Wedi’i leoli yn Nyffryn Dyfi, mae Biosffer Dyfi (a elwir ar lafar yn Ecodyfi) yn sefydliad ym Machynlleth sy’n cyfrannu at brosiectau lleol i helpu i annog cynaliadwyedd a chyfranogiad cymunedol gyda ffocws ar ecoleg a’r economi. Dechreuodd ar ei brosiect cyntaf ym 1998 ac mae wedi tyfu i ymgymryd â nifer o brosiectau ers hynny. O ganlyniad i’r prosiectau lluosog, mae nifer o gofnodion y mae angen rhoi trefn arnynt er mwyn eu cadw a’u defnyddio yn y dyfodol.
BETH YDYN NI'N EI WNEUD?
O ganlyniad i’r nifer o gofnodion a grëwyd ym Miosffer Dyfi, rhoddwyd y dasg o asesu’r cofnodion yn swyddfa Biosffer Dyfi i archwilwyr dan hyfforddiant sy’n astudio’r MA mewn Rheoli Archifau a Chofnodion ym Mhrifysgol Aberystwyth. Byddai'r cofnodion y barnwyd eu bod yn addas i’w harchifo wedyn yn cael eu hanfon at archifau Llyfrgell Genedlaethol Cymru, lle byddent yn cael eu cadw ochr yn ochr â chasgliadau eraill sy'n ymwneud â gweithgareddau amgylcheddol. Byddai cofnodion eraill ynglŷn â chreu'r sefydliad ei hun yn aros ar y safle yn swyddfa Biosffer Dyfi, tra byddai eraill sy'n amherthnasol i'r naill sefydliad neu'r llall yn cael eu hailgylchu.
Yn rhan o’r prosiect hwn, bu’r archifwyr dan hyfforddiant yn gweithio’n galed dros gyfnod o 10 wythnos i roi trefn ar y cofnodion niferus yn y swyddfa fach a’r ystafell ochr yn y cyfleuster, drwy leoli, nodi, labelu ac archwilio ar bob un cofnod yn y lle hwnnw!
Y COFNODION
Roedd y cofnodion mewn nifer o wahanol fformatau, gan amrywio o gynlluniau prosiect swyddogol i ohebiaeth e-bost wedi'i hargraffu. Roedd y fformatau hyn yn amrywio o ddogfennau papur A4 i gofnodion plastig anferth a oedd yn rhy fawr i’w hagor yn y swyddfa (yn ogystal ag ambell ddisg hyblyg neu dâp fideo)! Roedd rhai o'r cofnodion hyn yn cynnwys amrywiaeth o weithgareddau megis casgliad o fapiau tirwedd ar gyfer datblygiadau ffermydd gwynt, posteri y cydweithiwyd ag artistiaid arnynt er mwyn hyrwyddo prosiectau, a chynlluniau garddio cymunedol lleol.
Roedd cynnwys y cofnodion eu hunain yn bennaf yn cynnwys cyfeiriadau at brosiectau y mae Biosffer Dyfi wedi’u sefydlu a chyfrannu atynt, megis ambell ŵyl fer yng nghanol tref Machynlleth sydd o fudd aruthrol i’r gymuned leol. Fodd bynnag, roedd prosiectau eraill y bu Biosffer Dyfi’n ymwneud â nhw dros gyfnod hirdymor, megis Tyfu Dyfi, sef prosiect sy’n annog pobl i dyfu a chynhyrchu bwyd mewn ffordd gynaliadwy yn y rhanbarth.
At ei gilydd, roedd nifer y cofnodion a anfonwyd i Lyfrgell Genedlaethol Cymru yn syfrdanol, gyda 10 bocs o gofnodion yn cynnwys 153 o ffeiliau (ac nid yw hynny’n cynnwys yr holl gofnodion a gadwyd yn y sefydliad neu a ddinistriwyd)!
Yn ogystal, crëwyd catalog i ddarparu gwybodaeth i staff Biosffer Dyfi yn ogystal â Llyfrgell Genedlaethol Cymru am y cofnodion yn eu gofal. Gan fod yr holl gofnodion wedi’u cyfrif a’u trefnu yn ôl prosiectau y maent yn berthnasol iddynt, bydd hyn yn gwneud dod o hyd i gofnodion yn dasg llawer haws yn y dyfodol!
Yn sgil y prosiect, dysgodd y myfyrwyr amrywiaeth o sgiliau newydd yn ymwneud ag ymarfer archifol a dulliau rheoli cofnodion. Roedd catalogio digidol, er enghraifft, yn sgil yr oedd yn rhaid i’r myfyrwyr ei ddysgu’n gyflym. Ochr yn ochr â hyn, nid oedd llawer o’r myfyrwyr erioed wedi rhoi cynnig ar brosiect pecynnu o’r blaen, felly hwn oedd y profiad ymarferol cyntaf iddynt. Dysgodd y myfyrwyr sut i labelu a disgrifio cofnodion yn briodol, trin deunydd yn ofalus, a'u trefnu mewn ffordd addas i gwblhau'r ddau gatalog i safonau proffesiynol.
GEIRIAU I GLOI
Helpodd y prosiect archifo hwn i roi cofnodion pwysig ynglŷn â phrosiectau Biosffer Dyfi i Lyfrgell Genedlaethol Cymru i'w hychwanegu at eu casgliadau ynghylch prosiectau amgylcheddol yn rhanbarth Dyfi, ac ar yr un pryd rhoi profiad hanfodol i'r archifwyr dan hyfforddiant a fydd yn amhrisiadwy ar gyfer eu gyrfaoedd yn y dyfodol yn y sector archifau a rheoli cofnodion.
Wedi'i ysgrifennu gan Fyfyrwyr Gweinyddiaeth Archifau Aberystwyth
Categori: Erthygl