Rhyddid Gwybodaeth: Dulliau Gweithredu ar Gyfer Mynediad

Daeth Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn lawn weithredol ar 1af Ionawr 2005. Mae'r Ddeddf yn rhoi hawl gyffredinol i gael mynediad at bob math o wybodaeth gofnodedig a gedwir gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru, oni bai ei bod ar gael eisoes i chi drwy ffyrdd eraill, neu ei bod wedi ei heithrio o fframwaith y Ddeddf. Yn ôl telerau'r Ddeddf, mae gennych hawl i gael eich hysbysu a yw'r wybodaeth rydych yn ei cheisio ar gadw gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru, ac i dderbyn yr wybodaeth yn y fformat rydych chi'n ei dewis, lle mae hynny'n bosibl.

Cyflwyno cais

Cyn cyflwyno cais am wybodaeth, dylech fwrw golwg ar Gynllun Cyhoeddi Llyfrgell Genedlaethol Cymru sydd hefyd ar gael yn y Dderbynfa. Mae'r cynllun cyhoeddi hwn yn rhoi arweiniad cyflawn i wybodaeth a gyhoeddir fel mater o drefn gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru. Mae'n bur fanwl gan nad oes gofyn i'r Llyfrgell ymateb i geisiadau unigol am wybodaeth sydd eisoes ar gael drwy'r cynllun.

Dylech gyflwyno eich cais am wybodaeth yn ysgrifenedig (drwy lythyr, ffacs neu e-bost, neu drwy ddefnyddio'r ffurflen gais Rhyddid Gwybodaeth), gan gynnwys eich enw a'ch cyfeiriad. Dylid cyfeirio ymholiadau drwy'r post at y Cyfarwyddwr Casgliadau a Rhaglenni Cyhoeddus, Llyfrgell Genedlaethol Cymru, Aberystwyth, SY23 3BU, ffôn: +44 (0)1970 632952, dylid anfon ymholiadau e-bost i foi(at)llgc.org.uk. Dylech ddarparu digon o fanylion am yr wybodaeth rydych ei hangen i alluogi staff LlGC i ddod o hyd i'r wybodaeth berthnasol. Os nad yw'r manylion a ddarparwyd gennych yn ddigonol i staff LlGC allu olrhain yr wybodaeth a geisir, byddwn yn cysylltu â chi i ofyn am fanylion pellach. Byddwn yn eich cynorthwyo i egluro eich cais drwy ddarparu cyngor ynglŷn â'n daliadau a'ch cyfeirio at ffynonellau gwybodaeth perthnasol, megis mynediad i gatalogau a mynegeion. Dylech nodi yn eich cais ym mha fformat yr hoffech i'r wybodaeth gael ei throsglwyddo i chi. Dylech dderbyn ateb oddi wrth Lyfrgell Genedlaethol Cymru o fewn 20 diwrnod gwaith i'ch ymholiad gael ei dderbyn.

Trydydd person

Dichon y bydd gofyn i Lyfrgell Genedlaethol Cymru gysylltu ag awdurdodau cyhoeddus eraill neu drydydd person er mwyn cwrdd â'ch cais, neu er mwyn penderfynu a ellir trosglwyddo'r wybodaeth i chi. Mewn achos o'r fath, efallai y bydd gofyn i ni drosglwyddo eich cais i berson arall. Nodwch ar eich cais, os gwelwch yn dda, a hoffech gael eich hysbysu cyn i unrhyw drosglwyddo ddigwydd, pe gwelid bod angen am hynny.

Asesu cais

Pa dderbynnir cais, bydd LlGC yn gwneud yn sïwr iddo gael ei dderbyn ar ffurf ysgrifenedig, ei fod yn cynnwys enw a chyfeiriad, a digon o wybodaeth i alluogi i'r wybodaeth a geisir gael ei chanfod. Yna caiff ei hasesu er mwyn gweld a yw'r cais yn cyfeirio at wybodaeth sydd wedi ei heithrio ai peidio. Gan fod y Ddeddf yn ymwneud â gwybodaeth, yn hytrach na chofnodion, gall eich cais fod yn perthyn i ddogfen sy'n rhannol ar gael ac yn rhannol eithriedig, e.e. cofnodion cyfarfod sy'n cynnwys barnau am unigolion wrth eu henwau. Yn yr enghraifft hon, byddech yn cael mynediad at benderfyniadau'r cyfarfod, ond byddai'r wybodaeth am unigolion (gwybodaeth eithriedig dan Ddeddf Gwarchod Gwybodaeth) yn cael ei chelu.

Gellir cael rhestr o gategorïau o wybodaeth eithriedig yn Rhan 2 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Mae'r Ddeddf hon ar gael ar lein yma. Ceir dau gategori o eithriad: diamod ac amodol. Os yw'r wybodaeth yn ddarostyngedig i eithriad amodol, bydd y Llyfrgell yn defnyddio'r prawf lles y cyhoedd i benderfynu a yw'n gallu rhyddhau'r wybodaeth y gofynnwyd amdani. Mae'r prawf hwn yn asesu a yw lles y cyhoedd o ddatgelu'r wybodaeth yn fwy nag o'i chelu. Mae Llyfrgell Genedlaethol Cymru wedi ymrwymo i ddarparu mynediad at wybodaeth a bydd rhagdybiaeth o blaid datgelu, lle bynnag y bydd hynny'n bosibl.

