellion a wnaed gan PwC yn ei adroddiad ac y mae wedi sefydlu Tasglu Llywodraethiant Arbennig er mwyn trafod a datblygu amserlen fanwl ar gyfer gweithredu’r holl argymhellion, ac i adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Medi.
Bydd y Tasglu Llywodraethiant Arbennig yn cynnwys nifer o gynrychiolwyr o’r Bwrdd ynghyd â’r Is Lywydd a’r Trysorydd. Bydd cyngor a chefnogaeth allanol yn cael ei dderbyn yn ôl y galw, er mwyn ystyried pa beth arall sydd angen ei wneud yng ngoleuni’r adroddiad a gaed.
Dywedodd Syr Deian Hopkin, Llywydd, Llyfrgell Genedlaethol Cymru: “Mae’r Bwrdd yn gwbl benderfynol i fynd i’r afael â’r materion gofidus hynny sydd wedi’u hadnabod yn ymwneud â’n gweithdrefnau, prosesau disgyblu, rheolaeth a llywodraethiant , a hynny er mwyn sicrhau ein bod yn eu datrys. Fel y cyfeirir ato yn yr adroddiad, y mae cynnydd sylweddol wedi’I wneud yn barod, er enghraifft, aistrwythuro corfforaethol, ond y mae rhagor I’w wneud ”.
“Er mwyn bod yn gwbl dryloyw, bydd copi o adolygiad PwC ar gael ar ein gwefan (www.llyfrgell.cymru) heno o 6.00 o’r gloch ymlaen”.
diwedd
Cyhoeddwyd y datganiad hwn ar ran Llyfrgell Genedlaethol Cymru gan Alastair Milburn, Effective Communication, 07813 857328 / 029 2083 8311; amilburn@effcom.co.uk <mailto:amilburn@effcom.co.uk>
Ceir copi o Adroddiad yr Adolygiad Allanol Annibynnol a gyflwynwyd i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell ar 10 Gorffennaf 2015 yma.
Datganiad i’r Wasg a ryddhawyd ar ran Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cyhoeddwyd ar 10 Gorffennaf 2015
Mewn cyfarfod ar 13 Mawrth, 2015 cytunodd Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru i gomisiynu adolygiad allanol annibynnol ar weithredu polisi disgyblu’r Llyfrgell a materion eraill a arweiniodd at wrandawiad Tribiwnlys Cyflogaeth yn Hwlffordd a benderfynodd fod dau aelod o staff wedi’u diswyddo’n annheg. Pwrpas yr adolygiad oedd asesu’n feirniadol y prosesau a’r penderfyniadau a wnaed gan staff a chynrychiolwyr y Llyfrgell a arweiniodd at y Dyfarniad Gohiriedig o blaid y ddau hawliwr.
Trwy gystadleuaeth agored, penodwyd PricewaterhouseCoopers (PwC) i wneud yr adolygiad ac fe gyflwynwyd adroddiad yn cynnwys eu canfyddiadau i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell heddiw (Gorffennaf 10, 2015).
Prif ganfyddiadau
Prif ganfyddiadau PwC oedd:
Gellid bod wedi ymdrin â’r boses ddisgyblu a’r cyhuddiadau a ddilynodd a’r Tribiwnlys Cyflogaeth yn fwy effeithiol.
Fe gyfrannodd y ffaith nad oedd yna bolisïau a gweithdrefnau cyfredol a chlir ar gael at y ffordd y bu i’r Llyfrgell ymdrin â’r materion yn ymwneud â’r ddau gyflogai .
Gallai agweddau penodol o lywodraethiant fod wedi bod yn fwy effeithiol.
Argymhellion
Er mwyn cynorthwyo’r Llyfrgell i gyflawni’r gwelliannau angenrheidiol fe gyflwynwyd nifer o argymhellion gan PwC.
1. Dylid adolygu a gwella Polisi Disgyblu a gweithdrefnau perthynol eraill er mwyn:
- Gosod allan yn glir y prosesau y dylid eu dilyn mewn perthynas â materion yn ymwneud â rheolwyr hŷn.
- Egluro cylch gorchwyl, ymddygiad a phwerau'r Panel Disgyblu.
- Sicrhau fod ei brosesau a’i awdurdod yn unol ag egwyddorion Cod Ymddygiad a Chanllawiau Disgyblu ac Achwyniad yn y Gwaith ACAS.
- Galluogi ystod ehangach o bobl i ymgymryd ag ymchwiliadau’n ymwneud â rheolwyr hŷn.
- Nodi’r angen i bob cyhuddiad gael ei nodi’n glir ym mhob gohebiaeth at unigolion.
- Dylid nid yn unig egluro penderfyniadau ond dylid hefyd nodi, gydag eglurhad, pa honiadau sydd wedi’u profi a pha rai sydd wedi’u gollwng.
