Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru i Sefydlu Tasglu Llywodraethiant Er Mwyn Gweithredu Argymhellion Adolygiad

Datganiad i’r Wasg a ryddhawyd ar ran Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cyhoeddwyd ar 10 Gorffennaf 2015

Mewn cyfarfod ar 13 Mawrth, 2015 cytunodd Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru  i gomisiynu adolygiad allanol annibynnol ar weithredu polisi disgyblu’r Llyfrgell a materion eraill a arweiniodd at wrandawiad Tribiwnlys Cyflogaeth yn Hwlffordd a benderfynodd fod dau aelod o staff wedi’u diswyddo’n annheg. Pwrpas yr adolygiad oedd asesu’n feirniadol y prosesau a’r penderfyniadau a wnaed gan staff a chynrychiolwyr y Llyfrgell a arweiniodd at y Dyfarniad Gohiriedig o blaid y ddau hawliwr.

Trwy gystadleuaeth agored, penodwyd PricewaterhouseCoopers (PwC) i wneud yr adolygiad ac fe gyflwynwyd adroddiad yn cynnwys eu canfyddiadau i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell heddiw (Gorffennaf 10, 2015).

Prif ganfyddiadau

Prif ganfyddiadau PwC oedd:

Gellid bod wedi ymdrin â’r boses ddisgyblu a’r cyhuddiadau a ddilynodd a’r Tribiwnlys Cyflogaeth yn fwy  effeithiol.

Fe gyfrannodd y ffaith nad oedd yna bolisïau a gweithdrefnau cyfredol a chlir ar gael at y ffordd y bu i’r Llyfrgell ymdrin â’r materion yn ymwneud  â’r ddau gyflogai .
 

Gallai agweddau penodol o lywodraethiant fod wedi bod yn fwy effeithiol.

Argymhellion

Er mwyn cynorthwyo’r Llyfrgell i gyflawni’r gwelliannau angenrheidiol fe gyflwynwyd nifer o argymhellion gan PwC.

1.         Dylid adolygu a gwella Polisi Disgyblu a gweithdrefnau perthynol eraill er mwyn:

-          Gosod allan yn glir y prosesau y dylid eu dilyn mewn perthynas â materion yn ymwneud â     rheolwyr hŷn.

-          Egluro cylch gorchwyl, ymddygiad a phwerau'r Panel Disgyblu.

-          Sicrhau fod ei brosesau a’i awdurdod yn unol ag egwyddorion Cod Ymddygiad a Chanllawiau                 Disgyblu ac Achwyniad yn y Gwaith ACAS.

-          Galluogi ystod ehangach o bobl i ymgymryd ag ymchwiliadau’n ymwneud â rheolwyr hŷn.

-          Nodi’r angen i bob cyhuddiad gael ei nodi’n glir ym mhob gohebiaeth at unigolion.

-           Dylid nid yn unig egluro  penderfyniadau ond dylid  hefyd nodi, gydag eglurhad, pa honiadau     sydd wedi’u profi a pha rai sydd wedi’u gollwng.

2.         Datblygu Polisi Twyll cyfredol a sicrhau ei fod ar gael i’r holl staff.

3.         Diwygio Polisi Chwidlo’r Llyfrgell fel ei fod yn adlewyrchu’r newidiada deddfwriaethol.  

Dylai’r Llyfrgell hefyd sicrhau fod staff yn ymwybodol o fodolaeth y polisi hwn.

4.         Diweddaru trefn safonau perfformiad y Llyfrgell er mwyn sicrhau ei fod yn           adlewyrchu’n     gywir  ei broses gwerthuso staff presennol.

Dylai’r Llyfrgell hefyd atgoffa’r staff o fodolaeth ac arwyddocâd y drefn hon.

5.         Atgoffa’r staff am bwysigrwydd a manteision defnyddio proses gwerthuso staff y Llyfrgell a     chofnodi’n ffurfiol agweddau/ardaloedd i’w datblygu.

