Datganiad preifatrwydd casgliadau unigryw

Datganiad preifatrwydd: casgliadau unigryw

Amdanom ni:

Mae Adran Casgliadau Unigryw Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn cynnwys is-adran Archifau a Llawysgrifau, Archif Genedlaethol Sgrin a Sain Cymru, Graffeg a Chlyweledol a Gofal Casgliadau. Gwaith Casgliadau Unigryw yw gofalu cof y genedl drwy edrych ar ôl deunyddiau unigryw.

Ar ba sail ydym ni’n cadw gwybodaeth bersonol:

Mae deunyddiau unigryw yn aml yn cynnwys gwybodaeth bersonol sy’n rhan o’r cofnod hanesyddol. Rydym yn prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn archifo er budd y cyhoedd, er budd ymchwil hanesyddol a gwyddonol ac yn unol ac Erthygl 89 o Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol yr UE (GDPR) 2018. Mae’r Adran hefyd yn prosesu a chadw gwybodaeth bersonol am gyfnod rhesymol er mwyn cyflawni ei thasgau, dyletswyddau a swyddogaethau angenrheidiol a chytundebol.

Pa fath o wybodaeth ydym ni’n ei chadw a pham:

Mae Casgliadau Unigryw yn casglu a chadw gwybodaeth bersonol ar gyfer y canlynol:

• Gohebu gyda rhoddwyr/adneuwyr/gwerthwyr casgliadau.
• Cofnodi penderfyniad a chyfiawnhad am dderbyn neu wrthod casgliadau.
• Rheoli cytundebau a chronfeydd data i gynnal catalogau a chyfarwyddiaduron.
• Ateb ymholiadau ac ymchwil am y casgliadau, gan gynnwys trwyddedu.
• Cyfrifo a chofnodi: er enghraifft, i sicrhau bod archebion wedi eu cwblhau.
• Gweinyddu pwyllgorau ac ymgynghoriadau, er enghraifft yr Archif Wleidyddol.

Gyda phwy fyddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth bersonol:

Ni fyddwn yn defnyddio eich manylion personol at unrhyw ddibenion eraill nac yn eu rhannu gydag unrhyw drydydd parti. Byddwn ambell waith yn cysylltu â thrydydd parti i gyflenwi gwasanaeth i ni (er enghraifft, cwmni postio, cwmni cadwraeth) ond ni fyddwn yn caniatáu i drydydd parti ddefnyddio eich manylion mewn unrhyw ffordd heblaw'r hyn a gynhwysir yn eich cytundeb gyda ni. Ambell waith byddwn yn trosglwyddo deunydd i archifdai eraill ond gwneir hyn gyda’ch chaniatad chi’n unig.

Sut ydym ni’n cadw eich gwybodaeth:

Rydym yn cadw gwybodaeth yn ddiogel yn unol â Deddf Gwarchod Data 2018 a Rheoliadau Gwarchod Data Cyffredinol yr UE (GDPR) 2018.

Mynediad at eich gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i weld, newid, cywiro, neu dderbyn copi o'r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Os hoffech chi dderbyn mwy o wybodaeth am y wybodaeth hon neu am bolisïau Gwarchod Data'r Llyfrgell, cysylltwch â'r Swyddog Gwarchod Data, Rhodri Llwyd Morgan (ffôn: 01970 632952, e-bost dpo@llgc.org.uk

Gallwch weld cofnod cyfredol Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn y Gofrestr Gwarchod Data (rhif cofrestr Z7670787).

Byddwn yn adolygu’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn achlysurol. (Cyhoeddwyd Mai 2018)