2. Datblygu Polisi Twyll cyfredol a sicrhau ei fod ar gael i’r holl staff.
3. Diwygio Polisi Chwidlo’r Llyfrgell fel ei fod yn adlewyrchu’r newidiada deddfwriaethol.
Dylai’r Llyfrgell hefyd sicrhau fod staff yn ymwybodol o fodolaeth y polisi hwn.
4. Diweddaru trefn safonau perfformiad y Llyfrgell er mwyn sicrhau ei fod yn adlewyrchu’n gywir ei broses gwerthuso staff presennol.
Dylai’r Llyfrgell hefyd atgoffa’r staff o fodolaeth ac arwyddocâd y drefn hon.
5. Atgoffa’r staff am bwysigrwydd a manteision defnyddio proses gwerthuso staff y Llyfrgell a chofnodi’n ffurfiol agweddau/ardaloedd i’w datblygu.
Dylid darparu hyfforddiant er mwyn arfogi staff gyda’r sgiliau angenrheidiol a’r hyder i ymdrin â holl ystod o senarios a allai godi o’r broses werthuso.
6. Cofnodi’n gliriach natur bob datganid buddiannau yng nghofnodion y Bwrdd a’r Pwyllgor Archwilio.
7. Sicrhau fod gweithdrefnau’n ymwneud â gwerthusiad y Prif Weithredwr a Llyfrgellydd yn unol â threfniadau gwerthuso gweddill staff y Llyfrgell.
8. Adolygu gallu’r swyddogaeth AD er mwyn sicrhau ei fod yn addas i wynebu’r dyfodol a’r sialensiau fydd yn wynebu’r sefydliad.
9. Ystyried sut y gellid cryfhau effeithiolrwydd y berthynas rhwng Bwrdd yr Ymddiriedolwyr a’r rheolwyr hŷn. Dylid gweithredu rhaglen datblygu Bwrdd a rheolwyr hŷn ffurfiol er mwyn gwella llywodraethiant y sefydliad.
10. Rhoi trefniadau a dangosyddion cyflawni yn eu lle er mwyn monitor perfformiad yr Archwilwyr Mewnol.
Hefyd, mae angen cynnal adolygiad hunan-effeithiol erbyn 2018 yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus.
11. Datblygu rhaglen graidd hyfforddiant a datblygiad ar gyfer rheolwyr y Llyfrgell.
Fe ddylai hwn gynnwys hyfforddiant penodol ar gaffael ac ar lywodraethiant. Fe ddylai’r meysydd hyfforddiant pwysig hynny fod yn orfodol.
Canlyniadau’r Arolwg
Mae’r Bwrdd yn ffurfiol wedi derbyn yr holl argymhellion a wnaed gan PwC yn ei adroddiad ac y mae wedi sefydlu Tasglu Llywodraethiant Arbennig er mwyn trafod a datblygu amserlen fanwl ar gyfer gweithredu’r holl argymhellion, ac i adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Medi.
Bydd y Tasglu Llywodraethiant Arbennig yn cynnwys nifer o gynrychiolwyr o’r Bwrdd ynghyd â’r Is Lywydd a’r Trysorydd. Bydd cyngor a chefnogaeth allanol yn cael ei dderbyn yn ôl y galw, er mwyn ystyried pa beth arall sydd angen ei wneud yng ngoleuni’r adroddiad a gaed.
Dywedodd Syr Deian Hopkin, Llywydd, Llyfrgell Genedlaethol Cymru: “Mae’r Bwrdd yn gwbl benderfynol i fynd i’r afael â’r materion gofidus hynny sydd wedi’u hadnabod yn ymwneud â’n gweithdrefnau, prosesau disgyblu, rheolaeth a llywodraethiant , a hynny er mwyn sicrhau ein bod yn eu datrys. Fel y cyfeirir ato yn yr adroddiad, y mae cynnydd sylweddol wedi’I wneud yn barod, er enghraifft, aistrwythuro corfforaethol, ond y mae rhagor I’w wneud ”.
“Er mwyn bod yn gwbl dryloyw, bydd copi o adolygiad PwC ar gael ar ein gwefan (www.llyfrgell.cymru) heno o 6.00 o’r gloch ymlaen”.
diwedd
Cyhoeddwyd y datganiad hwn ar ran Llyfrgell Genedlaethol Cymru gan Alastair Milburn, Effective Communication, 07813 857328 / 029 2083 8311; amilburn@effcom.co.uk <mailto:amilburn@effcom.co.uk>
Ceir copi o Adroddiad yr Adolygiad Allanol Annibynnol a gyflwynwyd i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell ar 10 Gorffennaf 2015 yma.