Dylid darparu hyfforddiant er mwyn arfogi staff gyda’r sgiliau angenrheidiol a’r hyder i ymdrin â holl ystod o senarios a allai godi o’r broses werthuso.

6.         Cofnodi’n gliriach natur bob datganid buddiannau yng nghofnodion y Bwrdd a’r    Pwyllgor     Archwilio.

7.         Sicrhau fod gweithdrefnau’n ymwneud â gwerthusiad y Prif Weithredwr a            Llyfrgellydd     yn unol â threfniadau gwerthuso gweddill staff y Llyfrgell.

8.         Adolygu gallu’r  swyddogaeth AD er mwyn sicrhau ei fod yn addas i wynebu’r dyfodol      a’r     sialensiau fydd yn wynebu’r sefydliad.

9.         Ystyried sut y gellid cryfhau effeithiolrwydd y berthynas rhwng Bwrdd yr   Ymddiriedolwyr     a’r rheolwyr hŷn. Dylid gweithredu rhaglen datblygu  Bwrdd a  rheolwyr hŷn ffurfiol er     mwyn     gwella llywodraethiant y sefydliad.

10.       Rhoi trefniadau a dangosyddion cyflawni yn eu lle er mwyn monitor perfformiad yr             Archwilwyr Mewnol.

Hefyd, mae angen cynnal adolygiad hunan-effeithiol erbyn 2018 yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus.

11.       Datblygu rhaglen graidd hyfforddiant a datblygiad ar gyfer rheolwyr y Llyfrgell.

Fe ddylai hwn gynnwys hyfforddiant penodol ar gaffael ac ar lywodraethiant. Fe ddylai’r meysydd hyfforddiant pwysig hynny fod yn orfodol.

Canlyniadau’r Arolwg

Mae’r Bwrdd yn ffurfiol wedi derbyn yr holl argymhellion a wnaed gan PwC yn ei adroddiad ac y mae wedi sefydlu Tasglu  Llywodraethiant Arbennig er mwyn trafod a datblygu amserlen fanwl ar gyfer gweithredu’r holl argymhellion, ac i adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Medi.

Bydd y Tasglu  Llywodraethiant Arbennig yn cynnwys nifer o gynrychiolwyr o’r Bwrdd ynghyd â’r Is Lywydd a’r Trysorydd. Bydd cyngor a chefnogaeth allanol yn cael ei dderbyn yn ôl y galw, er mwyn ystyried pa beth arall sydd angen ei wneud yng ngoleuni’r adroddiad a gaed.

Dywedodd Syr Deian Hopkin, Llywydd, Llyfrgell Genedlaethol Cymru: “Mae’r Bwrdd yn gwbl benderfynol i  fynd i’r afael â’r materion gofidus hynny  sydd wedi’u hadnabod yn ymwneud â’n  gweithdrefnau, prosesau disgyblu, rheolaeth  a llywodraethiant  , a hynny er mwyn sicrhau ein bod yn eu datrys. Fel y cyfeirir ato yn yr adroddiad, y mae cynnydd sylweddol wedi’I wneud yn barod, er enghraifft, aistrwythuro corfforaethol, ond y mae rhagor I’w wneud ”.

“Er mwyn bod yn gwbl dryloyw, bydd copi o adolygiad PwC ar gael ar ein gwefan (www.llgc.org.uk) heno o 6.00 o’r gloch ymlaen”.

diwedd

 

Cyhoeddwyd y datganiad hwn ar ran Llyfrgell Genedlaethol Cymru gan Alastair Milburn, Effective Communication, 07813 857328 / 029 2083 8311; amilburn@effcom.co.uk <mailto:amilburn@effcom.co.uk>

Ceir copi o Adroddiad yr Adolygiad Allanol Annibynnol a gyflwynwyd i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell ar 10 Gorffennaf 2015 yma.
 

