Datganiad ynglŷn â phrosesu categoriau arbennig o ddata personol
Mae angen i’r Llyfrgell gasglu a defnyddio rhai mathau o ddata a ddisgrifir yn Erthygl 9 fel "categoriau arbennig o ddata personol" (cyfeiriwyd atynt fel "data personol sensitif" o dan y Ddeddf Gwarchod Data). Rhestrir y data y gellir ei gasglu isod, a nodir i ba ddiben y gellir ei ddefnyddio:
- Hil a tharddiad ethnig: Cesglir gwybodaeth o ffurflenni cais. Fe’i defnyddir i sicrhau bod y Llyfrgell yn cydymffurfio â deddfwriaeth Cysylltiadau Hiliol a Chyfle Cyfartal, ac at ddibenion ystadegol. Er y caiff y data ei gasglu a’i gadw yn ôl enwau unigolion, dim ond ar ffurf gyfansawdd, ddienw y caiff ei ddatgelu i gyrff eraill.
- Aelodaeth o Undebau Llafur: Caiff y wybodaeth ei darparu gan unigolion neu gan yr Undebau. Fe’i defnyddir i weinyddu tâl aelodaeth, ac yn achlysurol fe’i rhannir mewn ymateb i geisiadau am wybodaeth gan yr Undebau Llafur.
- Iechyd corfforol neu feddyliol, neu gyflwr meddygol:Caiff gwybodaeth ei chasglu o fanylion a ddarperir ar adeg penodi, ac o dystysgrifau meddygol a gyflwynir yn ystod cyfnod y gyflogaeth.
Fe’i defnyddir:
- I weinyddu seibiant salwch statudol a sefydliadol, tâl salwch, seibiant mamolaeth a chynlluniau tâl mamolaeth, gan gynnwys cofnodi absenoldeb ar gyfer seibiant salwch;
- I wirio addasrwydd a gallu unigolion i weithio yn achos penodiadau penodol yn y Llyfrgell;
- I wirio addasrwydd a gallu unigolion i weithio ar leoliadau gwaith, secondiadau neu benodiadau er anrhydedd gyda chyflogwyr eraill;
- I sicrhau bod y Llyfrgell yn cydymffurfio â deddfwriaeth Gwahaniaethu ar sail Anabledd ac Iechyd a Diogelwch;
- I reoli a chynnal amgylchedd diogel yn y Llyfrgell;
- I ddarparu cofnodion salwch cywir ar gais darpar gyflogwyr eraill pan fo’r aelodau o staff wedi rhoi caniatâd penodol.
Ar wahân i anghenion y dibenion uchod, dim ond os oes ei angen yn ôl y gyfraith y caiff y data yma ei ddatgelu (e.e. os am ddechrau gweithio mewn proffesiynau penodol). Yr unig ffordd arall y caiff y data ei ddatgelu yw ar ffurf gyfansawdd a dienw i ddibenion ystadegol.
- Cofnodion troseddol: Gall y Llyfrgell ofyn i staff roi gwybodaeth am gollfarnau troseddol.
Byddai’r wybodaeth hon yn cael ei defnyddio:
- I asesu addasrwydd ar gyfer swyddi penodol yn ymwneud â chyfrifoldeb ariannol, neu gyfrifoldeb am aelodau eraill o staff;
- I sicrhau y cydymffurfir ag anghenion yswirwyr (e.e. o ran gyrru car, diogelwch, ayyb.);
- I alluogi’r Llyfrgell i sicrhau ei bod yn cydymffurfio ag unrhyw anghenion deddfwriaethol (e.e. ynglŷn â materion yn ymwneud ag Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith neu’r Ddeddf Plant).
Ar wahân i’r defnydd uchod, ni ddatgelir y data i eraill oni bai fod hynny’n ofynnol yn ôl y gyfraith.
- Cofnodion disgyblu mewnol:Caiff data’n ymwneud â chamau disgyblu mewnol eu cadw, yn gyntaf, am gyfnod digon hir i ganiatáu cyflwyno apêl, ac yna am y cyfnod o amser a nodir yn glir yn y llythyr sy’n rhoi gwybod pa gamau y bwriedir eu cymryd.
Mae’r dibenion a restrir uchod yn cyd-fynd ag Erthygl 9 - Prosesu categoriau arbennig o ddata personol o'r Rheoliad Cyffredinol Gwarchod Data. Ni chaiff data ei ddatgelu na’i brosesu i unrhyw ddiben arall heb ganiatâd penodol gwrthrych y data.