Canllawiau i Awduron

Mae codi ymwybyddiaeth am bwysigrwydd cadwedigaeth ddigidol yn rhan o waith Archif Llenyddiaeth Cymru. Mae ein data pwysicaf ni’n aml mewn ffurf ddigidol – ac ni ellir fforddio ei golli. Colli data’n aml yw pris peidio â gweithredu.

Mae i gyfrifiaduron ran ganolog ym mywydau a gweithgareddau mwyafrif ein hawduron. Crëir llawer o weithiau creadigol, yn rhannol neu’n gyfan gwbl, ar gyfrifiadur bellach - maent yn ddigid-anedig. Mae gohebiaeth a gwaith arall yn aml iawn yn dibynnu ar gyfrifiadur hefyd. Er mor hwylus ydi hyn, ar un olwg, rhaid hefyd i ni fod yn ofalus i sicrhau parhad y dogfennau hyn ar gyfer ein heddiw a'n yfory.

Mae dogfennau digidol yn dadfeilio, dirywio; mae cyfrifiaduron yn heneiddio, torri a thechnolegau newydd a pheiriannau newydd yn cymryd eu lle. Her barhaus i bawb - yn unigolion a sefydliadau (llenyddol ac eraill) - yw edrych ar ôl, a chadw trefn ar bapurau digidol personol.

Ystyriwch y canlynol wrth gyfrifiadura:

Enwch a threfnwch eich dogfennau'n ofalus

Datblygwch arfer o roi enw cryno ac ystyrlon i’ch dogfennau a’ch ffolderi. Bydd hyn nid yn unig yn hwyluso eich gwaith bob dydd, ond hefyd wrth chwilota ac edrych yn ôl dros eich holl ddogfennau, neu’ch archif, yn y dyfodol.

Strwythurwch eich ffolderi a’ch deunyddiau yn glir: e.e. sefydlwch drefn fydd yn eich galluogi i adnabod fersiwn o gerdd, neu rif drafft pennod, neu unrhyw ddogfen, fel bod enwau’ch dogfennau yn esbonio eu cyd-destun eu hunain.

Gwell osgoi priflythrennau neu lythrennau/(‘characters’) anarferol (e.e. to bach) wrth enwi dogfennau, rhag ofn y bydd y rhain yn anodd eu darllen i raglen arall.

Rhowch ddyddiad ar ddogfennau yn y dull safonol BBBBMMDD; e.e. 2009-07-01.

Mae lluniau digidol yn boblogaidd iawn. Cadwch y rhain mewn ffolderi pwrpasol, ac ychwanegwch ddisgrifiadau. Bydd camera yn aml wedi cofnodi amser a dyddiad y llun, ond gall manylion bach fel enw lle, neu berson, neu achlysur, fod yn amhrisiadwy yn y dyfodol.

Ystyriwch gadw eich negeseuon e-bost mewn ffolderi gydag enwau ystyrlon, megis yn ôl gohebydd neu bwnc.

Garddio neu lanhau’r tŷ

Gall dogfennau digidol luosogi’n gyflym, ac mae pob math o ddeunydd yn tueddu i hel ar gyfrifiaduron y rhan fwyaf o bobl. Chwynnwch ddeunydd diwerth, ffeiliau oedd a gwerth dros dro, dyblygion, neu bethau a dderbynioch nad ydych eu hangen mwyach.

Mae nifer a swm e-bost yn arbennig yn gallu cynyddu’n gyflym. Cymorth mawr i gadw trefn yw dileu negeseuon e-bost sothach, cylchlythyrau, a hen negeseuon nad ydych eu hangen mwyach.

Ceisiwch gadw e-bost ac atodiadau e-bost gyda’i gilydd.

Diogelwch eich gwaith drwy gadw copïau eraill

Penderfynwch pa ddogfennau sy’n bwysig i’w harbed; a gwnewch gopïau arall ohonynt i’w diogelu.

Cadwch gopïau eraill mewn cyfrwng arall, ac mewn man arall, felly petai trychineb fel tân neu ladrad yn taro eich swyddfa neu’ch cartref, byddai copi diogel o’ch gwaith ar gael.

