Datganiad Preifatrwydd: Casgliadau Cyhoeddiedig

Y Casgliadau

Mae'r Adran Casgliadau Cyhoeddiedig, Systemau a Safonau yn casglu ac yn rhoi mynediad i ystod eang iawn o gasgliadau, mewn nifer o fformatau gwahanol, gan gynnwys llyfrau a chyfnodolion, papurau newydd, rhestrau etholiadol ac yn fwy diweddar, cyhoeddiadau electronig a gwefannau wedi’u harchifo. Gall y deunydd hwn o’i hanfod, gynnwys pob math o ddata personol. Fel Llyfrgell Genedlaethol Cymru a Llyfrgell Adnau Cyfreithiol i’r Deyrnas Gyfunol rydym yn cadw’r casgliadau hyn, eu gwneud yn ddarganfyddadwy ac yn eu gwneud ar gael i ddefnyddwyr er mwyn cyflawni tasg sydd er budd y cyhoedd. Ag eithrio mewn amgylchiadau arbennig, cedwir eitemau yn ein casgliadau am byth ac y maent ar gael i ddefnyddwyr cofrestredig yn ein hystafelloedd darllen ac hefyd o bosibl ar gael o bell os ydynt wedi’u digido neu’n electronig o ran eu fformat.

Catalogio

Darparwn gofnodion llyfryddol yn ein catalogau er mwyn disgrifio eitemau yn ein casgliadau. Gall data personol perthnasol gael ei gofnodi yn y catalogau at y diben hwn. Gellir dod ar draws daliadau’r Llyfrgell mewn catalogau llyfrgell ar y cyd sydd yn disgrifio casgliadau nifer o lyfrgelloedd gwahanol fel catalogau ar y cyd WorldCat a Copac.

Ar adegau byddwn yn gohebu gydag awduron a chrewyr eraill er mwyn adnabod enw llawn, dyddiad geni a/neu lyfrau a ysgrifennwyd neu weithiau a grëwyd ganddynt. Gwneir hyn er mwyn creu cofnod awdurdod unigryw i’r awdur ac er mwyn sicrhau bod y gweithiau perthnasol yn gysylltiedig â’u henwau. Gwneir hyn yn unig er mwyn gwahaniaethu rhwng awduron a chrewyr eraill sydd ag enwau tebyg iawn. Cyfrennir y cofnodion hyn i Ffeil Awdurdod NACO Llyfrgell y Gyngress ac yna i lyfrgelloedd NACO eraill ac y maent yn weladwy i unrhyw un yn y byd sydd yn chwilio neu yn defnyddio Ffeil Awdurdod Enwau Llyfrgell y Gyngress (NAF). Byddant yn cynnwys enw llawn a dyddiad geni ond dim manylion eraill fel cyfeiriad cartref, e-bost neu rif ffôn personol. Fel yn achos ein casgliadau cedwir y data hwn am byth.

Derbynion

Wrth wneud ein gwaith casglu a derbyn, byddwn yn gohebu â rhoddwyr, adneuwyr, cyhoeddwyr (gan gynnwys crewyr gwefannau) a chyflenwyr eraill ac yn cofnodi data perthnasol yn ein System Rheoli Llyfrgell. Gall data personol gael ei brosesu o ganlyniad i hyn. Fel arfer bydd data derbynion ond ar gael i staff perthnasol. Gall bod angen y data hwn hefyd er mwyn rhoi gwybodaeth gywir am hanes casgliadau a’r data ynddynt (tarddiad) a gellir cynnwys y data hwn mewn cofnodion catalog lle mae hyn yn berthnasol. Gellir hefyd ryddhau’r wybodaeth hon wrth ymateb i ymholiadau am darddiad casgliadau ac eitemau o fewn iddynt.

Systemau

Cedwir data personol defnyddwyr llyfrgell cofrestredig o fewn ein systemau Rheoli Llyfrgell. Mae’r systemau hyn yn cael eu lletya yn allanol o fewn yr Undeb Ewropeaidd ond rheolir mynediad at y data yn llym, wedi’i gyfyngu i’r staff hynny sydd ag angen uniongyrchol i fod â mynediad i’r data at ddibenion hwyluso defnydd o’r casgliadau. Mae cyfrifon defnyddwyr yn weithredol am gyfnod o 3 blynedd a chedwir data am gyfnod o 6 mis ar y mwyaf ar ôl iddynt ddod i ben, er mwyn galluogi defnyddwyr i adnewyddu cyfrifon os oes angen. Ar ôl y cyfnod hwn dilëir pob data personol.

GDPR a’n gwaith

Bydd pob data personol a dderbynnir gan yr Adran Casgliadau Cyhoeddiedig, Systemau a Safonau wrth gyflawni’r gwaith hwn yn cael ei drin yn gyfrinachol, yn ddiogel ac ond ar gyfer y dibenion y cafodd ei cyflenwi ac ni fyddwn yn rhannu’r data hwn. Gall data yn ymwneud â hanes casgliadau gael ei gynnwys mewn cofnodion catalog sydd ar gael i’r cyhoedd a gall y cofnodion hynny gael eu cyfrannu at gatalogau ar-lein eraill. Gall gwybodaeth am hanes casgliadau gael ei rhyddhau wrth ymateb i ymholiadau ond ni fydd byth yn cynnwys manylion cyswllt. Cedwir y data personol hwn yn barhaol ag eithrio data cofrestru darllenwyr a fydd yn cael ei ddileu unwaith i aelodaeth y darllenydd ddod i ben.

Cymerwn ddiogelwch o ddifrif. Gweithredwn y mesurau technegol a gweinyddol priodol er mwyn diogeli hawliau a rhyddid y gwrthrych data. Yn ymarferol mae gennym ddiogelwch priodol yn ei le er mwyn atal peryglu unrhyw ddata personol yn anfwriadol neu’n fwriadol.

Oedd y dudalen yn ddefnyddiol?