Datganiad i’r Wasg a ryddhawyd ar ran Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cyhoeddwyd ar 10 Gorffennaf 2015

Mewn cyfarfod ar 13 Mawrth, 2015 cytunodd Bwrdd Ymddiriedolwyr Llyfrgell Genedlaethol Cymru  i gomisiynu adolygiad allanol annibynnol ar weithredu polisi disgyblu’r Llyfrgell a materion eraill a arweiniodd at wrandawiad Tribiwnlys Cyflogaeth yn Hwlffordd a benderfynodd fod dau aelod o staff wedi’u diswyddo’n annheg. Pwrpas yr adolygiad oedd asesu’n feirniadol y prosesau a’r penderfyniadau a wnaed gan staff a chynrychiolwyr y Llyfrgell a arweiniodd at y Dyfarniad Gohiriedig o blaid y ddau hawliwr.

Trwy gystadleuaeth agored, penodwyd PricewaterhouseCoopers (PwC) i wneud yr adolygiad ac fe gyflwynwyd adroddiad yn cynnwys eu canfyddiadau i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell heddiw (Gorffennaf 10, 2015).

Prif ganfyddiadau

Prif ganfyddiadau PwC oedd:

Gellid bod wedi ymdrin â’r boses ddisgyblu a’r cyhuddiadau a ddilynodd a’r Tribiwnlys Cyflogaeth yn fwy  effeithiol.

Fe gyfrannodd y ffaith nad oedd yna bolisïau a gweithdrefnau cyfredol a chlir ar gael at y ffordd y bu i’r Llyfrgell ymdrin â’r materion yn ymwneud  â’r ddau gyflogai .
 

Gallai agweddau penodol o lywodraethiant fod wedi bod yn fwy effeithiol.

Argymhellion

Er mwyn cynorthwyo’r Llyfrgell i gyflawni’r gwelliannau angenrheidiol fe gyflwynwyd nifer o argymhellion gan PwC.

1.         Dylid adolygu a gwella Polisi Disgyblu a gweithdrefnau perthynol eraill er mwyn:

-          Gosod allan yn glir y prosesau y dylid eu dilyn mewn perthynas â materion yn ymwneud â     rheolwyr hŷn.

-          Egluro cylch gorchwyl, ymddygiad a phwerau'r Panel Disgyblu.

-          Sicrhau fod ei brosesau a’i awdurdod yn unol ag egwyddorion Cod Ymddygiad a Chanllawiau                 Disgyblu ac Achwyniad yn y Gwaith ACAS.

-          Galluogi ystod ehangach o bobl i ymgymryd ag ymchwiliadau’n ymwneud â rheolwyr hŷn.

-          Nodi’r angen i bob cyhuddiad gael ei nodi’n glir ym mhob gohebiaeth at unigolion.

-           Dylid nid yn unig egluro  penderfyniadau ond dylid  hefyd nodi, gydag eglurhad, pa honiadau     sydd wedi’u profi a pha rai sydd wedi’u gollwng.

2.         Datblygu Polisi Twyll cyfredol a sicrhau ei fod ar gael i’r holl staff.

3.         Diwygio Polisi Chwidlo’r Llyfrgell fel ei fod yn adlewyrchu’r newidiada deddfwriaethol.  

Dylai’r Llyfrgell hefyd sicrhau fod staff yn ymwybodol o fodolaeth y polisi hwn.

4.         Diweddaru trefn safonau perfformiad y Llyfrgell er mwyn sicrhau ei fod yn           adlewyrchu’n     gywir  ei broses gwerthuso staff presennol.

Dylai’r Llyfrgell hefyd atgoffa’r staff o fodolaeth ac arwyddocâd y drefn hon.

5.         Atgoffa’r staff am bwysigrwydd a manteision defnyddio proses gwerthuso staff y Llyfrgell a     chofnodi’n ffurfiol agweddau/ardaloedd i’w datblygu.

