Datganiad preifatrwydd: cofnodi cyfarfodydd

Datganiad preifatrwydd: cofnodi cyfarfodydd mewnol ac allanol

Mae’r Llyfrgell yn casglu gwybodaeth bersonol at ddibenion sy’n ymwneud yn uniongyrchol â gwasanaeth, swyddogaeth neu weithgaredd y Llyfrgell. Y Llyfrgell fydd y Rheolydd Data ar gyfer y data personol a brosesir mewn cysylltiad â recordio cyfarfodydd. Mae gan y Llyfrgell gytundebau cytundebol gyda chyflenwyr trydydd parti megis Zoom a Microsoft ar gyfer prosesu a storio data sy’n cydymffurfio ac yn ddiogel. Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd byw a storio recordiadau a thrawsgrifiadau sgwrsio ar eu platfform cwmwl.

Data a gesglir:

Gall y Llyfrgell ddal y data personol canlynol yn ystod sesiwn wedi’i recordio

• Enw
• Man cyflogaeth / Teitl swydd
• Barn bersonol
• Cyfraniadau at drafodaethau a logiau sgwrsio
• Delweddau (lle mae cipio fideo yn cael ei ddefnyddio, a all gynnwys unrhyw beth neu unrhyw un arall yn y cefndir). Gallwch ddewis rhoi cefndir mewn cyfarfodydd i atal unrhyw luniau ychwanegol o'ch cartref rhag cael eu recordio

Sut bydd y data’n cael ei ddefnyddio a’i rannu:

Pwrpas recordio’r sesiwn yw

• Er mwyn caniatáu drafftio cofnodion cyfarfodydd yn gywir a dim ond y clerc sy'n drafftio'r cofnodion fydd yn eu gweld
• Ni fydd y recordiad yn cael ei rannu ag eraill nad oedd, am ba bynnag reswm, yn gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod, a oedd yn hwyr yn ymuno â’r cyfarfod neu a oedd wedi gorfod gadael y cyfarfod yn gynnar

Sail gyfreithlon ar gyfer casglu’r data hwn:

Mae gan y Llyfrgell sawl sail gyfreithiol i gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol, fel y nodir yn Erthygl 6 y GDPR, ac yn yr achos yma bydd yn dibynnu ar 6(1)f Buddiannau Cyfreithiol i brosesu’r data yma

Mae hyn yn berthnasol gan y byddwn yn defnyddio’r data yn benodol at y pwrpas a nodir i gynhyrchu cofnodion cywir o gyfarfodydd ac sydd, yn ein tyb ni, ond ag effaith preifatrwydd cyfyngedig ar unigolyn

Cadw a storio data:

Bydd y Llyfrgell ond yn cadw’r data am gyhyd ag sydd angen i ddrafftio trawsgrifiad o gofnodion y cyfarfod. Bydd y recordiadau a thrawsgrifiadau sgwrs yn cael eu dileu cyn gynted ag y bydd y cofnodion wedi'u drafftio. Cyfrifoldeb y clerc sy'n drafftio'r cofnodion yw dinistrio'r recordiad unwaith y bydd y cofnodion wedi'u drafftio

Eithriadau:

Bydd cyfarfodydd staff, a gadeirir gan y Prif Weithredwr a’r Llyfrgellydd, a chyfarfodydd undebau llafur y Llyfrgell a fynychir gan staff, lle cydnabyddir bod angen i staff nad ydynt yn gallu bod yn bresennol dderbyn y wybodaeth, yn cael eu recordio, at ddiben eu rhannu â staff nad oeddent yn gallu mynychu ar y diwrnod, ond bydd y recordiad yn cael ei ddileu o fewn tri mis

Trefn gwyno:

Bydd y Cadeirydd yn hysbysu’r rhai sy’n bresennol ar ddechrau’r cyfarfod ei fod yn cael ei recordio, a bydd yn cyfeirio’r rhai sy’n bresennol at y datganiad preifatrwydd hwn

Os ydych yn anhapus i gael eich recordio, yna rhaid i chi hysbysu'r Cadeirydd naill ai cyn y cyfarfod, neu ar ddechrau'r cyfarfod. Gallwch ddewis tewi eich meicroffon a throi eich camera i ffwrdd trwy gydol y cyfarfod

Os ydych yn anfodlon â’r ffordd y mae’r Llyfrgell yn casglu ac yn defnyddio eich data personol o dan y datganiad preifatrwydd hwn, mae croeso i chi gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Llyfrgell ar dpo@llyfrgell.cymru