Dyfeisiwch drefn reolaidd i ddiweddaru’r copïau diogel hyn sy’n gweddu eich anghenion gwaith a’ch sefyllfa chi. A oes angen i chi arbed copi arall yn ddyddiol, wythnosol neu’n fisol efallai? A fyddai ar ddiwedd prosiect, neu cyn cyhoeddi yn briodol? Os ydych chi’n llenor sy’n teithio’n aml, ystyriwch gadw copi diogel o’ch gwaith y gallwch gyfeirio nôl ato.

Ystyriwch gadw eich gwaith ar ddisg galed allanol, co’ bach, neu ar weinydd arall. Mae sawl cwmni’n darparu gofod i gadw eich gwaith arlein – a fyddai gofod o’r fath yn gymorth i chi?

Mae pecynnau a rhaglenni ar gael hefyd i hwyluso gwneud copi diogel awtomatig ar eich cyfrifiadur.

Cofiwch hefyd wneud copi diogel o’ch dogfennau cyn diweddaru meddalwedd neu galedwedd.

Caledwedd, meddalwedd, a newid cyfrifiadur

Mae cyfrifiaduron yn heneiddio ac yn torri - ystyriwch brynu cyfrifiadur newydd cyn bod yr un cyfredol yn trengi. Gwelsom fod awduron ar y cyfan yn defnyddio peiriant am tua 5 mlynedd – gall technoleg newid yn sylweddol mewn cyfnod o’r fath.

Mae dogfennau yn gallu cael eu newid wrth eu trosglwyddo i gyfrifiadur newydd. Cofiwch sicrhau fod dogfennau’n gweithio yn y cyfrwng, neu’r rhaglen ddiweddaraf ar gyfrifiadur newydd.

Diwerth yw dogfen angof dan glo! Sicrhewch eich bod yn gallu agor gwahanol ddogfennau ar eich cyfrifiadur. Defnyddiwch feddalwedd a fformatau agored hygyrch - ystyriwch hyn yn arbennig os oes gennych hen ddogfennau ar eich cyfrifiadur.

Adolygwch y dogfennau sydd ar eich cyfrifiadur yn rheolaidd – holwch am gymorth os oes angen cyngor arnoch.

Os oes gennych chi ddeunydd gwerthfawr ar hen ddisgiau, neu gryno ddisgiau, nawr yw’r amser i’w profi – nid ymhen 5, neu 10 mlynedd pan fyddwch yn newid cyfrifiadur eto. Gall hyn olygu tipyn o waith, ond mae’n llai helbulus, a llai drud o ran arian, amser ac adnoddau ar gyfer y tymor hir.

Cofiwch gadw eich cyfrifiadur, ac unrhyw offer arall yn lan, ac nid mewn man poeth iawn. Gall gliniaduron, cryno ddisgiau, disgiau neu go’ bach fod yn ddigon bregus ac yn hawdd eu colli - byddwch yn ofalus wrth eu cario, neu eu cadw.

Defnyddiwch raglen gwrth-firws, a chofiwch ei diweddaru yn rheolaidd. Defnyddiwch gyfrinair i ddiogelu mynediad at eich cyfrifiadur.

Hawlfraint?

Ystyriwch hawlfraint a gwarchod data ynglÿn â’ch deunydd digidol - oes gennych chi ddeunydd personol sensitif, neu ddeunydd dan hawlfraint ar eich cyfrifiadur? Mae hi’n bwysig parchu, gofalu, a sicrhau diogelwch a hawliau eich deunydd eich hun a deunydd pobl eraill.

Ystyriwch pwy fydd yn ddeiliaid hawlfraint i chi; hynny yw, gyda phwy y dylid cysylltu â hwy am ganiatad i ddefnyddio'ch gwaith ar ôl i chi farw?

Ewyllys Ddigidol?

Ystyriwch dynged eich archif ddigidol: i ble, neu at bwy, fydd hi’n mynd yn y dyfodol? Ystyriwch greu 'ewyllys ddigidol' - dogfen sy'n nodi ble cedwir eich dogfennau digidol, lleoliad eich cyfrifon ebost ac ati, sut i gael mynediad atynt, a'ch dymuniadau ar eu cyfer.

Cysylltwch â ni am gyngor. Gallwch gael cyngor ar ddiogelu eich papurau personol digidol, a gwybodaeth bellach am gadwraeth ddigidol yn gyffredinol drwy gysylltu gydag cof(at)llgc.org.uk