Dylid darparu hyfforddiant er mwyn arfogi staff gyda’r sgiliau angenrheidiol a’r hyder i ymdrin â holl ystod o senarios a allai godi o’r broses werthuso.

6.         Cofnodi’n gliriach natur bob datganid buddiannau yng nghofnodion y Bwrdd a’r    Pwyllgor     Archwilio.

7.         Sicrhau fod gweithdrefnau’n ymwneud â gwerthusiad y Prif Weithredwr a            Llyfrgellydd     yn unol â threfniadau gwerthuso gweddill staff y Llyfrgell.

8.         Adolygu gallu’r  swyddogaeth AD er mwyn sicrhau ei fod yn addas i wynebu’r dyfodol      a’r     sialensiau fydd yn wynebu’r sefydliad.

9.         Ystyried sut y gellid cryfhau effeithiolrwydd y berthynas rhwng Bwrdd yr   Ymddiriedolwyr     a’r rheolwyr hŷn. Dylid gweithredu rhaglen datblygu  Bwrdd a  rheolwyr hŷn ffurfiol er     mwyn     gwella llywodraethiant y sefydliad.

10.       Rhoi trefniadau a dangosyddion cyflawni yn eu lle er mwyn monitor perfformiad yr             Archwilwyr Mewnol.

Hefyd, mae angen cynnal adolygiad hunan-effeithiol erbyn 2018 yn unol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus.

11.       Datblygu rhaglen graidd hyfforddiant a datblygiad ar gyfer rheolwyr y Llyfrgell.

Fe ddylai hwn gynnwys hyfforddiant penodol ar gaffael ac ar lywodraethiant. Fe ddylai’r meysydd hyfforddiant pwysig hynny fod yn orfodol.

Canlyniadau’r Arolwg

Mae’r Bwrdd yn ffurfiol wedi derbyn yr holl argymhellion a wnaed gan PwC yn ei adroddiad ac y mae wedi sefydlu Tasglu  Llywodraethiant Arbennig er mwyn trafod a datblygu amserlen fanwl ar gyfer gweithredu’r holl argymhellion, ac i adrodd yn ôl i gyfarfod nesaf y Bwrdd ym mis Medi.

Bydd y Tasglu  Llywodraethiant Arbennig yn cynnwys nifer o gynrychiolwyr o’r Bwrdd ynghyd â’r Is Lywydd a’r Trysorydd. Bydd cyngor a chefnogaeth allanol yn cael ei dderbyn yn ôl y galw, er mwyn ystyried pa beth arall sydd angen ei wneud yng ngoleuni’r adroddiad a gaed.

Dywedodd Syr Deian Hopkin, Llywydd, Llyfrgell Genedlaethol Cymru: “Mae’r Bwrdd yn gwbl benderfynol i  fynd i’r afael â’r materion gofidus hynny  sydd wedi’u hadnabod yn ymwneud â’n  gweithdrefnau, prosesau disgyblu, rheolaeth  a llywodraethiant  , a hynny er mwyn sicrhau ein bod yn eu datrys. Fel y cyfeirir ato yn yr adroddiad, y mae cynnydd sylweddol wedi’I wneud yn barod, er enghraifft, aistrwythuro corfforaethol, ond y mae rhagor I’w wneud ”.

“Er mwyn bod yn gwbl dryloyw, bydd copi o adolygiad PwC ar gael ar ein gwefan (www.llgc.org.uk) heno o 6.00 o’r gloch ymlaen”.

diwedd

 

Cyhoeddwyd y datganiad hwn ar ran Llyfrgell Genedlaethol Cymru gan Alastair Milburn, Effective Communication, 07813 857328 / 029 2083 8311; amilburn@effcom.co.uk <mailto:amilburn@effcom.co.uk>

Ceir copi o Adroddiad yr Adolygiad Allanol Annibynnol a gyflwynwyd i Fwrdd Ymddiriedolwyr y Llyfrgell ar 10 Gorffennaf 2015 yma.