Codi tâl am wybodaeth

Mae gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru hawl i godi tâl am ddarparu gwybodaeth, yn unol â'r strwythur taliadau a gynhyrchwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Gall y Llyfrgell godi tâl ar yr ymgeisydd pe bai costau darganfod yr wybodaeth y gofynnwyd amdani yn fwy na £450. Mae graddfa genedlaethol yn ôl yr awr ar gael ar gyfer cyfrif cost darganfod gwybodaeth. Gall y Llyfrgell hefyd godi tâl am y cyfan o gost darparu'r wybodaeth. Gall hefyd wrthod darparu gwybodaeth os byddai cost ei darparu yn mynd yn fwy na'r uchafswm. Os bydd LlGC yn bwriadu codi tâl am ddarparu eich gwybodaeth, byddwn yn anfon rhybudd tâl i chi a fydd yn rhoi manylion y costau cyn bwrw ymlaen gyda'ch cais. Caniateir tri mis i chi dalu'r gost. Bydd y broses yn cael ei hatal nes bydd LlGC wedi derbyn y tâl.

Os na fydd angen tâl ac nad yw'r wybodaeth wedi ei heithrio, bydd LlGC yn rhoi copi o'r wybodaeth i chi yn y fformat y gofynnwyd amdani. Os tybir y bydd hi'n cymryd mwy nag 20 diwrnod gwaith i ymateb i'ch cais, bydd LlGC yn anfon llythyr i chi yn nodi'r rhesymau am yr oedi.

Rhybudd gwrthodiad

Os yw'r wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi ei heithrio, neu os byddai cost darparu'r wybodaeth yn fwy na'r uchafswm tâl a nodwyd gan y Comisiynydd Gwybodaeth, bydd y Llyfrgell yn rhoi rhybudd gwrthodiad ysgrifenedig i chi. Bydd y rhybudd hwn yn nodi'r rhesymau dros wrthod eich cais am wybodaeth. Os na fyddwch yn derbyn y rhesymau a nodir, bydd gennych hawl i apelio yn erbyn y penderfyniad drwy ddilyn y drefn cyflwyno cwynion. Gall y rhesymau dros wrthod darparu gwybodaeth gynnwys y canlynol:

  • Nid yw'r wybodaeth yn cael ei chadw gan y corff
  • Mae'r cais yn un blinderus neu'n un sy'n cael ei ailadrodd
  • Byddai costau dod o hyd i'r wybodaeth a'i hadfer yn mynd yn fwy na'r uchafswm
  • Byddai cyfanswm costau dau neu ragor o geisiadau cyffelyb yn mynd yn fwy na'r uchafswm
  • Mae'r wybodaeth wedi ei heithrio o'r angen i gadarnhau neu wadu bod yr wybodaeth yn cael ei chadw
  • Mae'r wybodaeth wedi ei heithrio o'r angen i ddatgelu gwybodaeth
  • Bu'r eithriad yn destun prawf lles y cyhoedd a phenderfynwyd peidio â datgelu
  • Mae'r wybodaeth ar gael eisoes yn y cynllun cyhoeddiadau
  • Mae'r wybodaeth ar gael mewn archifau y mae mynediad iddynt ar gael

Trefn cyflwyno cwynion

Os nad ydych yn fodlon ar yr ymateb rydych wedi ei derbyn i'ch cais am wybodaeth, mae gennych hawl i gwyno. Y cam cyntaf yw ysgrifennu neu anfon e-bost at y Cyfarwyddwr Casgliadau a Rhaglenni Cyhoeddus, Llyfrgell Genedlaethol Cymru, Aberystwyth, Ceredigion, Cymru, SY23 3BU, ffôn: +44 (0)1970 632952, e-bost: foi(at)llgc.org.uk. Yna bydd y Llyfrgell yn sefydlu panel i ystyried y gwyn. Bydd y panel yn cynnwys tri aelod o'r staff nad oeddynt wedi bod yn ymwneud ag ymateb i'ch cais. Bydd y panel yn cael ei gadeirio gan un o Gyfarwyddwyr y Llyfrgell. Rhoir gwybod i chi erbyn pa ddyddiad y gobeithir y byddwch yn derbyn ateb i'ch cais. Os bydd y panel yn penderfynu y dylid datgelu gwybodaeth ychwanegol, fe wneir hynny cyn gynted ag y bo modd. Os gwelir nad yw'r dulliau gweithredu wedi eu dilyn, bydd ymddiheuriad yn cael ei anfon i chi.

Os nad ydych wedi eich bodloni gan yr ymateb a ddeilliodd o broses adolygu fewnol y Llyfrgell, mae gennych hawl i apelio i'r Comisiynydd Gwybodaeth. Dyma'r cyfeiriad i gysylltu ag ef: FOI Compliance Team (Complaints), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.